This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'All Commission replies to confirmatory applications in Jan-Feb 2019'.



Document 26
Ref. Ares(2020)3092549 - 15/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 1.2.2019 
C(2019) 887 final 
OUT OF SCOPE
Czech Republic 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GestDem 2018/4886 

Dear 

I refer to your e-mail of 4 November 2018, registered on 6 November 2018, in which you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2.
I apologise for the delay in the handling of your application. 
1.
SCOPE OF YOUR REQUEST
In your initial application of 19 September 2018, registered under the reference number 
GestDem 2018/4886  and dealt with  by the  Directorate-General  for  Regional and Urban 
Policy,  you  requested  access  to  ‘the  record,  including  detailed  minutes,  of  the  meeting 
between  Commissioner  Crețu  with  the  Czech  Prime  Minister  Andrej  Babiš  which  took 
place  on  Thursday  6  September  2018  in  Prague,  including  the  list  of  all  participating 
persons at that meeting’.  
The  Directorate-General  for  Regional  and  Urban  Policy  identified  the  following 
document as falling partially within the scope of your request: ‘Commissioner Crețu visit 
to  the  Czech  Republic,  6  September  2018’,  registered  under  the  reference  number 
Ares(2018)5061992. 
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

In  its  initial  reply,  the  Directorate-General  for  Regional  and  Urban  Policy  fully  refused 
access to this document on the grounds of the protection of the decision-making process 
(Article  4(3),  first  subparagraph,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001).  As  regards  your 
request for ‘the list of all participating persons at [the meeting]’, it informed you that the 
European  Commission  does  not  hold  any  document  that  would  correspond  with  such  a 
description.  
In  your  confirmatory  application,  you  requested  a  review  of  the  refusal  to  disclose  the 
document identified under your application and you put forward a series of arguments in 
support of your request. These have been taken into account in the assessment, the results 
of which are detailed below.  
On the basis of the information provided in  your confirmatory application,  I understand 
that  you  do  not  contest  the  position  of  the  Directorate-General  for  Regional  and  Urban 
Policy  concerning the  above-mentioned list. Consequently,  the scope of this  decision is 
limited to the document with the reference number Ares(2018)5061992.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the relevant Directorate-General at the initial stage. 
Following  this  review,  I  can  inform  you  that  partial  access  is  granted  to  the  above-
mentioned document. Please find it enclosed.  
The  undisclosed  parts  of  the  document  warrant  protection  under  the  exceptions  to  the 
right of public access provided for in Article 4(3), first subparagraph, of Regulation (EC) 
No 1049/2001 and Article 4(1)(b) of the same Regulation,  concerning  the protection  of 
the  decision-making  process  and  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  respectively.  You  may  find  detailed  explanations  in  sections  2.1  and  2.2 
below. 
Please  also  note  that  certain  parts  of  the  document  fall  outside  the  scope  of  your 
application, as they do not concern the meeting between Commissioner Crețu and Prime 
Minister Babiš. These parts have been redacted accordingly.  
2.1.  Protection of the decision-making process 
Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that: 
‘[a]ccess  to  a  document,  drawn  up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. 
 


