This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Minutes of dialogue mechanism EU-China environment and climate change'.



 
Ref. Ares(2020)2879241 - 04/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
Directorate B - Common Implementation Centre 
  B.1 - Common Legal Support Service 
Head of Unit 
 
 
B1/RS/JCV 
rtd.b.1.002(2020)3293075 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt  

Mr Freek Terberg 
Adenauerlaan 79 
3527RB Utrecht 
The Netherlands  
Advance copy by e-mail: 
ask+request-7744-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject:  Your  application  for  public  access  to  documents  –  GestDem  Ref  No 
2020/1733 
Dear Mr Terberg, 
We  refer  to  your  email  dated  09/03/2020,  addressed  to  the  European  External  Action 
Service, in which you submitted an application for public access to documents within the 
framework of Regulation (EC) 1049/20011. As you were informed, part of your request, 
and  more  specifically  the  point  referring  to  the  EU-China  Science  and  technology 
Agreement,  has  been  assigned  to  the  Directorate-General  for  Research  and  Innovation. 
Following  the  confirmation  of  your  address,  your  request  was  registered  by  our 
Directorate on 26/03/2020, under reference GestDem 2020/1733. 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
You requested access to the following documents:  
“[…]final  reports  (of  meetings),  minutes,  joint  statements,  press  releases  and 
Memoranda of  Understanding  produced by or concerning these dialogues. The missing 
policy dialogues: 

[…] 
4. EU-China Science and technology Agreement (from establishment - until now) 
[…]. 
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  

We have identified  six  documents  matching the  criteria of  your request (hereinafter the 
requested documents), and more specifically: 
1.  The minutes of the 9th Steering Committee meeting of the EU-China Science and 
Technology agreement, held on 22/03/2011. 
2.  The  minutes  of  the  10th  Steering  Committee  meeting  of  the  EU-China  Science 
and Technology agreement, held on 16/11/2012. 
3.  The Joint Summary Conclusions of the 11th EU-China Joint Steering Committee 
on Science and Technology Cooperation, held on 12/06/2014. 
4.  The  joint  conclusions  of  the  12th  China-EU  Joint  Steering  Committee  on  S&  T 
Cooperation, held on 30/10/2015. 
5.  The  conclusions  of  the13th  EU-China  Joint  Steering  Committee  on  Science  and 
Technology Cooperation Joint Summary, held on 29/03/2017. 
6.  The  minutes  of  the  14th  Meeting  of  the  EU-China  Joint  Steering  Committee  on 
S&T Cooperation, held on 13/12/2018. 
2.  EXAMINATION UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
We  are  pleased  to  inform  you  that  partial  access  can  be  granted  to  the  requested 
documents.  Please  note  that  personal  data  has  been  expunged,  where  necessary,  in 
accordance  with  the  exception  provided  under  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, as explained below: 
Protection of privacy and the integrity of the individual 
According to Article 4(1)(b) of Regulation (EC)  No 1049/2001, access must be refused 
where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  "privacy  and  the  integrity  of  the 
individual
",  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data2. 
The  requested  documents  contain  information  which  constitutes  personal  data  in  the 
meaning  of  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725.  Such  data  are  the  names  or 
information  leading  to  the  identification  of  third  parties  and  of  the  Commission’s 
officials  not  having  the  function  of  senior  management  staff,  as  well  as  handwritten 
signatures. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if  “[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests”

                                                 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39). 



The European Commission has to examine the further conditions for a lawful processing 
of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has 
established that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public  interest.  In  your  request,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to  establish  the 
necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Therefore, personal data has been withheld from the requested documents. 
3.  DISCLAIMER AND RE-USE OF THE DOCUMENTS 
You  may  reuse  the  disclosed  documents  free  of  charge,  for  non-commercial  and 
commercial purposes, provided that the source is acknowledged, that  you do not distort 
the original meaning or message of the documents. Please note that the Commission does 
not assume liability stemming from the reuse.  
4.  MEANS OF REDRESS 
Should  you  wish  this  position  to  be  reconsidered,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to present in writing, within fifteen working 
days  from  receipt  of  this  letter,  a  confirmatory  application  to  the  Commission's 
Secretary-General at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Unit SG C.1 – Transparency, document management & access to documents 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 

or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Reinhard Schulte 
 
 
 
 
 
 
Enclosure: the requested documents, expunged from personal data. 

Electronically signed on 02/06/2020 19:27 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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