This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Juncker's Decisions on lobbyists'.



Document 3a
Ref. Ares(2015)1582655 - 14/04/2015
Ref. Ares(2020)3259704 - 23/06/2020
09.04.2015 
Implementation of the transparency rules: state of play 
1.
STATISTICS ON MEETINGS RECORDING
1.1.  Publication of information on meetings held between Commissioners and
organisations or self-employed individuals 
2708 meetings in total have been encoded by Commissioners and Cabinets for the period 
between 1 December 2014 and 15 March 2015. 
The  highest  numbers  of  meetings  have  been  held  by  Commissioner  Cañete  and  his 
cabinet  (256);  Vice-President  Katainen  and  his  cabinet  (242);  and  Commissioner 
Malmström and her cabinet (201). 
For the full set of statistics, please see the annex. 
1.2.  Publication  of  information  on  meetings  held  between  Directors-General 
and organisations or self-employed individuals 
319 meetings in total have been encoded by Directors-General for the period between 1 
December 2014 and 15 March 2015. 
The  highest  numbers  of  meetings  have  been  held  by  the  Directors-General  for  Energy 
(45);  Communications  Networks,  Content  and  Technology  (40)  and  Mobility  and 
Transport (31).  
For the full set of statistics, please see the annex. 
2.
PLANNED IMPROVEMENTS TO THE MEETINGS IT TOOL
Responding to user requests and to experience gained since the launch of the internal IT 
tool for the recording of meetings in December 2014, the Secretariat-General is working 
on  several  technical  improvements.  The  main  forthcoming  upgrades  include  the 
following: 
 Modernised design and user-friendly "look and feel";
 Introduction of an Edit button allowing for the retroactive correction of encoded
information;
 Possibility to search and select from the Transparency Register names of entities
met directly, and to see the status of "suspended" registrants.
The new version will be developed and tested during the month of April and is expected 
to be rolled out in May. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 


 
3. 
DEADLINE  FOR  UPDATING  TRANSPARENCY  REGISTER  ENTRIES  AND  IMPACT  ON 
REGISTRANTS 

The  Transparency  Register  currently  contains  over  8,300  registrants.  At  the  time  of  the 
launch of the new version on 27 January 2015, all registrants were given 3 months (i. e. 
until  28  April  2015)  to  update  the  entirety  of  their  data  by  switching  over  to  the  new 
registration form and filling in/validating all required fields. As of mid-March, the total 
number  of  registrants  that  have  updated  their  data  is  around  5230,  i.e.  approx.  65%. 
Registrants that have not updated their data have received two email reminders (the latest 
one was sent on 27 March 2015).  
Registrants  that  do  not  perform  the  update  by  the  deadline  will  automatically  move  to 
"suspended  status"  as  from  29  April  2015,  i.e.  they  will  become  publicly  invisible  but 
will still be able to access and edit their data. If within 14 calendar days they still do not 
update their data, they will be automatically "disbarred", i.e. permanently erased from the 
database. At this point they will have to submit a brand new registration in order to re-
join  the  system.  Registrants  receive  an  automatic  notification  when  they  are 
suspended/disbarred.  
Outside this three-month migration period, all registrants are in any case required to carry 
out an annual update; failure to do so implies the application of the exact same measures 
concerning suspension and disbarment.  
Diagram of the annual update procedure: 
 
Suspension/disbarment can also occur due to a self-withdrawal or a quality check carried 
out  by  the  Joint  Transparency  Register  Secretariat  (JTRS)  revealing  an  irrelevant  or 
otherwise problematic entry, or in the context of the alerts and complaints procedure. 


 
Most probably as of the end of April/beginning of May, the overall number of registrants 
is  expected  to  drop  substantially,  as  a  number  of  them  will  not  have  performed  the 
required update. This can be expected due to a variety of reasons: obsolescence, lack of 
attention/interest, wrong contact details, etc.  
Note  that  a  meeting  with  a  suspended  or  disbarred  entity  cannot  be  encoded  via  the 
meetings IT tool as the registration is from that moment deemed "inactive." This means 
that  Commissioners/Cabinet  members/Directors-General  will  have  to  cancel  their 
meetings if entities that are currently registered do not meet the deadline for updating. In 
the next version of the tool planned for May it will be possible for users of the tool to see 
registrants in "suspended status." 
4. 
AREAS FOR ADDITIONAL GUIDANCE 
On  the  basis  of  experience  gained  and  questions  received,  it  seems  that  additional 
guidance needs to be provided about the following issues: 
  Dealing  with  suspended  registrants:  the  recommended  good  practice  when 
scheduling a meeting with an interest representative is to (1) check whether it the 
latter  is  registered,  and  subsequently,  especially  for  meetings  scheduled  a  long 
time in advance, (2) to confirm again a couple of days before a meeting that the 
entity is still active in the Transparency Register. The reason is that if an entity is 
in  "suspended  status"  (see  possible  reasons  above)  it  will  no  longer  be  publicly 
visible in the Transparency Register and the meeting cannot be recorded via the 
dedicated tool.   
  Coverage  of  the  Decisions:  certain  Commission  services  (e.g.  HR,  OIB,  OIL, 
PMO)  appear  to  have  been  unaware,  until  recently,  that  the  new  transparency 
policies  concern  their  Head  of  Service  as  well.  Consequently,  they  have  only 
lately  set  up  the  respective  Europa  webpages  enabling  the  Heads  of  Service  to 
publish information on meetings.  
  Definition of "international organisation"1: there have been uncertainties as to 
what is  meant by "international organisations" to be excluded from the scope of 
the two Decisions. It should be clarified that by "international organisation" it is 
meant,  an  "international  intergovernmental  organisation,"  i.e.  one  composed  of 
countries  as  members,  such  as  the  UN  and  its  Agencies,  WHO,  Council  of 
Europe,  etc.  For  this  reason,  the  recital  refers  to  "protecting  the  international 
relations of the Union." 
  Extension of obligation to meet only registered entities: it appears that certain 
Directorates-General  (e.g.  AGRI  and  FISMA)  have  decided  to  extend  the  rule 
"not in the Register, no meeting" to all staff. It should be noted that whilst such 
unilateral measures may be taken by Directors-General, the formal rule concerns 
only Commissioners, their staff and heads of departments. 
  Public  scrutiny:  transparency  activists  are  scrutinising  closely  information  on 
meetings published by the Commission. Unwarranted criticisms about omissions 
and inconsistencies should be avoided. It remains the individual responsibility of 
each Cabinet and service to ensure that the required information is provided in a 
timely and accurate manner. 
                                                 
1 Recital (8) of Decisions C(2014) 9048 and C(2014) 9051 of 25.11.2014 



 
ANNEX 
1. Meetings held by Directors-General 
 
Note: Directors-General with 0 meetings not included
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 


 
2. Meetings held by Commissioners and their Cabinet members  
 

 


Document Outline