Access  to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure’. 
In  your  confirmatory  application,  you  underline  that  the  refusal  of  the  document 
identified  in  your  request  ‘is  in  breach  of  [Regulation  (EC)  No  1049/2001]  and  the 
general principles of EU law’ and you put forward a number of arguments in support of 
your position. These arguments can be summarised as follows:     
First,  I  understand,  on  the  basis  of  the  information  provided  in  your  request,  that  you 
contest the applicability of the exception laid down in Article 4(3), first subparagraph, of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  to  the  document  requested.3  You  argue  that  the  refusal 
was not justified as the decision-making process of the European Commission was closed 
on  2  May  2018,  when  it  adopted  its  proposal  for  the  post-2020  Multiannual  Financial 
Framework. In your view, the document in question could not be withheld on the basis of 
Article  4(3),  second  subparagraph,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  as  the 
deliberations did not take place ‘within the institution’.4 
In  your  confirmatory  application,  you  also  argue  that  the  initial  reply  is  justified  ‘in  a 
general  and  abstract  way  without  specifying  how  the  disclosure  of  [the  document 
requested]  would  concretely  and  effectively  undermine  the  [negotiation  process  on  the 
future  Multiannual  Financial  Framework]’.  Moreover,  in  your  opinion,  the  initial  reply 
does  not  contain  ‘any  tangible  element  which  would  allow  the  conclusion  to  be  drawn 
that that risk that the decision-making process would be undermined was, on the date on 
which that decision was adopted, reasonably foreseeable and not purely hypothetical’.5  
Second, you argue that the European Commission is in breach of the general principles of 
European Union law, notably the ‘the principle of openness and transparency’. I address 
this issue together with your related arguments in section 3 below.  
The document identified as matching partially the criteria of your application is an e-mail 
sent  by  a  member  of  the  Cabinet  of  Commissioner  Crețu  to  staff  members  of  the 
European  Commission.  The  relevant  parts  of  this  e-mail  contain  information  on  the 
meeting  between  Commissioner  Crețu  and  Prime  Minister  Babiš  held  on  6  September 
2018,  which  focused  on  the  ongoing  negotiations  on  the  future  Multiannual  Financial 
Framework. 
At  the  outset,  I  would  like  to  provide  some  explanations  on  the  above-mentioned 
negotiations.  
                                                 
3   Pages 2 and 3 of the confirmatory application.  
4   Ibid, p. 3 and 4.  
5   Ibid, p. 1 and 2.  


In  line  with  Article  312  of  the  Treaty  on  the  Functioning  of  the  European  Union,  the 
Multiannual  Financial  Framework  is  adopted  through  a  special  legislative  procedure, 
with  the  Council  of  the  European  Union  acting  unanimously  on  a  proposal  of  the 
European  Commission,  after  obtaining  the  consent  of  the  European  Parliament  by  a 
majority of its component members.  
The  European  Commission’s  legislative  package  for  a  post-2020  Multiannual  Financial 
Framework includes: i) a proposal for a Council Regulation laying down the Multiannual 
Financial  Framework  for  the  years  2021  to  20276,  and  ii)  a  proposal  for  an 
Interinstitutional  Agreement  between  the  European  Parliament,  the  Council  and  the 
Commission  on  budgetary  discipline,  cooperation  in  budgetary  matters  and  on  sound 
financial management7.  
While  the  European  Commission  published  the  above-mentioned  package  of  proposals 
on  2  May  2018,  the  file  is  currently  subject  to  discussions  within  the  European 
Parliament and the Council of the European Union. Moreover, the European Council had 
a first  substantial  exchange of views on  this matter  in  December 2018. Please note that 
the  European  Commission  is  a  relevant  actor  during  the  negotiation  process  and 
participates in the ongoing discussions on the future Multiannual Financial Framework.  
I would like to refer to Article 312, paragraph 5, of the Treaty on the Functioning of the 
European Union, which provides that ‘[t]hroughout the procedure leading to the adoption 
of  the  financial  framework,  the  European  Parliament,  the  Council  and  the  European 
Commission shall take any measure necessary to facilitate its adoption’. 
Consequently, the decision-making process concerned cannot be considered as finalised, 
as  the  discussions  on  the  proposed  future  Multiannual  Financial  Framework  are  fully 
ongoing and a final decision has not yet been taken. Given that the subject matter of the 
meeting  between  Commissioner  Crețu  and  Prime  Minister  Babiš  concerns  these 
negotiations,  I  consider  that  Article  4(3),  first  subparagraph,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 applies to the document identified in your request.  
Having regard to the ongoing nature of the decision-making process in question, I am of 
the  view  that  public  access  to  the  relevant  undisclosed  parts  of  the  document  would 
seriously  undermine  the  decision-making  process  of  the  European  Commission  and  the 
related interinstitutional negotiations for the reasons set out below.  
As  explained  previously,  the  document  that  you  seek  to  obtain  is  a  note  prepared  by  a 
staff  member  of  the  European  Commission  following  the  meeting  between 
Commissioner Crețu and Prime Minister Babiš that took place on 6 September 2018. The 
document  in  question  was  drawn  up  for  internal  use  only  and  includes  sensitive 
information relating to the ongoing negotiations on the post-2020 Multiannual Financial 
Framework. 
                                                 
