This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Refused registration to Access to Documents requests'.




 
Ref. Ares(2020)3399186 - 29/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
 
  Better Regulation 
SANTE.A.1/RMR 
 
Mathias SCHINDLER  
Bundestagsbüro Julia Reda, MdEP  
Unter den Linden 50  
11011 Berlin 
Germany 
 
By email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Dear Mr Schindler, 
Subject: Your application for access to documents – GESTDEM 2020/3432  
We  refer  to  your  e-mail  of  5  June  2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 8 June 2020 under the above-mentioned reference number. 
1.  Scope of your request 
You  request  access  to:  ‘a  copy  of  each  Access  to  Documents  [Health  and  Food  Safety 
Directorate General] requests from 2018 and 2019 that was refused registration because 
the requesting person did not provide a postal address’. 
1.  Identification and assessment of the relevant documents 
We have identified eight documents that fall within the scope of your request. 
You  will  find  attached  a  table  listing  the  identified  documents  and  summarising  the 
outcome of the assessment carried out on the basis of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Having  examined  all  the  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  and  considered  the  opinion  of  the  third  party,  we  consider  that  only  partial 
access  can  be  granted  to  the  documents,  as  their  full  disclosure  is  prevented  by  one 
exception to the right of access laid down in Article 4 of the Regulation. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
2.  Reasons for partial disclosure 
Full disclosure of the identified documents is prevented by the exception concerning the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
We  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to 
obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there 
is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
You  may  reuse  public  documents,  which  have  been  produced  by  the  European 
Commission  or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission 
Decision  on  the  reuse  of  Commission  documents.  
You  may  reuse  the  documents 
disclosed free of charge and for non-commercial and commercial purposes provided that 
the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or message 
of the documents. Please note that the Commission  does not  assume liability stemming 
from the reuse.  
Please note that  documents originating from  third parties are disclosed to  you based on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the released 
documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse.  
3.  Means of redress   
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
 
 
 



 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
Carmen GARAU 
Head of Unit 
Enclosures (by email only):  List of identified documents; documents as identified under 
Section 2 of this letter.  

Electronically signed on 29/06/2020 16:52 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563