This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Recovery, Stability and socio-economic development in Libya'.

Ref. Ares(2020)4459588 - 27/08/2020
  The Director-General 
Your application for access to documents – Ref. GestDem 2020/4311 
Dear Mr Gil Martinez,  
I  refer  to  your  application  dated  14  July  20201,  registered  on  15  July  2020  under  the 
above-mentioned reference number2, in which you make a request for access as detailed 
‘in relation to the implementation of the project  “Recovery, Stability and socio-
economic  development  in  Libya  (T05-EUTF-NOA-LY-05  )”I  am  requesting 

Guidelines/minutes  of  meetings  on  how  to  carry  out  the  activities  generically 
indicated in the Action Fiche of project in particulae those related to the partner 
AICS;  -  Minutes  of  the  meetings  of  the  Operational  Committee,  as  the  body 
responsible for reviewing  and approving the  actions financed by the EUTF, and 
evaluating reports of the impact  of this project on migrants  and refugees;  - Any 
documents regarding the activities carried out by the Italian NGOs HELPCODE 
and CEFA (which are in charge of implementing this project on behalf of AICS)’. 
I also refer to our email of 6 August 2020, by which we informed you that an extended 
time limit was needed for the purpose of internal consultations regarding your request3.  
Your application concerns the below documents: 
1.  Letter from Italian Agency for Development Cooperation (AICS) to DG NEAR, 2 
April 2020; 
1 Ref. Ares(2020)3741870.  
2 Ref. Ares(2020)3741904. 
3 Ref. Ares(2020)4145624.  
Mr Manuel Gil Martinez 
Churruca 37 
5G 03003 Alicante 
By email only: 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

AUDIT  OF  THE  PROJECT  “Recovery,  Stability  and  Socio-Economic 
Development  in  Libya”,  Delegation  Agreement  T05-EUTF-NOA-LY-05-01 
3.  INCEPTION REPORT, Recovery, Stability and Socio-economic Development in 
Libya, Italian Cooperation Component, October 2018 - June 2019; 
4.  Letter from AICS to DG NEAR, 10 February 2020; 
5.  Letter from AICS to DG NEAR, 26 July 2019; 
6.  AICS management declaration, 24 January 2020; 
7.  Daily Flash Update N.1: 11 April 2019; 
8.  Provisional agenda: Steering Committee Meeting No. 2, 20th of June 2019; 
9.  Briefing on 2nd Steering Committee Meeting No. 2, 20th of June 2019; 
10. Daily Flash Update N.2: 12 April 2019; 
11. Daily Flash Update N.3: 15 April 2019; 
12. Daily Flash Update N.4: 16 April 2019; 
13. Daily Flash Update N.5: 17 April 2019; 
14. Minutes of Steering Committee meeting No. 6, held in Tripoli, 17 June 2019; 
15. “Recovery,  Stability  and  Socio-economic  Development  in  Libya”  (T05-EUTF-
NOA-LY-05) Technical Committee Meeting Summary; 
16. Joint press release 2nd Steering Committee; 
17. Second  Submission  to  the  Steering  Committee,  Endorsed  in  Out-of-Session 
Mode, 02 Mar. 2019. 
Documents 16 is a publicly available document4.  
As  regards  the  remaining  documents,  having  examined  them  under  the  provisions  of 
Regulation  (EC)  No  1049/20015    and  taking  into  account  the  opinion  of  third  parties 
concerned, I have decided that: 
-  Partial  access  can  be  granted  to  documents  1  and  3-6  as  full  disclosure  is 
prevented  by  the  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4(1)(a), 
first  indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  public  security),  Article 
4(1)(a),  third  indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  international 
relations)  and  Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
-  Access must be refused to documents 2, 7-15 and 17 as disclosure is prevented by 
the  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4(1)(a),  first  indent 
(protection of the public interest as regards public security), Article 4(1)(a), third 
indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations)  and 
Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
The justifications are as follows:  
5 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001  regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 