6   COM(2018)322 final. 
7   COM(2018)323. 


The  public  release  of  the  undisclosed  parts  of  this  document  would  reveal  preliminary 
reflections that the European Commission collects in order to identify room for flexibility 
and to prepare its strategy in the negotiation and different policy options in relation to the 
future Multiannual Financial Framework.  
It  is  worth  noting  that  the  undisclosed  parts  of  the  document  requested  refer  to 
preliminary  views  expressed  by  a  Prime  Minister  and  a  Member  of  the  European 
Commission in a direct conversation on specific issues that the Member State concerned 
and  the  European  Commission  have  to  negotiate  at  the  level  of  the  Council.  Their 
disclosure at this stage of the decision-making process is likely to prevent the European 
Commission  from  receiving such sensitive information  in  confidence.  It  would also  put 
in  the  public  domain  information  directly  relevant  for  defining  the  European 
Commission’s strategy, which would seriously undermine its position towards the other 
EU institutions in the context of the decision-making process on the adoption of the post-
2020 Multiannual Financial Framework by negatively affecting the ongoing discussions.  
As  mentioned  above,  the  Multiannual  Financial  Framework  is  a  sensitive  matter  that 
requires unanimity in the Council and a majority in the European Parliament for it to be 
adopted.  The  disclosure  of  the  withheld  parts  of  the  document  could  affect  the 
institutions’  ability  to  find  a  compromise  in  the  ongoing  negotiations  and  to  reach  the 
required institutional consensus. It could also potentially result in the content of this note 
being  misunderstood  or  misused,  thereby  impairing  the  ongoing  decision-making 
procedure.  
Consequently, there is a reasonably foreseeable and not purely hypothetical risk that the 
public  disclosure  of  the  preliminary  positions  discussed  at  the  meeting  would  bring 
serious harm to the relevant decision-making process.   
In  light  of  the  above,  I  consider  that  the  relevant  undisclosed  parts  of  the  document 
identified in your request need to be protected under the exception laid down in Article 
4(3), first subparagraph, of Regulation (EC) No 1049/2001 and that access thereto must 
be refused on that basis. 
2.2.  Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC8. 
                                                 
8   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


The document that you seek to obtain contains personal data, in particular the name and 
surname of a member of the European  Commission  staff  who does not  hold any senior 
management  position.  Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides 
that personal data ‘means any information relating to an identified or identifiable natural 
person […]’. The Court of Justice has specified that any information, which by reason of 
its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as 
personal data.9 
In  its  judgment  in  case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)10,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data 
Protection Regulation becomes fully applicable.11 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) No 2018/1725, ‘personal  data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) No 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725,  the  European 
Commission has to examine the further conditions for the lawful processing of personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subject concerned would be prejudiced by  the disclosure 
                                                 
9   Judgment of 20 December 2017, Peter Novak v Data Protection Commissioner, C-434/16, request for 
a preliminary ruling, EU:T:2018:560, paragraphs 33-35.    
10   Judgment of 29 June 2010, Commission v the Bavarian Lager Co. Ltd, C-28/08 P, EU:C:2010:378. 
11   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation (EU) No 2018/1725.  


