This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Authorisation requests - Aura Salla'.




 
Ref. Ares(2020)3286147 - 24/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
HUMAN RESOURCES AND SECURITY 
 
  The Director-General 
Brussels, 24 June 2020 
HR/GI 
Ms Margarita DA SILVA 
CEO 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
By  email:  ask+request-7937-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject:  
Your application for access to documents – Ref /GestDem No 2020/2620 
Dear Ms DA SILVA, 
I refer to your e-mail, dated 6 May 2020 and registered on 8 May 2020 under reference 
number 2020/2620, in which you make a request for access to documents. 
Your  application  concerns  "[…]  documents  related  to  any  article  16,  article  12B  and 
article 40 (staff regulations) applications made by Ms. Aura Salla to take up employment 
in Facebook's EU affairs office”.
 In particular, you request "a note of all Ms. Salla's job 
titles at  the Commission including  dates held; copies of  any application(s) that she has 
made under article 12b, 16 and 40 to undertake the new professional activity; the date of 
issuing  the  authorisation;  any  possible  assessments  of  the  compatibility  of  Ms.  Salla's 
new  role  with  the  12  months  lobbying  ban  as  set  by  the  EU  Staff  Regulation;  and  all 
documents (correspondence, emails, meeting notes etc) related to the authorisation of the 
new role"

I have examined your request under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 of 
the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to 
European Parliament, Council and Commission documents. 
I  understand  that  your  request  refers  to  documents  relating  to  the  new  role  and  new 
professional activity of Ms SALLA after leaving the service. 
In  this  context,  the  documents  identified  in  the  framework  of  your  request  are:  a 
document extracted from the relevant staff database listing the job titles of Ms SALLA, a 
declaration  form  submitted  by  Ms  SALLA  in  the  framework  of  Article  16  of  the  Staff 
Regulations, and the related decision from the Appointing Authority. In addition, e-mail 
exchanges  within  Commission  services  and  between  Commission  services  and  Ms 
SALLA concerning these requests for authorisation and the related Appointing Authority 
decisions were also identified. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: SC11 09/012 - Tel. direct line +32 229-90515 
 
 
xxxxxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
In accordance with Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 1049/2001, it is the Commission's 
obligation to ensure that the privacy and the integrity of the EU staff member concerned, 
including  in  her  professional  capacity,  are  correctly  protected.  The  documents  you 
requested contain personal data relating to the past and present occupational activities of 
Ms SALLA, the disclosure of which would entail a transmission of personal data falling 
under the provisions of Regulation (EU) 2018/17251. 
In the case EC v Bavarian Lager,2 the Court of Justice ruled that when a request is made 
for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  2018/1725  becomes  fully 
applicable.3  Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be 
transferred to recipients if they established the necessity of having the data transferred to 
them  and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned might be prejudiced. 
Although  you  did  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred,  I  consider 
that  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individual  concerned 
would not be prejudiced by disclosure of her personal data. 
Consequently, I consider that the exception provided for in Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001 applies. As for the correspondence between the Commission services 
and Ms SALLA, in addition to the protection of personal data, the second subparagraph 
of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 applies. That exception is related to the 
protection  of  the  Commission's  decision-making  process  even  after  the  decision  of  the 
Appointing Authority has been taken. As no overriding public interest in disclosure could 
have been identified in the present  case, that  exception to  the  right of access  cannot  be 
waived. 
While  I  have  also  considered  the  possibility  of  granting  partial  access  on  the  basis  of 
Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have concluded that this would equally 
undermine the protection of personal data. 
Against this background, in order to address your query to the extent possible, and after 
having consulted Ms SALLA, I can nevertheless provide you with the following general 
information on the process to which your request relates. 
Ms SALLA’s declaration to engage in a remunerated occupational activity after leaving 
the  Commission  (pursuant  to  Article  16  of  the  Staff  Regulations)  was  received  on  31 
March  2020.  She  requested  to  perform  a  remunerated  occupational  activity  for  an 
undefined period,  envisaged starting date of activity  was  as of 1 May 2020, as Head of 
the Office and Director of EU Affairs. The main activities of her role would include team 
management, representing the company and communicating the company’s position. 
Following the general rules concerning the consultation process for this type of request, 
on  13  May  2020,  the  Appointing  Authority  gave  its  approval  to  carry  out  the  activity 
                                                 
