Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'The 61st-90th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




DOC 22
Ref. Ares(2020)4117196 - 05/08/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 4.3.2019 
C(2019) 1864 final 
 
Against Child Trafficking 
Easy Start Office  
Kraijenhoffstraat 137A 
NL 1018RG Amsterdam 
The Netherlands 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/6981 

Dear 

I  refer  to  your  e-mail  of  6  February  2019,  registered  on  the  same  day,  in  which  you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').
1.
SCOPE OF YOUR REQUEST
In your initial application of 15 December 2018, addressed to the Secretariat-General of 
the European Commission, you requested access to: 
‘all  communication[s]  related  to  the  award  of  the  20-year  medal  to 
 
from 2007 - 2018’. 
The  Directorate-General  for  Human  Resources  and  Security  has  dealt  with  your  initial 
application.  
In  its  initial  reply  of  23  January  2019,  Directorate-General  for  Human  Resources  and 
Security  refused  access  to  any  potentially  existing  documents  relating  to  your  initial 
application based on the exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy and integrity 
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  It  explained  that  the  rules  on  the 
protection  of  privacy  do  not  allow  the  Commission  even  to  confirm  the  existence  of 
documents  concerning  the  communication  related  to  an  individual’s  possible  20-year 
service medal.  In addition, it stated that the  ‘mere disclosure of that  information  would 
indeed  infringe  the  privacy  of  the  person  concerned’,  and  concluded  that  ‘the 
consideration of a partial disclosure, in this context, must be ruled out.’ 
In  your  confirmatory  application,  you  requested  a  review  of  this  position.  You  support 
your request with detailed information. In both your initial and confirmatory application, 
you invite the Commission to contact 
 in order to ‘see if 
 is ready to lift 
the privacy requirements’.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  this  review,  I  wish  to  inform  you  that  I  confirm  the  initial  decision  of  the 
Directorate-General  for  Human  Resources  and  Security  to  refuse  access,  based  on  the 
exception  of  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below. 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
As  from  11  December  2018,  the  Community  legislation  regarding  the  protection  of 
personal  data  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on 
the free movement of such data (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’).  
Regulation  (EU)  2018/1725  repealed  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and 
on  the  free  movement  of  such  data3  (hereafter  ‘Regulation (EC)  No  45/2001’)  and 
Decision  No  1247/2002/EC4.  However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation 
(EC) No 45/2001 remains relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
The  initial  decision  established  that,  ‘information  relating  to  the  award  of  the  20-year 
service medal to a given staff member is personal data.’  
                                                 
3   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
4   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating to an identified or identifiable natural person [...]’.  
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)5,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 (in fact, Regulation (EU) 2018/1725) becomes fully applicable.  
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.6 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
The Court of Justice has specified in Case C-434/16 (Nowak), that ‘the expression “any 
information”  in  the  definition  of  […]  “personal  data”,  […]  reflects  the  aim  of  the  EU 
legislature to assign a wide scope to that concept, which is not restricted to information 
that is sensitive or private, but potentially encompasses all kinds of information, not only 
objective  but  also  subjective,  […]  provided  that  it  “relates”  to  the  data  subject.’  This 
‘latter condition […] is satisfied where the information, by reason of its content, purpose 
or effect, is linked to a particular person.’7 
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.8 
The  20-year  service  medal  is  an  indication  of  the  duration  of  the  public  servants’ 
employment relationship with the European Commission, which in turn forms part of the 
data describing an individual’s professional activities. Associating the possession of such 
a 20-year service medal to a natural person relates to this natural person and is linked to 
her  or  him.  In  this  sense,  this  information  is  personal  data  under  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
To  reveal  potentially  existing  documents  in  the  framework  of  a  request  for  access  to 
documents procedure would qualify as processing of personal data under Article 3(3) of 
Regulation (EU) 2018/1725 as it would involve disclosure by transmission.  
                                                 
5   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
6   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
7   Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Novak v Data Protection Commissioner
request  for  a  preliminary  ruling  from  the  Supreme  Court,  C-434/16,  EU:C:2017:994,  paragraphs  34-
35. 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal  data occur.  In this context,  you point out  in  your confirmatory 
application that 
 might give 
 consent to the processing of 
 personal 
data. However, even in such a case, you would have needed to establish first that it had 
been necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest in 
line  with  point  (d)  of  Article  5(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725.  It  is  because  the 
consent of the data subject can be given only ‘for one or more specific purposes’.  
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.9 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
recipient must establish the necessity to have the personal data transmitted. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subject  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
The  handling  of  your  request  for  access  to  documents  would  consist  of  identifying 
documents  that  are  linked  to  a  natural  person  and  transmitting  such  data.  This  is 
considered as processing of personal data to which access cannot be granted.  
                                                 
9   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



 
Consequently, I conclude that this request has to be refused pursuant to Article 4(1)(b) of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  as  no  specific  purpose  in  the  public  interest  has  been 
substantiated  in  order  to  access  personal  data  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  the 
disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note also that Article 4(1)(a) and 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 do not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest.  
4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General