of  the  personal  data  reflected  in  the  document  requested,  as  there  is  a  real  and  non-
hypothetical risk that such public disclosure would harm the privacy of the individual and 
subject the individual to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  must  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the  personal data included in the document that 
you seek to obtain, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest 
has not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of 
the individual concerned would not be prejudiced by the disclosure of the personal data. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  I  have  considered 
whether partial access could be granted to the document identified in your request. 
As  stated  above,  partial  access  is  herewith  granted  to  the  document  that  you  seek  to 
obtain.  
With regard to the remaining parts of the document, please note that further partial access 
to these parts cannot be granted as this would harm the decision-making process referred 
to  in  point  2.1  of  this  decision.  Consequently,  I  consider  that  no  meaningful  further 
partial access is possible without undermining the interests protected under Article 4(3), 
first subparagraph, of Regulation (EC) No 1049/2001.  
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In your confirmatory application, you argue, in essence, that the European Commission is 
in  breach  of  the  general  principles  of  openness  and  transparency.  You  refer  to  several 
Court rulings, including the ClientEarth case, in which the Court held that ‘transparency 
ensures the credibility of that institution’s action in the minds of citizens and concerned 
organisations  and  thus  specifically  contributes  to  ensuring  that  that  institution  acts  in  a 
fully independent manner and exclusively in the general interest’12.  
You also  refer to  the  De Capitani case13,  in  which the  General  Court stated that ‘[i]t is 
precisely  openness  in  the  legislative  procedure  that  contributes  to  conferring  greater 
legitimacy on the institutions in the eyes of EU citizens and increasing their confidence 
in them by allowing divergences between various points of view to be openly debated’.  
Please  note  that,  contrary  to  the  above-mentioned  cases,  the  document  that  you  seek  to 
obtain does not form part of the ‘basis for the legislative action’ of the European Union14 
                                                 
12   Judgment  of  4  September  2018,  ClientEarth  v  European  Commission,  C-57/16  P,  EU:C:2018:660, 
paragraph 104.  
13   Judgment of 22 March 2018, Emilio De Capitani v European Parliament, T-540/15, EU:T:2018:167, 
paragraph 78. 
14   See, with that regard, C-57/16 P, ClientEarth v European Commission (cited above), paragraph 91. 


and  cannot  be  considered  as  a  document  drawn  up  as  ‘part  of  the  legislative  process’ 
concerned15.  As  mentioned  above,  the  note  was  drawn  up  for  internal  use  only  and  it 
solely reflects the author’s interpretation of the interventions made during the meeting.  
In  addition,  I  consider  that  a  general  reference  to  the  ‘principle  of  openness  and 
transparency’ is not sufficient to demonstrate an overriding public interest in disclosure 
in  this  case.16  Whilst  I  understand  that  there  is  a  public  interest  in  the  transparency  of 
relations  between  Members  of  the  Commission  and  representatives  of  Member  States, 
this  public  interest  does  not,  in  my  view,  outweigh  the  need  to  protect  the  above-
mentioned decision-making process.  
I would like to refer to the judgment of the Court of Justice in the Strack case17, where 
the Court ruled that, in order to establish the existence of an overriding public interest in 
transparency,  it  is  not  sufficient  merely  to  rely  on  that  principle.  The  applicant  has  to 
show why in the specific situation the principle of transparency is especially pressing and 
capable, therefore, of prevailing over the reasons justifying non-disclosure.18 
In  these  circumstances,  I  consider  that  the  public  interest  is  better  served  by  protecting 
the ongoing decision-making process, in accordance with Article 4(3), first subparagraph, 
of Regulation (EC) No 1049/2001.  
Please also note that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include 
the  possibility  for  the  exceptions  defined  therein  to  be  set  aside  by  the  existence  of  an 
overriding public interest.  
 
 
                                                 
15   See, with that regard, T-540/15, Emilio De Capitani v European Parliament (cited above), paragraph 
75. 
16   See,  to  that  effect,  Judgment  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Commission,  C-612/13  P, 
EU:C:2015:486, paragraphs 91 and 93. 
17   Judgment 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 128. 
18   Ibid, paragraph 129. 



 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
 
 
Enclosure: (1)