Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'The 61st-90th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




DOC 
25
Ref. Ares(2020)4117196 - 05/08/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 6.3.2019 
C(2019) 1927 final 
 
 
Editorial ‘Messago.pl’ 
  
 Warsaw
Poland
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/6959 

Dear 

I refer to your letter of 12 February 2019, registered on 13 February 2019, in which you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).
1.
SCOPE OF YOUR APPLICATION
On  26  December  2018, 
  a 
  with  ‘Mesago.pl’, 
submitted  an  initial  application  in  which  he  requested  access  to  ‘[d]ocument(s) 
conforming the fact of the meeting, in a time period between May 1st, 2018 and May 10th,
2018, of the First Vice-President of the European Commission Frans Timmermans with 
yet  unknown  […]  Polish  judge  –  representative  of  Polish  judges’  associations’. 
 
clarified that ‘[t]he requested document(s) should contain a certain date of [the] 
aforementioned meeting, a name and a surname of the judge present and possibly, even 
brief, minutes from the meeting’.  
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

The  application  was  attributed  to  the  Directorate  for  Transparency,  Efficiency  and 
Resources  of  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission  for  handling  and 
reply.  
In its initial  reply of  1  February  2019, the  Directorate for Transparency, Efficiency and 
Resources  of  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission  informed  the 
applicant that the information about all meetings held between the First Vice-President of 
the European Commission and organisations or self-employed individuals is available in 
a  public  calendar  on  the  ‘Europa’  website3.  Indeed,  according  to  the  information 
presented on that website, the First Vice-President of the European Commission met on 7 
May 2018 the representatives of the organisations ‘Iustitia’ and ‘Wolne Sądy’.   
The Directorate for Transparency, Efficiency and Resources of the Secretariat-General of 
the  European  Commission  also  referred  to  the  provisions  of  Article  5  of  Commission 
Decision 2014/839/EU4, according to which the names of individuals (acting on behalf of 
organisations or self-employed individuals) or the officials of the European Commission 
attending the meetings are not made public, unless they have unambiguously given their 
consent.  
Consequently,  the  above-mentioned  information  available  on  the  ‘Europa’  website  is 
limited  to  the  names  of  the  organisations  whose  representatives  met  the  First  Vice-
President of the European Commission on 7 May 2018.  
The Directorate for Transparency, Efficiency and Resources of the Secretariat-General of 
the European Commission also explained that, with regard to the documents containing 
the names and surnames of the attendees of  the above-mentioned meeting, to the extent 
that they are indeed in the possession of the European Commission, access thereto must 
be refused, based on the exception protecting privacy and the integrity of the individual, 
provided for in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
As  regards  the  minutes  of  the  meeting  in  question,  the  Directorate  for  Transparency, 
Efficiency  and  Resources  of  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission 
informed the applicant that that it does not hold any documents that would correspond to 
the description provided in the initial application.  
In the confirmatory application,  you request a review of this position.  In particular, you 
underline that the decision of the Directorate for Transparency, Efficiency and Resources 
of the Secretariat-General of the European Commission to refuse access to ‘document(s) 
containing name(s) and surname(s) of Judge(s) who took part in the meeting of the First 
Vice  President  […]  with  [the  organisations]  “Iustitia”  and  “Wolne  Sądy”  […],  due  to 
protecting privacy the integrity of the individual […] lacks an appropriate legal basis’.  
                                                 
3   http://ec.europa.eu/transparenevinitiative/meetings/meeting.do?host-b47bf526-b773-40e7-9392-
89d454e0672f&d-6679426-p=3. 
4   Commission Decision 2014/839/EU, Euratom of 25 November 2014 on the publication of information 
on  meetings  held  between  Members  of  the  Commission  and  organisations  or  self-employed 
individuals, Official Journal L 343 of 28.11.2014, p. 22. 


In this context, you argue that’[the] judge(s), who met with Frans Timmermans on 7 May 
2018, were not  acting as individuals, whole privacy  and integrity  ought  to be protected 
under Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, but was (were) acting as Polish 
public officer(s) in course of their duty […]. Consequently, ‘[…] Polish people do have a 
right  to  know  about  actions  of  persons  who  hold  significant  power  and  have  wide 
privileges in their state […].  
Finally,  you  also  underline  that  your  application  is  ‘[…]  restricted  to  public  officers 
only’, that is the representatives of two organisations that the First Vice-President of the 
European Commission met on 7 May 2018.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a review of the reply 
given by the relevant Directorate-General at the initial stage. 
I  would  like  to  clarify  the  scope  of  your  initial  and  confirmatory  applications.  The 
wording  used  in  the  initial  application  of  28  December  2018  (‘[t]he  requested 
document(s) should contain […], a name and a surname of the judge present […]’) and 
the  argumentation  employed  in  your  confirmatory  application  (‘[…]  [the]  request  [is] 
restricted  to  public  officers  only’),  indicates  that  you  are  interested  in  the  documents 
related to the meeting on 7 May 2018, only in so far as these documents contain ‘[the] 
name and surname of  the judge present [at  the  meeting]’  and that the above-mentioned 
name(s) would be disclosed to you.  
According  to  a  well-established  case  law,  the  right  of  access  to  documents  of  the 
institutions  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution 
concerned5. 
As  explained  in  point  1  of  this  decision,  the  First  Vice-President  of  the  European 
Commission  met  the  representatives  of  ‘Iustitia’  and  ‘Wolne  Sądy’  on  7  May  2018. 
Consequently,  the  names  of  the  above-mentioned  representatives  would  normally  be 
included in the exchanges between the administrative staff of the European Commission 
and the two organisations concerning the organisation of that meeting or in the minutes 
from that meeting.  
Following  your  confirmatory  application,  the  European  Commission  has  carried  out  a 
renewed, thorough search for the documents requested. Following this renewed search, I 
confirm that the European Commission does not hold any such documents.   
 
 
                                                 
5   Judgment of the Court of Justice of 11 January 2017, Typke v Commission, C-491/15 P, EU:C:2017:5, 
paragraph  31  and  Judgement  of  the  Court  of  Justice  of  30  January  2019,  Verein  Deutsche  Sprache, 
C-448/18 P, EU:C:2019:77, paragraph 14. 



Indeed, the e-mail exchanges relating to the organisation of the meeting were considered 
as  short-lived  support  material  and  were  not  registered  in  the  corporate  document 
management  systems  of  the  European  Commission.  With  regard  to  the  minutes  of  that 
meeting,  no  such  document  is  held  by  the  European  Commission,  as  explained  by  the 
Directorate for Transparency, Efficiency and Resources of the Secretariat-General of the 
European Commission in its initial reply.  
Consequently,  the  European  Commission  has  not  identified  any  documents  (other  than 
those that are publicly available and mentioned in point 1 of this decision) held by it that 
would fall under the scope of your application for access to documents. 
Given  that  no  such  documents  have  been  identified,  the  European  Commission  is 
consequently not in a position to handle your application. 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
 
 

For the Commission 
 
Martin SELMAYR
 
Secretary-General