Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meeting between Dermot Ryan and Freshfields Bruckhaus Deringer LLP on 19th February 2020'.



 
Ref. Ares(2020)2377241 - 05/05/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate A - Resources, Information and Policy Coordination 
  Transparency and Evaluation 
 
 
Brussels, 
TRADE.A.5/DL   
 
 
Ms. Lora Verheecke 
9 rue du Bronze 
1070 Anderlecht 
 
Advance copy by email: 
 
 
 
 
 
           xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref. GestDem N° 2020/1720
 
 
Dear Ms Verheecke, 
We refer to your e-mail dated 24 March 2020 in which you make a request for access to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (“Regulation 
1049/2001”), registered on 26 March 2020 under reference number GestDem 2020/1720.  
1. SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application you request access to: 
“all communication, including emails, and documents (agenda, minutes, list of 
participants, etc) related to the meeting between Dermot Ryan and Freshfields 
Bruckhaus Deringer LLP on 19th February 2020”. 
 
Based  on  the  scope  of  your  request  as  outlined  above,  we  have  identified  one  meeting 
report.
  
 
 
 
                                                 
1    Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43.   
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 07/190 - Tel. direct line +32 229-81670 
 
xxxxxx.xxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
2. ASSESSMENT AND CONCLUSION UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy 
itself that the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it 
are covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of 
the  document  in  question  pose  a  “reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical” 
risk  of  undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it 
takes  the  view  that  disclosure  would  undermine  the  protection  of  any  of  the  interests 
defined under Articles 4.2 and 4.3 of Regulation 1049/2001, the institution is required "to 
ascertain whether there is any overriding public interest justifying disclosure".3  

In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public 
the widest possible right of access to documents,4 "the exceptions to that right [...] must 
be interpreted and applied strictly".5  

I  am  glad  to  inform  you  that  access  can  be  granted  to  its  content.  However  some 
personal  data  have  been  withheld  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
1049/2001.  
The legal reasoning underlying the protection of these personal data is provided below.  
2.1. Protection of privacy and integrity of the individual  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC6 (‘Regulation 2018/1725’). 
This  meeting  report  contains  personal  information,  such  as  names,  e-mail  addresses, 
telephone  numbers  that  allow  the  identification  of  natural  persons,  as  well  as  other 
personal information like signatures. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  "means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
".  The  Court  of 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4   See Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.7  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.8 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)9, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation is fully applicable10 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    "[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests"
.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
                                                 
7   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  December  2017  in  Case  C-434/16,  Peter  Novak  v  Data 
Protection Commissioner, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, ECLI:EU:T:2018:560.    
8   Judgment of the  General Court of 19 September 2018 in case  T-39/17, Port de  Brest v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
9   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
10   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would  not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned. 
This  meeting  report  contains  names  and  other  personal  information  that  allows  the 
identification of natural persons which have been redacted.  
*** 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents unit SG-C-1 
BERL 7/076 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
(e-signed) 
Damien LEVIE 
Head of Unit 
 
     Annex: 
- Disclosed meeting report  
 

Electronically signed on 05/05/2020 12:29 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563