This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Technical notes on PMI agreement (2)'.




 
Ref. Ares(2020)3808304 - 20/07/2020
EUROPEAN COMMISSION 
EUROPEAN ANTI-FRAUD OFFICE (OLAF) 
The Director-General 
   
 
Brussels, 
Mr TEFFER 
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3 
3513 BH Utrecht 
The Netherlands 
 
 
By e-mail: 
ask+request-8009-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: Your application for public access to documents – GestDem No 2020/4275 
Dear Mr Teffer, 
We  refer  to  your  e-mail  of  4  June  2020  in  which  you  apply  for  a  public  access  to 
documents, registered on 5 June 2020. The reference number is GestDem No 2020/4275.  
You requested access to the following: 
“All technical notes and all technical assessments, sent by Olaf in 2015 and 2016 to any 
European  Commission  service,  regarding  the  Anti-Contraband  and  Anti-Counterfeit 
Agreement  between  the  EU,  member  states  and  Philip  Morris  International  (PMI)”. 
 
Following your application, we have identified the following documents: 
1.  Note  of  OLAF  to  the  Legal  Service  of  24  February  2015  (reference 
Ares(2015)775339) 
2.  Note  of  OLAF  to  the  Legal  Service  of  9  November  2015  (reference 
Ares(2015)4945290)  
3.  Note of OLAF to the Secretariat-General, Legal Service and Directorate-General for 
Health of 13 November 2015 (reference Ares(2015)5058290)  
4.  Inter-Service Consultation from DG OLAF to Commission Services of 7 April 2015 
(reference ARES(2015)1494778) 
 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  your 
application cannot be granted, as disclosure is prevented by exceptions to the right of access 
laid  down  in  Article  4(1)(b),  Article  4(2)  second  indent  and  Article  4(3)  second 
subparagraph of this Regulation. 
Disclosure of these documents would undermine the following: 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
a)  privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with Community 
legislation regarding the protection of personal data, as provided for in Article 4(1)(b). 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document 
has  to  be  refused  if its  disclosure  would  undermine  the  protection of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding  the  protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is 
Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23 
October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 
1247/2002/EC1  (as well as  Regulation  (EC)  No  45/20012  before  entry  into  force  of 
Regulation 2018/1725). 
 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EU) 
2018/1725  becomes  fully  applicable3.  According  to  Article  9  of  this  Regulation, 
personal  data  shall  only  be  transferred  to  recipients  if  they  establish  the  necessity  of 
having  the  data  transferred  to  them  and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and  that  it  cannot  be 
assumed that such disclosure would not prejudice the legitimate rights of the persons 
concerned. This exception applies to documents 1-4
b)  legal advice, as provided for in Article 4(2) second indent.  
The documents to which you request access relate to the subject of the Anti-Contraband 
and  Anti-Counterfeit  Agreement  between  the  EU,  Member  States  and  Philip  Morris 
International  (PMI)  that  expired  in  July  2016.  In  the  year  prior  to  the  expiry  of  this 
agreement,  OLAF,  as  lead  service  in  the  Commission  with  responsibility  for  the 
implementation  of  the  agreement,  consulted  the  Legal  Service  on  two  occasions.  We 
consider  these documents relate to legal advice. These documents set out preliminary 
positions for the advice of the Legal Service. While the agreement with Philip Morris 
has  already  expired,  there  are  three  remaining  anti-fraud  agreements  in  place  and 
disclosing certain information could compromise the protection of legal advice, i.e. the 
Commission’s  interest  in  seeking  legal  advice  and  receiving  frank,  objective  and 
comprehensive advice. This exception ensures protection of the work done within the 
Commission  in  terms  of  its  correspondence  between  Directorates-General  and  the 
Legal Service.  
Therefore, I conclude that disclosure of  these notes is prevented by exception to the 
right of access laid down in the second indent of Article 4(2) of this Regulation. This 
exception applies to documents 1 and 2.  
c)  the  institution’s  decision-making  process,  as  provided  for  in  Article  4(3),  second 
subparagraph.  
                                                 
1     OJ L 295, 21.11.2018, p. 39 
2  
OJ L8, 12.1.2001, p. 1 
3  
Compare  judgment  of  the  Court  of  Justice  of  the  EU  of  29  June  2010,  28/08  P,  Commission/The 
Bavarian Lager Co. Ltd, ECLI:EU:C:2010:378, point 63. 


