This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings between Cabinet of Adina-Ioana Vălean and Industry'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
 
  The Director-General 
 
Ref. Ares(2020) 2375356 - 05/05/2020 
 
Brussels, 
MOVE/A4/AMG/ (2020) 
Danny Magill 
40 Bermondsey Street, 
London. 
United Kingdom 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 
 
Advance copy by email : request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/1588 
 
We  refer  to  your  demand  dated  16/03/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 18/03/2020 under the above mentioned reference number. 
In  particular,  you  request  access  to  “All  documentation,  including  but  not  limited  to 
attendance  lists,  agendas,  background  papers,  minutes/notes  and  email  correspondence 
about or summarising, the following meetings: 
 

1.  Between  European  Community  Shipowner's  Associations(ECSA)  and  member  of 
Commissioner Adina-Ioana Vălean's cabinet Roxana Lesovici on 22/01/2020 
 
2.  Between  Danish  Shipping  and  member  of  Commissioner  Adina-Ioana  Vălean's 
cabinet Roxana Lesovici on 22/01/2020 
 
3. Between World Shipping Council(WSC) and member of Commissioner Adina-Ioana 
Vălean's cabinet Roxana Lesovici on 18/02/2020
”. 
 
In  our  holding  reply,  dated  07/04/2020,  we  asked  an  extension  of  time  to  reply  to  your 
request since requested and accordingly defined documents are held by different services of 
Commission services, that must be have been consulted.  
 
We have identified one document corresponding to your request enclosed to this letter.  
Having  examined  the  document  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 

 

 
documents1 (hereinafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’), we have come to the conclusion 
that  it  may  be  partially  disclosed.  Some  parts  of  the  document  have  been  blanked  out  as 
their disclosure is prevented by exception to the right of access laid down in Article 4 of this 
Regulation. 
First, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document 
has  to  be  refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation 
regarding the protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation  (EU) 2018/1725  on the protection of 
natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data2  (hereinafter 
‘Regulation 2018/1725’). 
In particular, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is linked to a particular person is to be considered as personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5.  
Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  2018/1725  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public  interest.  Therefore,  the  European  Commission  does  not  have  to  examine  whether 
there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure  of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OC L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case  C-434/16, Peter 
Nowak v Data Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment  specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
document, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Second,  pursuant  to  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interest of a natural or legal person, including intellectual property unless there 
is an overriding public interest in disclosure. 
This is the case of the redacted parts of the enclosed document. The redacted parts of the 
document  contain  commercially  sensitive  information  relating,  in  particular,  to  the 
business  strategies  of  the  undertakings  concerned,  to  their  commercial  relations  and 
revealing their expertise.   
 
In particular, the redacted parts of the enclosed document include information as regards 
the strategy related to the use certain types of fuels in the future. 
 
The exceptions laid down in Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 applies unless 
there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  document.  We  have  examined 
whether there could be an overriding public interest in disclosure, but we have not been able 
to identify such an interest. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Henrik HOLOLEI 
Director-General 
[e-signed