This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'All Commission replies to confirmatory applications in Jan-Feb 2019'.



 
Ref. Ares(2020)2295539 - 29/04/2020
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate C - Transparency, Efficiency & Resources 
  SG.C.1-Transparency, Document Management & Access to Documents 
Brussels 
SG.C.1/CS/rc - 
 
 
 
 
 
 
 
 
 By registered mail with AR 
Mr Maarten Hillebrandt 
University of Helsinki Faculty of Law 
Eric Castrén Institute 
Yliopistonkatu 3  
00101 Helsinki  
Finland 
Copy by email:  
 ask+request-7901-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/2451 
Dear Mr Hillebrandt, 
 
We refer to your e-mail sent to the European Commission on 26 April 2020 in which you 
make  a  request  for  access  to  documents,  registered  on  28  April  2020  under  the  above-
mentioned reference number. 
In  your  application,  you  request  access  to  all  decisions  on  confirmatory  applications 
adopted by the Commission in January and February 2019. You further specify that you 
exclude from the scope of your request (i) any personal data contained in the requested 
decisions; and (ii) ‘any related documents’. By the latter, we understand your request to 
exclude  explicitly  the  annexes  to  decisions  on  confirmatory  applications,  namely  the 
documents forming part of these decisions and to which full or partial access is granted. 
The Secretariat-General of the European Commission has identified 51 documents as falling 
within the scope of your request GESTDEM 2020/2451. 
Your  application  concerns  a  very  large  number  of  documents,  which  need  to  be  assessed 
individually. Such a detailed analysis cannot be completed within the normal time limits set 
out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Indeed, according to our first, preliminary estimates of the workload for the treatment of 
your  request,  and  taking  into  account  the  performance  of  other  tasks  by  the  staff 
concerned,  the  handling  of  10  documents  would  take  approximately  30  working  days1, 
covering the following steps:  
  identification of the documents falling under your request; 
  retrieval and establishment of a complete list of the documents identified; 
  scanning of the documents; 
  assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 4 
of Regulation (EC) No 1049/2001; 
  preparation of the reply; 
  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply; 
  internal review and approval of the draft decision; and 
  preparation of the reply and the documents for dispatch. 
 
Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides for a possibility to confer with an 
applicant informally with a view to finding a fair solution when an application relates to a 
very long document or concerns a very large number of documents.  
In  accordance  with  the  case  law  of  the  EU  Courts,  such  a  solution  can  only  concern  the 
content or the number of documents requested, not the deadline for replying2. This means 
that  the  scope  of  the  request  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its  processing 
within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  whether  you  could 
narrow down the scope of your application, so as to reduce it to a more manageable number 
of documents. 
We take into account the fact that you already exclude from the scope of your request any 
personal  data  contained  in,  as  well  as  the  annexes  to,  the  requested  documents,  and  your 
stated purpose of academic research. We also take into account the identical circumstances 
underpinning our earlier proposal for a fair solution concerning the handling of your similar 
initial  requests  registered  under  reference  numbers  GESTDEM  2019/7132,  2019/7134, 
2019/7136, 2019/7137 and 2019/71383. 
 
 
                                                 
1 Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned 
are likely to have to deal with during the same period.   
2  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13, 
EU:C;2014:2250, paragraphs 26-28. 
3 Reference Ares(2020)54028-07/01/2020.  



 
Based on the above, with a view to reaching a fair solution, in the meaning of Article 6(3) of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  concerning  the  handling  of  your  initial  application 
registered under the reference number GESTDEM 2020/2451, and to respect the time-limits 
set by Regulation  (EC) No  1049/2001,  we propose to deal with  (an increased  number of) 
overall  30  documents  falling  within  the  scope  of  your  request,  i.e.,  30  decisions  on 
confirmatory applications adopted in January and/or February 2019. 
 
Alternatively,  we  could  propose  to  deal  with  all  documents  falling  within  the  scope  of 
your  request  as  limited  to  one  specific  month  covered  by  the  timeframe  of  your 
request, i.e., all decisions on confirmatory applications adopted in January 2019 or in 
February 2019. 

In  order  to  enable  us  to  respect  the  time  limits  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  we 
would ask  you  for  a swift  reply to  our invitation  to  propose a fair solution, within five 
working days at the latest

  by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
  by email at: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
In  the  absence  of  a  reply  within  five  working  days,  we  we  will  unilaterally  restrict  the 
scope of your application to those parts that can be dealt with within the extended deadline 
of 30 working days, counting from the registration of your application. 
Thank you in advance for your understanding. 
Yours sincerely,  
Maria OLIVAN AVILES 
Head of Unit 

Electronically signed on 29/04/2020 15:49 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563