This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'CSDP access to documents'.

 
 

[Insert Mission Logo] 
 
 
 
 
[CSDP Mission Name] 
 
 
 
 
Standard Operating Procedure (SOP) 
on public access to documents  


 
 
1.  Purpose
 
 
1.1.  CSDP  Missions  must  guarantee  the  right  of  public  access  to  documents  as  one  of  the 
fundamental rights and freedoms enshrined in Article 42 of the Charter of Fundamental Rights 
of the European Union (hereinafter referred to as the Charter).   
 
1.2. Provisions on public access to documents applicable to the CSDP missions should reflect, by 
analogy,  the  principles  which  stem  from  the  legal  framework  on  public  access  to  documents 
applicable to the European Union institutions, namely in Regulation (EC) No 1049/2001 of the 
European  Parliament  and  of the  Council  of  30 May  2001  regarding  public  access to European 
Parliament, Council and Commission documents (hereinafter, Regulation 1049/2001)1 and the 
Decision  of  the  High  Representative of the  Union for  Foreign  Affairs  and  Security  Policy of  19 
July 2011 on the rules regarding access to documents (2011/C 243/08)2.  
 
1.3.  The  purpose  of  this  policy  is  to  define  the  principles,  conditions  and  limits  for  the  public 
access to documents in the <name of the Missions> (hereinafter â€˜the Mission'). 
 
2. Scope 
 
2.1.  Any  citizen  of  the  Union,  or  any  natural  or  legal  person  residing  or  having  its  registered 
office in a Member State, has a right of access to the Mission's documents, consistent with the 
principles, conditions and limits laid down in Regulation 1049/2001 and, in accordance with the 
specific provisions laid down in this policy. This right of access concerns documents held by the 
Mission, namely, documents drawn up or received by it and in its possession. 
 
2.2. In order to ensure a right of access commensurate to that under the Decision of the High 
Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy of 19 July 2011 on the rules 
regarding access to documents (2011/C 243/08), any natural or legal person not residing, or not 
having  their  registered  office,  in  one  of  the  Member  States  enjoys  the  right  of  access  to  the 
Mission  documents,  referred  to  in  paragraph  2.1,  in  accordance  with  the  same  principles, 
conditions and limits. 
3. Making an application 
 
3.1. An application for access to a Mission document must be sent by post or by e-mail to the 
Mission as follow: 
Postal address: <Mission address> 
E-mail: <Mission e-mail> 
 
3.2.  As  soon  as  the  application  is  registered,  an acknowledgement  of  receipt  must be  sent  to 
                                                 
1 OJ L 145, 31.5.2001, p. 43 
2 OJ C 243, 20.8.2011, p. 16   

 

 
the applicant 
 
3.3.  Upon  registration  the  application  will  be  processed  by  the  Mission  and  sent  to  the  Legal 
Adviser of the Civilian Planning and Conduct Capability (hereinafter, "CPCC") for information.  
 
 
4. Time limits
 
 
4.1.  The  Mission  must  answer  initial  and  confirmatory  applications  within  15  working  days  of 
the date of registration of the application. 
 
4.2.  If  an  application  is  imprecise  or  unclear,  the  Mission  will  invite  the  applicant  to  provide 
additional information to make it possible to identify the documents requested. In this case the 
deadline  for  reply  will  run  only  from  the  time  when  the  Mission  has  received  this  additional 
information. 
 
4.3. In the following exceptional cases the deadlines may be extended by 15 working days: 
 
a) in the case of complex or bulky applications; 
b) if consultation of a third party is required. 
 
4.4. The applicant and the CPCC must be informed of any such extension and of the reasons for 
it. 
 
5. Negative response 
 
5.1.  If  the  answer  to  an  application  is  even  partly  negative,  it  must  state  the  reasons  for  the 
refusal  based  on  one  of  the  exceptions  set  out  in  Regulation  1049/2001,  and  inform  the 
applicant of his right to submit a confirmatory application (in the case of an answer to an initial 
application). 
 
5.2. If a document has been transmitted to a third party and is no longer held, the Mission must 
inform the applicant of the transmission, thereby allowing the latter to redirect their enquiry. 
6. Handling of replies 
 
6.1. Answers to initial applications is handled by the Mission Member holding the most relevant 
position  to  reply  to  the  request,  on  the  advice  of  the  Legal  Adviser  of  the  Mission.  After 
consulting the CPCC, the reply should be signed by the Deputy Head of Mission. 
 
6.2.  Answers  to  confirmatory  applications  are  decided  upon  by  the  Head  of  Mission,  after 
consultation with the Legal Adviser of the Mission and the CPCC. 
 

 

 
7. Third party documents held by the Mission  
 
7.1.  Where  the  Mission  receives  an  application  for  a  document  which  it  holds,  but  which 
originates  from  a  third  party,  the  third  party  must  be  consulted  unless  it  is  clear  that  the 
document should or should not be disclosed, in light of the exceptions set out in the Regulation 
1049/2001. 
 
7.2. The application will be granted without consultation of the third party if the document has 
already been made public by its originator. 
8. Classified documents 
 
8.1. Where an application for access to a document concerns  EU classified information (EUCI) 
within  the  meaning  of  Council  Decision  of  23  September  2013  on  the  security  rules  for 
protecting  EU  classified  information  (2013/488/EU)3,  it  must  be  handled  only  by  officials 
entitled to acquaint themselves with the document. 
 
8.2. Reasons must be given on the basis of the exceptions listed in Article 4 of the Regulation 
1049/2001 for any decision refusing access to all or part of a classified document. If access to 
the  requested  document  cannot  be  refused  on  the  basis  of  those  exceptions,  the  official 
handling  the  application  will  ensure  that  the  document  is  declassified  before  it  is  sent  to  the 
applicant. 
9. Modalities of access 
 
9.1. Documents to which access has been granted will be sent to the applicant by mail or e mail. 
If the documents requested are voluminous or difficult to handle, the applicant may be invited 
to consult them on the spot. 
 
9.2.  If  the  document  has  been  already  released  to  the  public,  an  answer  may  consist  in 
informing the applicant how to obtain the requested document (i.e. providing the web address 
where it may be found). 
10.  Effect 
  
This SOP will take effect on the day following its signature. It will be published on the website of 
the Mission or be made available to Mission members via other appropriate means.  
                                                 
3 OJ L 274, 15.10.2013, p. 1