This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'VELA 10 and VELA 11'.





Re: Contract for VELA 10-11 
Ref. Ares(2020)3493610 - 02/07/2020
Ref. Ares(2020)3508895 - 03/07/2020
Re: Contract for VELA 10-11
Tue 24/03/20 09:37
To:xxxxxxxxxxxxxxxxx
Cc:xxxxxxxxxxxx
Dear Col eagues,
the AOS has in these circumstances the right to accept slower execu on of a contract, modifica ons in the way 
services are provided, suspension of the contract etc. The situa on of forced inac vity is the same for us as for 
our contractors, and it is for this reason jus fied and equitable not to consider the applica on of any penal es. 
To "stop the clock" during a period of suspension with respect to the price-revision mechanism would in my 
opinion be comparable to an unforeseen penalty under these circumstances. We should not consider such an 
op on.  
Best regards,
xxxxxxx
From: 
Sent: 24 March 2020 09:23
To: xxxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxxxxx
Subject: RE: Contract for VELA 10-11
Ciao a tu ,
Ho visto, a parte, la risposta di xxxxxxxxxx che dice che la Control Sistem in ques  giorni sta lavorando dalla sua 
Sede. xxxxxxxxx, tu mi chiedi se il periodo di una eventuale sospensione del contra o potrebbe essere computato ai 
fini della revisione prezzi che, in base all'art. II.19, potrebbe
richiedere annualmente. Non essendomi mai capitato un caso del genere, chiedo una conferma  a xxxxxxxxxxx.
Grazie e salu
xxxxxxxxxxxx
From: xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Sent: Monday, March 23, 2020 3:01 PM
To: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Subject: Re: Contract for VELA 10-11
No, Control Sistem ci ha de o che per loro un al ungamento dei tempi va bene purche' non vengano
1 of 7
18/06/2020, 11:19

Re: Contract for VELA 10-11 - 
applicate le penalita' per non il rispe o del a deadline.
La sospensione puo' portare ad una revisione dei prezzi?
xxxxxxxxxxxxxxxx
Sustainable Transport Unit
Directorate for Energy, Transport and Climate
Joint Research Centre of the European Commission
Via E. Fermi 2749
I-21027 Ispra (VA)
Italy
Tel. 
e-mail: 
Web site: https://ec.europa.eu/jrc
DISCLAIMER:
This e-mail does not constitute any legal commitment on the part of the European Commission.
Please note that the European Commission is legal y bound exclusively by contracts established in writing (order forms or 
contracts) that have been duly signed by an authorized Commission representative.
The European Commission systematical y refuses any payment or other claim for any goods, services or works which 
natural or legal persons provide or attempt to provide without valid legal basis (order form or contract) for doing so.
From: xxxxxxxxxxxxxxx
Sent: 23 March 2020 12:31
To: xxxxxxxxxxxxxxxxxx
 Subject: RE: Contract for VELA 10-11
Ciao a tu ,
E' al Control Sistem che ci chede di fare una le era-amendment?
A mio parere sarebbe sufficiente  una le era di sospensione del 'esecuzione del contra o, firmata dal e Par  e 
gius ficata dal a "force majeure", con successiva le era di ripresa una volta che ci saranno
le condizioni per riaprire il can ere.  
Salu
xxxxxxxxxxxxxx
From: xxxxxxxxxxxxx
Sent: Monday, March 23, 2020 9:28 AM
To: xxxxxxxxxxxxxxxxxx
 Subject: Re: Contract for VELA 10-11
2 of 7
18/06/2020, 11:19

Re: Contract for VELA 10-11 - 
xxxxxxxxxxxx,
per me va benissimo come hai impostato la le era.
L'unico problema che vedo e' che al momento non possiamo prevedere di quan  mesi dovremo 
estendere il contra o.
Se scegliamo un valore conserva vo, diciamo 6 mesi, il rischio e' che poi sia per noi penalizzante 
se il ritardo e' invece minore mentre se scegliamo un valore basso rischiamo di dover fare un 
secondo amendment.
Cosa suggerite?
From: xxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Sent: 23 March 2020 07:27
To: xxxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxx
 Subject: RE: Contract for VELA 
10-11
Carlo buongiorno
avrei preparato una le era emendamento piu osto semplice
Subject: Extension of contract N ……..
Dear
With reference to art …. concerning  force major Due to the COVID-19 emergency, I  hereby inform you,
as Contrac ng Authority, that the above men oned contract ( the dura on of phase 1, 2, 3 as indicated
in art ... for c 935850 ) is to be considered extended by …….months .
The new contract dura on is consequently……..months.
All the other provisions of the original contract shall remain valid and unchanged.
The present  Le er Amendment shall form an integral part of the original contract and it shall enter into 
force on the date on which it is signed by the last contrac ng party.
xxxxxxxxxxxx buongiorno
L'estensione del contra o Control System si ripercuote sul a durata complessiva del e fasi 1, 2, 3 che 
dovrebbe terminare a se embre e che quindi ricade sul a durata complessiva o pensi di fare in altro 
modo?
Grazie
3 of 7
18/06/2020, 11:19