1.  Protection of the public interest as regards public security 
Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security’. 
As regards the interests  protected by  Article 4(1)(a) of Regulation  (EC)  No 1049/2001, 
the General Court has ruled that, ‘it must be accepted that the particularly sensitive and 
fundamental nature of those interests, combined with the fact that access must, under that 
provision,  be  refused  by  the  institution  if  disclosure  of  a  document  to  the  public  would 
undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which  must  thus  be  adopted  by  the 
institution a complexity and delicacy that call for the exercise of particular care. Such a 
decision requires, therefore, a margin of appreciation’6. 
In this context, it is important to mention that when (partial) access is given to documents 
as a result of an application submitted under Regulation (EC) No 1049/2001, this access 
is  automatically  granted  to  the public at large, and not  only to the  applicant  concerned. 
Taking  into  account  the  highly  volatile  and  complex  situation  in  Libya  at  the  moment, 
this fact is of particular importance. The 2019 Tajoura migrant centre airstrike in Libya, 
which killed at least 44 migrants and injured more than 130 others is one example which 
shows that the risks described are not hypothetical. 
Some of the documents identified, or parts thereof, contain concrete information  whose 
disclosure would put at risk not only staff, partners and contractors but also project target 
groups,  consisting  mostly  of  vulnerable  migrants  such  as  unaccompanied  minors, 
returnees  and  internally  displaced  people.  Documents  or  part  of  documents  to  which 
access  is  refused  contain  information  on  the  location  of  activities  implemented  by 
partners  and  contractors  as  well  as  the  whereabouts  of  the  reached  target  groups, 
locations of internally displaced people, host families and ‘safe shelters’. Certain areas of 
Libya  might  be  targeted  if  such  information  is  publicly  disclosed.  Cross-referencing  of 
information in the listed documents with data available via other sources creates the risk 
of them being targeted or attacked in a context of growing instability and violence such 
as the one in Libya. 
Having  regard  to  the  above,  I  conclude  that  there  is  a  reasonably  foreseeable  and  non-
hypothetical risk that disclosure of certain documents, or parts thereof, would undermine 
the protection of the public interest as regards public security. Therefore, I consider that 
the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 is justified, and that access to certain parts of the documents or to some of the 
documents in question must be refused on that basis. 
2.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'. 
As per settled case-law, the institutions ‘must be recognised as enjoying a wide discretion 
for the purpose of determining whether the disclosure of documents relating to the fields 
6  Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  Client  Earth  v  European  Commission,  T-644/16, 
paragraph 23. 

covered  by  [the  exceptions  provided  for  in  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001] 
could undermine the public interest’7. 
Consequently,  ‘the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions’  decisions  refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’8. 
The  full  public  disclosure  of  the  documents  identified  as  falling  under  the  scope  of  the 
request would severely affect the international relations between the EU and the Libyan 
authorities,  given  the  content  of  the  documents  which  provide  insight  into  relevant 
actors’ involvement and decision-making on the ground and could thereby undermine the 
strategic planning for envisaged project activities funded by the EU. This could, in turn, 
further jeopardize the EU and the other partners’ ability to provide support to vulnerable 
migrants in Libya and ultimately impede future access to final beneficiaries. 
Some  of  the  listed  documents  were  drafted  as  part  of  a  bilateral  exchange  between  the 
EU and its partners or for internal purposes. Disclosing such documents, which were not 
designed for external communications purposes, might lead to misunderstandings and/or 
misrepresentations regarding the nature of the EU-funded activities in Libya. This could 
be broadly relayed and negatively impact established international relations with Libyan 
authorities,  third  country  representatives  and  partner  organisations,  which  could 
ultimately lead to a heightened security risk for all the stakeholders involved. 
Against this background, there is a risk that full disclosure of certain documents, or parts 
thereof,  would  undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  international 
relations.  I  consider  this  risk  as  reasonably  foreseeable  and  non-hypothetical,  given  the 
sensitivity of the issue and the relevance of the above-referred information in the current 
context in Libya. 
3.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Complete  disclosure  of  the  documents  is  partly  prevented  by  the  exception  concerning 
the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  In  particular,  these  documents  contain  the  names, 
contact details and signatures of Commission staff members not pertaining to the senior 
management, as well as of staff members of other organisations. 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation9  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do  you 
7 Judgment of 3 July 2014, Council v In ‘t Veld, C-350/12, paragraph 63. 
8 Judgment of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, T-264/04, paragraph 40. 
9 Regulation (EU) 2018/1725 of the European  Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
Partial Access 
We have considered whether partial access could be granted to the documents requested 
and  currently  withheld  but  this  was  deemed  impossible  as  the  sensitive  elements  are 
integral to them. Please note that we cannot provide you with more detailed information 
on these documents without disclosing their substance which is protected by the quoted 
exceptions laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Means of Redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076  
B-1049 Bruxelles  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Christian Danielsson 
Documents 1 and 3-6 

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