Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'The 61st-90th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




DOC 7
Ref. Ares(2020)4117196 - 05/08/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 15.2.2019 
C(2019) 1457 final 
 
 
 Hassloch 
Germany 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/5310 

Dear 
 
I refer to your e-mail of 19 November 2018, registered on the next day, in which you lodged 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).
1.
SCOPE OF YOUR APPLICATION
In  your  initial  application  dated  9  October  2018,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Taxation  and  Customs  Union  and  registered  under  the  reference  number  GESTDEM 
2018/5310, you requested access to ‘documents containing the following information: 
1) a list of meetings and correspondences that Commissioner Moscovici, members of his
Cabinet  or  representatives  of  DG  TAXUD  had  between  March  2013  and  today  with
business  representatives  insofar  as  these  [m]eetings/correspondences  related  to  the
rules of origin verification procedures (ARTICLE 3.21 on “Rules of origin and origin
procedures”) in the EU-Japan trade agreement3;
2) minutes and other reports of these [m]eetings’.
1
Official Journal L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145, 31.05.2001, p. 43. 
3
http://ec.europa.eu/trade/policy/in-focus/eu-japan-economic-partnership-agreement/. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 

 
In  its  initial  reply  dated  15  November  2018,  the  Directorate-General  for  Taxation  and 
Customs  Union  informed  you  that  the  European  Commission  did  not  hold  any  documents 
that would correspond to the description given in your application.  
In your confirmatory application, you question the absence of the requested documents and 
you  refer,  in  particular,  to  a  presentation  given  by  a  representative  of  the  Directorate-
General  for  Trade  at  the  conference  ‘27.  Deutscher  Zollrechtstag’  in  June  2015,  where 
‘Japan was mentioned’. You also highlight that ‘this topic caused some discussions among 
the participants’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant  to 
Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply 
given by the relevant Directorate-General at the initial stage.  
Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search  for  documents  that  would  fall  under  the  scope  of  your  confirmatory  application,  as 
described above.  
With  regard  to  the  requested  documents  relating  to  meetings  between  Commissioner 
Moscovici and/or Members of his Cabinet, I would like to inform that, as Mr Moscovici took 
up his duties as Commissioner for Economic and Financial Affairs, Taxation and Customs on 
1 November 2014, a renewed search for such documents could be carried out only from that 
date.  
Following  this  renewed  search,  the  European  Commission  has identified the  following two 
documents that correspond to the description given in your confirmatory application: 
-  minutes  of  a  meeting  held  on  16  July  2018  between  representatives  of  the 
Directorate-General for Taxation and Customs Union and of the Directorate-General 
for Trade and representatives of the chemical industry (hereafter ‘document 1’); 
-  a  document  entitled  ‘Cefic’s  proposal  for  an  alternative  wording  on  Origin 
verification  and  origin  statement  in  EU  FTAs’  originating  from  the    European 
Chemical  Industry  Council  (hereafter  ‘document  2’).  This  document  had  been 
handed over to the representatives of the European Commission in the context of this 
meeting and was attached to the meeting minutes. 
Both documents are registered under reference Ares(2018)3994193. 
Taking account of the opinion of the consulted third party, I can inform you that:  
-  wide  partial  access  is  granted  to  document  1,  subject  only  to  the  redaction  of 
personal data on the basis of the exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy 
and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
-  full access is granted to document 2. 


 
With  regard  to  document  1  containing  meeting  minutes,  I  would  like  to  stress  that  these 
minutes,  which  were  originally  drawn  up  for  exclusively  internal  use  under  the 
responsibility of the relevant service of the European Commission (i.e. the relevant unit in 
the Directorate-General for Trade, a representative of which drafted these minutes), reflect 
solely the author's interpretation of the interventions made at a specific moment in time and 
do not set out any official position of the European Commission. Moreover, I would like to 
specify that the staff member of the company BASF who participated in the meeting did so 
in  the  capacity  of  a  member  of  the  European  Chemical  Industry  Council  and  not  as  a 
representative of the company concerned. 
Please find copies of the above-mentioned documents enclosed with this decision.  
With  regard  to  the  requested  documents  relating  to  meetings  between  Commissioner 
Moscovici and/or Members of his Cabinet and business representatives as well as the list of 
meetings,  I  confirm  the  initial  reply  of  the  Directorate-General  for  Taxation  and  Customs 
Union, according to which no such documents exist. 
There  are  actually  no  documents  relating  to  meetings  between  Commissioner  Moscovici 
and/or  Members  of  his  Cabinet  with  business  representatives  on  issues  related  to  Article 
3.21 of the EU-Japan Economic Partnership agreement. The requested list of meetings does 
not exist either. 
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as defined 
in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution. 
Given that the European Commission does not hold any documents other than documents 1 
and  2  falling  within  the  scope  of  your  request,  it  is  not  in  a  position  to  handle  your 
confirmatory application in this regard.  
2.1. 
Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data5 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
 
                                                 
4   Judgment of the Court of Justice of  29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd 
(hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5   Official Journal L 8 of 12.1.2001, page 1.  


 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 
23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC6 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However, the case law issued with regard to Regulation (EC) No 45/2001 remains relevant 
for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual must always be examined and assessed in conformity with the legislation of the 
Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the  Data 
Protection] Regulation’.7 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason of 
principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional  […]  nature  from  the  notion  of 
private life’.8 
Document 1 contains personal data such as the names, e-mail addresses and phone numbers 
of persons who do not form part of the senior management of the European Commission as 
well as of individuals who are representatives of third parties.  
The names9 of the persons concerned as well as other data from which their identity can be 
deduced undoubtedly constitute personal data in the meaning of Article  3(1) of Regulation 
(EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
 
                                                 
6   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
7   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
8   Judgment of the Court of Justice of 20 May 2003, Rechnungshof and Others v Österreichischer Rundfunk
Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
9   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 


 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In  Case  C-615/13  P  (ClientEarth),  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.10 This is also 
clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that the necessity 
to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission has 
to examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient establishes that it is necessary to have the data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this  case  that  the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to  establish  the 
necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, 
the  European  Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume 
that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the 
data subjects concerned would be prejudiced by the disclosure of the personal data reflected 
in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public  disclosure 
would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
the disclosure of the personal data concerned. 
Please note that Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) of 
Regulation (EC) No 1049/2001 is an absolute exception and does not need to be balanced 
against any possible overriding public interest in disclosure. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
Wide partial access is hereby granted to document 1, as set out above. 
 
                                                 
10   Judgment of the Court of Justice of 16 July 2015, ClientEarth v European Food Safety Agency, C-615/13 
P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



 
4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
For the Commission 
Martin Selmayr 
Secretary-General 
 

 
 
Enclosures: 
(2)