Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'The 61st-90th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




Ref. Ares(2020)4117196 - 05/08/2020

In  your  initial  application,  you  underlined  that  ‘[you  are]  not  seeking  [access  to]  the 
actual  content  of  the  flash  cards’  and  that  you  application  covers  ‘non-important 
information (short-living documents, drafts, emails that are not filed)’.  
Your  application  was  attributed  to  the  Directorate  for  Interinstitutional  and  External 
Relations of the Secretariat-General of the European Commission for handling and reply.  
In  its  initial  reply  of  13  December  2018,  the  Directorate  for  Interinstitutional  and 
External Relations of the Secretariat-General of the European Commission informed you 
that  it  does  not  hold  any  documents  such  as  those  referred  to  you  in  your  initial 
application.  Indeed,  according  to  the  reply  of  the  Directorate  for  Interinstitutional  and 
External  Relations  of  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission,  the  flash-
cards themselves were considered as short-lived support material and the same applies to 
all categories of documents listed in your initial application.  
In your confirmatory application, you request a review of this position. In particular, you 
argue  that  ‘[t]he  European  Commission  is  applying  an  absurdly  narrow  definition  of 
“document” that is not backed up by the Regulation 1049/2001’. You also underline that 
‘[if  it  applied]  a  reasonably  broad  definition  of  [the]  document,  including  less  relevant 
ones,  not  registered  or  archived  ones  such  as  memos,  drafts,  notes,  emails,  etc,  the 
Commission could have answered to [your] request for documents’.     
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
At  the  outset,  I  would  like  to  recall  that,  according  to  a  well-established  case  law,  the 
right of access to documents of the institutions applies only to existing documents in the 
possession of the institution concerned3. 
Following  your  confirmatory  application,  the  European  Commission  has  carried  out  a 
renewed, thorough search for the documents requested. Following this renewed search, I 
confirm that the European Commission does not hold any document to which you refer 
in  point  a)  (‘[l]ist  of  documents  […])  and  c)  (‘emails,  notes,  memos,  protocols,  letters, 
drafts  […]  concerning  the  design  and  approval  process  of  [the]  flash  cards’)  of  your 
confirmatory application.  
With  regard  to  point  b)  of  your  confirmatory  application,  relating  to  ‘[t]he  visual  and 
graphical  elements  used  to  create  [the]  flash  cards’,  the  documents,  which  contain  the 
content of the ‘flash cards’, are the following:  
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 11 January 2017, Typke v Commission, C-491/15 P, EU:C:2017:5, 
paragraph  31  and  Judgement  of  the  Court  of  Justice  of  30  January  2019,  Verein  Deutsche  Sprache, 
C-448/18 P, EU:C:2019:77, paragraph 14. 


-  Keynote speech 'Transatlantic relations at a crossroads' by President Juncker at 
the Centre for Strategic and International Studies (CSIS), publicly available here: 
http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-18-4690_en.htm; 
 
-  Statement by President Jean-Claude Juncker at the joint press conference in the 
White House Rose Garden with Donald Trump, President of the United States, 
publicly available here: http://europa.eu/rapid/press-release SPEECH-18-
4701 en.htm; 
 
-  Joint U.S.-EU Statement following President Juncker's visit to the White House, 
publicly available here: http://europa.eu/rapid/press-release_STATEMENT-18-
4687_en.htm. 
Regarding  other  documents  created  by  the  European  Commission  specifically  for  the 
purpose  of  the  preparation  of  the  ‘flash  cards’,  as  explained  by  the  Directorate  for 
Interinstitutional  and  External  Relations  of  the  Secretariat-General  of  the  European 
Commission  in  its  initial  reply,  and  in  conformity  with  the  abovementioned  case-law, 
Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that the right of access as defined 
in that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution. 
In line with the wording of the above-mentioned article, the documents should be ‘drawn 
up’ or ‘received’ by the institution (in the case at hand, by the European Commission).  
In order to consider it as ‘drawn up by the European Commission’ a document must fulfil 
certain  criteria,  among  others,  it  may  not  contain  information  that  is  short-lived  and  its 
contents must be ‘stable’, which means that it must have been endorsed at the appropriate 
hierarchical level. If a document fulfils the necessary criteria of ‘document drawn up by 
the  European  Commission’,  it  is  registered  in  the  corporate  document  management 
systems of the European Commission.  
Consequently, the documents referred to in point b) of your confirmatory application can 
be considered as ‘documents drawn up by the European Commission’, only if the criteria 
for considering them as such are met.  
Nonetheless, in the case at hand, as explained by the Directorate for Interinstitutional and 
External  Relations  of  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission  in  its  initial 
reply,  the  documents  concerned  were  considered  as  not  fulfilling  the  above-mentioned 
criteria and therefore were not registered in the corporate document management systems 
of the European Commission.  Indeed, as the flash-cards themselves  were considered as 
short-lived support material, the same applies to the ‘graphical continent’ referred to by 
the applicant. 
Consequently,  the  European  Commission  has  not  identified  any  documents  (other  than 
those publicly available mentioned above)  held by it that  would  fall  under the scope of 
your application for access to documents. 
Given  that  no  such  documents  have  been  identified,  the  European  Commission  is 
consequently not in a position to handle your application. 



 
 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
 
 

For the Commission 
 
Martin SELMAYR
 
Secretary-General