 
In  2015,  OLAF  as  lead  service  in  the  Commission  with  responsibility  for  the 
implementation of the PMI agreement, consulted the Legal Service on two occasions, 
consulted  with  the  Secretariat-General,  the  Legal  Service  and  DG  SANTE  on  one 
occasion  and  launched  an  Inter-Service  Consultation  with  relevant  Commission 
Services on a technical assessment of the PMI agreement. 
While the administrative procedure to which those documents relate has since been 
closed, the redacted part of these notes contain  opinions for internal  use,  as part of 
deliberations within Commission. Access to those redacted parts of the internal notes 
would curtail the ability of Commission staff to freely submit uncensored advice and 
views.  The  ability  to  express  views  independently  within  the  Commission  helps  to 
encourage  internal  discussions  with  a  view  to  improving  the  functioning  of  the 
Commission and contributing to the smooth running of the decision-making process. 
Public access to the document requested on the basis of Regulation 1049/2001 would 
seriously  undermine the  decision-making freedom  of the Commission,  in particular 
opinions  of  Commission  officials  prior  to  the  decisions  ultimately  taken  by  the 
Members of the Commission.  
Therefore, I conclude that disclosure of  these notes is prevented by exception to the 
right of access laid down in the second subparagraph of Article 4(3) of this Regulation. 
This exception applies to documents 1-4
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility  of  granting  partial  access  to  the  documents  requested.  However,  for  the 
reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible  without  undermining 
the interests described in points (a) and (b) above.  
After careful examination of documents 1-3, only fragmented parts, the reading of which 
would be meaningless and deprived of any substantive content4, would not be covered by 
any exception. After careful examination of document 4, the document to be redacted and 
the information contained therein which could be made public would be of no substantial 
value  as  it  is  already  of  public  knowledge.  I  am  aware  that  if  a  document  contains 
information  which  is  already  in  the  public  domain,  this  does  not  in  principle  justify  a 
refusal of partial access, but instead requires its partial disclosure5. However, pursuant to 
settled case-law, in exceptional circumstances a derogation from this obligation may be 
permissible where the administrative burden would be disproportionate to the applicant’s 
interest in obtaining that information.6 
I  note  that  the  Commission  Staff  Working  Document7  “Technical  assessment  of  the 
experience made with the Anti-Contraband and Anti-Counterfeit Agreement and General 
Release of 9 July 2004 among Philip Morris International and affiliates, the Union and its 
Member 
States” 
can 
be 
accessed 
at: 
https://ec.europa.eu/anti-
fraud/sites/antifraud/files/technical_assessment_pmi_24022016_en.pdf  
Consequently, these documents cannot be partially disclosed under Regulation (EC) No 
1049/2001. 
                                                 
4  Judgment of the Court of First Instance of 12 July 2001, T-204/99, Mattila v Council of the European 
Union and European Commission, T-204/99, EU:T:2001:190, paragraph 69. 
5  Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  30  January  2008,  Terezakis  v  European  Commission,  T-
380/04, EU:T:2008:19, paragraph 101. 
6   Judgement of the Court of First Instance of12 July 2001, Mattila v Council of the European Union and 
European Commission, T-204/99, EU:T:2001:190, paragraph 69. 
7   SWD(2016) 44 final 


 
 
The exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply 
unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  In  your 
application, you did not indicate any specific overriding public interest in disclosure. I have 
also  not  identified  any  overriding  public  interest  justifying  disclosure  of  the  requested 
documents. 
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/327 
B-1049 Bruxelles 
Alternatively, it may be submitted by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
I also draw your attention to the Privacy Statement available on the Commission website: 
https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=privacy 
Yours sincerely, 
 
Ville Itälä 
Annexes: 1. Ares(2015)775339; 
2. Ares(2015)4945290;  
3. Ares(2015)5058290; 
4. Ares(2015)1494778. 
Privacy notice 
Pursuant to  Articles  15  and 16  of  Regulation  (EU) 2018/1725  on the protection  of  natural persons  with  regard  to the processing  of 
personal data by Union Institutions, bodies, offices and agencies and of the free movement of such data, please be informed that your 
personal data are stored in OLAF’s electronic and paper files concerning this matter for the purposes of ensuring conformity with the 
requirements of Regulation 1049/2001 and Commission Decision 2001/937/EC.  
The categories of your personal data being processed are identification and contact data and any other personal data provided by or to 
you in relation to your request. Officials within OLAF and other Commission services responsible for dealing with requests for access 
to documents, and third parties, within the meaning of Articles 4(4) and 3(b) of Regulation 1049/2001, and Article 5 of Commission 
Decision 2001/937/EC, have access to your personal data. Personal data that appear on the requested document may only be disclosed 
to the applicant following an assessment under Article 9(b) of Regulation (EU) 2018/1725. There is no automated decision process by 
OLAF concerning any data subject. 
 
 



 
The retention period for public access to documents which do not concern OLAF investigations is a maximum of 10 years.  
You have the right to request access to your personal data, rectification or erasure of the data, or restriction of their processing. Any 
request to exercise one of those rights should be directed to the Controller (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx). You 
may contact the Data Protection Officer of OLAF (xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx) with regard to issues related to the processing of 
your personal data under Regulation (EU) 2018/1725.  
You  have  the  right  to  have  recourse  to  the  European  Data  Protection  Supervisor  (xxxx@xxxx.xxxxxx.xx)  if  you  consider  that  your 
rights under Regulation (EU) 2018/1725 have been infringed as a result of the processing of your personal data by OLAF. 
The  complete  privacy  statements  for  this  and  all  other  OLAF  personal  data  processing  operations  are  available  at 
http://ec.europa.eu/anti_fraud. 

Electronically signed on 17/07/2020 15:10 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563