This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Work with Palantir'.




 
 
Ref. Ares(2020)3841471 - 21/07/2020
Stéphanie Rostren 
Mr Mathias Schindler 
Head of Department – Legal & Procurement/  
 
Chief Legal Adviser 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Executive Directorate 
 
 
Cologne 
 
 
 
 
Subject: Your request on access to documents 
 
 
Dear Mr Schindler, 
 
I refer to your e-mail dated 8th June 2020, in which you submitted an initial application in accordance 
with Regulation (EC) 1049/20011. 
 
You requested the following: 
“[…]any information related to palantir and its products and services, including  
 
a)  meeting  records  (drafts,  memos,  invitations,  appointments,  cancellations)   involving  Palantir 
officials and people representing Palantir and their interests 
 
b)  correspondence  (including  within  the  [Authority  name]  and  with  the  European  institutions 
concerning  Palantir  technologies  and  /  or  its  products  and  services  or  the  regulatory  environment  of 
the  EU  that  affects  their  products  and  services.  This  may  include  policy  papers,  consultation  input, 
memoranda or any other form of information. 
 
c)  invoices,  tenders,   service  agreements,  purchases,  orders,  procurement  documents,  offers  etc. 
concerning products and services using Palantir Technologies[…]”. 

 
After examining your request, EASA has informed you by e-mail dated 25th June that your request is 
very broad and relates to a large number of documents. Due to this wide-scope, EASA noted you that 
since  a  large  number  of  files  would  need  to  be  assessed  individually  in  order  to  retrieve  the 
requested information EASA would not be in a position to complete the handling of your application 
within  the  time  limit  of  15  working  days  provided  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  For  this 
reason, EASA invited you to find a fair solution in accordance with Article 6(3) of Regulation (EC) No 
1049/2001  and  to  specify  the  objective  of  your  request,  your  specific  interest  in  the  requested 
documents, and to narrow down the scope of your request, so as to reduce it to a more manageable 
amount of documents. 
                                                           
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 31 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145 of 31.3.2001, p. 43).   
 
 
Postal address: Postfach 10 12 53  
Tel.: +49 221 89990 2213  
 
 
50452 Cologne, Germany 
E-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx 
 
Visiting address: Konrad-Adenauer-Ufer 3 
Web: www.easa.europa.eu 
An agency of the European Union 
TE.LEGAL.00014-003 
50668 Cologne, Germany 
ISO 9001 Certified 
Page 1 of 3 



 
 
On  25th  June  you  replied  by e-mail  and  invited  EASA  to  provide  you  with  a  list of  documents or  of 
categories of documents falling within the scope of your request in order to allow you to make a fair 
proposal.  
 
In  order  to  complete  EASA’s  previous  e-mail  of  25th  June,  the  Agency  replied  to  you  on  the  same 
date  and  informed  you  that  it  had  identified  mainly  two  categories  of  documents:  i)  Procurement 
related documents, and ii) Specific programme related documents which would require the Agency 
to  look  into  50  terra  byte  of  data.  EASA  further  explained  you  that  without  any  additional 
clarifications on the scope of your request, the Agency would probably not be in a position to further 
process  it.  In  order  to  allow  you  to  further  clarify  your  request  and  also  allow  the  Agency  to  then 
assess  it,  EASA  informed  you  that  the  deadline  laid  down  by  Regulation  (EC)  No  1049/2001  was 
extended by 15 working days. 
 
On 29th June you replied by e-mail and you proposed EASA to provide you with a list of documents 
identified  by  the  search  “Palantir”  and  you  would  afterwards  indicate  which  document  you  would 
like to have released. 
 
On 10th July EASA informed you that in order to comply with your proposal of 29th June, EASA would 
have to create manually a new document, since this process was not available in an automated way. 
Your proposal would create an enormous quantity of work which is not in line with Regulation (EC) 
No 1049/2001 and related case law. EASA also reminded the need to narrow your request so as to 
reduce it to a more manageable amount of documents. 
 
EASA never received your reply to the latter communication. 
 
In view of the above, we regret to inform you that EASA is unable to further process your request. 
 
Please  note  however  that,  as  for  the  “Procurement  related  documents”  category  that  we  had 
suggested to you, the templates of the framework contracts and specific contracts to be signed with 
an awarded contractor are part of the tender specifications that are published on the website of the 
European Commission for call for tenders from the European institutions. The documents related to 
procurement  procedure  EASA.2017.HVP.05  which  was  awarded  to  Palantir  Technologies  (including 
tender  specifications  and  contract  templates),  can  be  found  under  the  following  link: 
https://www.easa.europa.eu/the-agency/procurement/calls-for-tender. Please also see the contract 
award notice published on: https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:469962-2017:TEXT:EN:HTML.  
 
 Means of redress 
 
You  are  hereby  notified  that  you  have  a  right  to  request  the  Agency  to  reconsider  its  decision 
regarding the above mentioned documents by making a confirmatory application. In such case, you 
should send your justified confirmatory application in writing to the Executive Director of the Agency 
(Postfach  10  12  53,  50452  Cologne,  Germany).  Please  note  that  you  have  15  working  days  from 
receipt  of  this  letter  in  which  to  make  the  confirmatory  application.  Any  confirmatory  application 
received beyond this deadline cannot be accepted. 
 
 
Yours sincerely, 
 
Stéphanie Rostren 
Postal address: Postfach 10 12 53  
Tel.: +49 221 89990 2213  
 
 
50452 Cologne, Germany 
E-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx    
 
Visiting address: Konrad-Adenauer-Ufer 3 
Web: www.easa.europa.eu 
An agency of the European Union 
TE.LEGAL.00014-003 
50668 Cologne, Germany 
ISO 9001 Certified 
Page 2 of 3 




 
  
Postal address: Postfach 10 12 53  
Tel.: +49 221 89990 2213  
 
Electronically signed on 21/07/2020 18:22 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563
 
50452 Cologne, Germany 
E-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx    
 
Visiting address: Konrad-Adenauer-Ufer 3 
Web: www.easa.europa.eu 
An agency of the European Union 
TE.LEGAL.00014-003 
50668 Cologne, Germany 
ISO 9001 Certified 
Page 3 of 3 

Document Outline