1   Regulation (EU) No 2018/1725 of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39). 
2   Judgment  of  29  June  2010,  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 59.  
3   This  judgment  specifically  cited  Regulation  (EC)  No  45/2001,  which  was  repealed  by  Regulation  (EU) 
2018/1725.  In  accordance  with  Article  99  of  that  latter  Regulation,  references  to  Regulation  (EC)  No  45/2001 
should be construed as references to Regulation (EU) 2018/1725.  


 
subject  to  strict  compliance  with  certain  conditions  aimed  at  preventing  any  potential 
conflict  of  interest  with  the  legitimate  interests  of  the  Commission.  In  particular,  these 
conditions can be described as follows: 
  Having  regard  to  the  interest  of  the  service  and  under  the  second  paragraph  of 
Article  16  of  the  Staff  Regulations,  Ms  SALLA  was  requested  not  to  have  any 
professional  contact  with  her  former  service  (Inspire,  Debate,  Engage  and 
Accelerate Action, I.D.E.A.) on behalf of Facebook or its companies for a period 
of 6 months. This included participating in events organised by I.D.E.A 
  Ms  SALLA  was  also  requested  not  to  engage,  in  the  12  months  period  after 
leaving  the  service,  in  professional  contacts  aiming  at  lobbying  or  advocacy, 
towards  staff  of  the  Commission  on  behalf  of  Facebook  or  its  companies  on 
matters related to the work she carried out during the last 3 years of service (i.e. 
February  2017  to  February  2020).  This  prohibition  only  applies  to  matters  in 
which  she  worked  personally  and  substantially,  and  in  which  she  may 
exceptionally  have  exercised  responsibility  for  specific  files,  cases,  decisions  or 
legislative  proposals  working  for  I.D.E.A.  This  prohibition  to  lobby  does  not 
affect  general  exchanges  of  and  on  publicly  available  information,  her  work  on 
interdisciplinary  research,  collaborative  projects  and  organising  thought 
provoking seminars and events; 
  Ms SALLA was also reminded to always make her new employment status clear 
to her interlocutors, in the framework of the requested activity, and that she does 
not represent in any way the views or position of the Commission; 
  Ms SALLA was furthermore reminded of the statutory obligation to refrain from 
any unauthorised disclosure of information received in the line of duty during her 
work at the Commission, unless that information has already been made public or 
is accessible to the public (pursuant to Article 17 of the Staff Regulations), and, in 
this context, to refrain from exploiting insights of a confidential nature in policy, 
strategy or internal processes that she may have acquired in the line of service and 
that have not yet been public or are not commonly available in the public domain; 
  Ms SALLA was finally reminded of the obligation to inform the Commission if 
she intends  to  engage also  in  any new occupational  activity within 2  years after 
leaving the service.  She  was reminded of the fact  that any  activity must comply 
also  with  other  statutory  obligations,  notably  Articles  16  and  19  of  the  Staff 
Regulations  concerning  respectively  the  duty  to  behave  with  integrity  and 
discretion  as  regards  the  acceptance  of  certain  appointments  or  benefits  and  the 
unauthorised  disclosure  of  information  received  in  the  line  of  duty  in  any  legal 
proceedings,  and  with  Articles  19,  20  and  21  of  Commission  Decision  C(2018) 
4048  on  outside  activities  and  assignments  and  on  occupational  activities  after 
leaving the Service. 
Furthermore,  I  can  provide  you  with  some  information  on  the  last  posts  held  by  Ms 
SALLA, with regard to the relevant period assessed as regards any potential conflict of 
interest  in  the  framework  of  Article  16  of  the  Staff  Regulations,  she  worked  as  an 
Administrator  (Policy  Analyst)  between  9  December  2019  and  29  February  2020,  at 
Inspire, Debate, Engage and Accelerate Action (I.D.E.A.), and between 1 February 2017 
and 8 December 2019 at the European Political Strategy Centre (EPSC). 



 
I  would  like  to  remind  you  that  Corporate  Observatory  Europe  remains  subject  to  the 
provisions of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard 
to the processing of personal data and on the free movement of such data, (General Data 
Protection Regulation)4  according to which personal data must, inter alia, be processed 
fairly and lawfully and subject to the unambiguous consent of the data subject concerned. 
Finally, please be informed that a copy of this letter will be sent to the person concerned. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1) 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Gertrud INGESTAD 
                                                 
4   Regulation  (EU)  2016/679  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  27  April  2016  on  the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement 
of  such  data,  and  repealing  Directive  95/46/EC  (General  Data  Protection  Regulation),  OJ  L  119, 
4.5.2016, p. 1. 

Electronically signed on 24/06/2020 10:32 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563