Re: Contract for VELA 10-11 - 
..
C
From: xxxxxxxxx
Sent: Thursday, March 19, 2020 10:32 AM
To: Bxxxxxxxxxxxxxxxx;  
Subject: Fw: Contract for VELA 10-11
xxxxxxxxxx,
come vedete anche il Dire ore e' d'accordo.
Grazie
xxxxxxxxxxxxxx
Sustainable Transport Unit
Directorate for Energy, Transport and Climate
Joint Research Centre of the European Commission
Via E. Fermi 2749
I-21027 Ispra (VA)
Italy
Tel. 
e-mail: 
Web site: https://ec.europa.eu/jrc
DISCLAIMER:
This e-mail does not constitute any legal commitment on the part of the European Commission.
Please note that the European Commission is legal y bound exclusively by contracts established in writing 
(order forms or contracts) that have been duly signed by an authorized Commission representative.
The European Commission systematical y refuses any payment or other claim for any goods, services or 
works which natural or legal persons provide or attempt to provide without valid legal basis (order form 
or contract) for doing so.
From: xxxxxxxx
Sent: 19 March 2020 10:06
To: xxxxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxxxxxxx
 Subject: Re: Contract for VELA 10-11
4 of 7
18/06/2020, 11:19

Re: Contract for VELA 10-11 - 
Thanks I will sign pdf through the qualified electronic signature - pls make sure this is in the 
contract (xxxxxxxxxx in cc  knows the formula on) I can also get pdf via email if it is 
convenient 
On 19 Mar 2020, at 09:58, xxxxxxxxxxxx wrote:
FYI
From: xxxxxxxxxxxxx (JRC-ISPRA)
Sent: 19 March 2020 09:52
To: xxxxxxxx 
Cc: xxxxxxxxxxxx
 Subject: RE: Contract for VELA 10-11
Dear xxxxxxxxxxxx,
I confirm that your approach is perfectly correct. Also the proposal from 
xxxxxxxxxxxx seems fine.
Many thanks.
Cari salu
xxxxxxxxxxx
From: xxxxxxxxxxxxx
Sent: Thursday, March 19, 2020 8:43 AM
To: xxxxxxxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxxxx
 Subject: Re: Contract for VELA 10-11
Dear xxxxxxxxxx .
We spoke about this contract last week, in a first moment the direc on was 
to suspend the contract that couldn’t be performed but due to the fact that 
Control System is working on the documenta on side the amendment is 
right and fine for us. I would suggest a formal amendment through an 
exchange of le er with both signatures if xxxxxxxxx agrees. I prepare the 
dra .
Fee free to call on my mobile phone if you need ( you have the number ) , 
also my work phone is forwarded 
A tu  una buona giornata
C
Da: "xxxxxxxxxxx (JRC-ISPRA)"  Data: mercoledì 18 marzo 2020 
22:14:16
5 of 7
18/06/2020, 11:19

Re: Contract for VELA 10-11 - 
A: xxxxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxxxxx
 Ogge o: Contract for VELA 10-11
xxxxxxxxxxxxxx
I have checked wit our Director what should we do with the Vela 
10-11 contract.
He today has forwarded to me documents providing the 
guidelines, among others, in the case of contracts that cannot be 
executed due to the Coronavirus emergency.
Below the extract from this document:
"With respect to contract execu on, where the execu on of the 
contract is impeded because of COVD-19, authorizing officers should 
exercise their discre on as AOS in permi ng subs tute performance 
or delayed performance. Please note that any request for a delay or 
subs tute performance, which will probably result in an Ref.
Ares(2020)1631973 - 18/03/2020 2 amendment to the contract, 
needs to be discussed and agreed with your local financial unit in 
Directorate R (R1 for Sevil e, R2 for Pe en, R6 for Geel, R7 for 
Karlsruhe, R8 for Brussels HQ and Ispra). No agreement on this 
subject should take place with the contractor without the prior 
approval of the financial person responsible for the contract. "
I have spoken with Mr xxxxxxxx who of course is worried of possible 
penal es in case of deadline not respected. I reassured him that 
considering the situa on we will not apply penal es if the delay is 
linked to the Covid emergency and that we might extend the 
deadline with an amendment in due  me. He would be happy with 
this approach.
However from the guidelines it is clear that the approach has to be 
approved by your unit. 
Please let us know what you consider the best way forward.
Regards
xxxxxxxxxxx
Sustainable Transport Unit
Directorate for Energy, Transport and Climate
Joint Research Centre of the European Commission
6 of 7
18/06/2020, 11:19

Re: Contract for VELA 10-11 - 
Via E. Fermi 2749
I-21027 Ispra (VA)
Italy
Tel. +
e-mail: 
Web site: https://ec.europa.eu/jrc
DISCLAIMER:
This e-mail does not constitute any legal commitment on the part of the European 
Commission.
Please note that the European Commission is legal y bound exclusively by contracts 
established in writing (order forms or contracts) that have been duly signed by an 
authorized Commission representative.
The European Commission systematical y refuses any payment or other claim for 
any goods, services or works which natural or legal persons provide or attempt to 
provide without valid legal basis (order form or contract) for doing so.
7 of 7
18/06/2020, 11:19