This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Chemical industry lobbying'.




 
Ref. Ares(2020)5556052 - 15/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
ENVIRONMENT 
Directorate B - Circular Economy & Green Growth 
  ENV.B.2 - Sustainable Chemicals 
 
Brussels,  
ENV.B.2 
Vicky Cann 
CEO 
Rue d’Edimbourg 26 
Bruxelles 1050 
 
Sent by email to:  
                                                                  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Ms Cann, 
 
Subject: Your application for access to documents: Ref GestDem No 2020/4211 
We  refer  to  your  e-mail  dated  09/07/2020,  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  registered  under  the  above-mentioned  reference  number,  and  to  our  holding 
reply Ref. Ares(2020)4080887 - 03/08/2020. 
You  requested  access  to  “…a  list  of  all  lobby  meetings  (including  face  to  face,  phone 
calls, conference calls etc) held since 1 January 2019 with any of the following: 

1. Precheza  
2. DEZA 
3. Association of Chemical Industry of the Czech Republic (SCHP ČR) 
4. Association of Paint Manufacturers of the Czech Republic (AVNH) 
5. Czech Plastic Cluster 
 
The list should include the names of the individuals participating; the date; the agenda; 
and  any  minutes  /  notes  produced.  I  would  additionally  like  to  receive  any  emails  or 
other  correspondence  sent  to  or  received  from  any  of  the  above  organisations  since  1 
January 2019.
 
 
In your request you ask for a “list of all lobby meetings (...)”. You also ask for specific 
data  that  “the  list  should  include”.  I  note  that  in  your  request  you  refer  to  Regulation 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents. We inform you that the Commission does not compose such lists on a given 
file or policy issue and, therefore, does not hold any documents that would correspond to 
the  description  given  in  the  request.  The  right  of  access  to  documents  applies  only  to 
existing  documents  in  the  possession  of  the  institution,  in  line  with  Article  10(3)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, and, in accordance with the case law of the EU Courts, 
the Commission is under no obligation to create a new document, even if that document 
were based on information already appearing in existing documents held by it.  
With regard to your request for “any emails or other correspondence sent to or received 
from any of the above organisations since 1 January 2019”,  please see in the Annex to 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
this letter a list of the documents that are in the scope of your request. Having examined 
these documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public 
access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  we  have  come  to 
the following conclusions: 
You have submitted a similar access to documents request to DG GROW with Gestdem 
No 2020/4184. Some of the documents identified by us have also been identified by DG 
GROW and they have already provided a reply on them, therefore we refer to that reply. 
This concerns documents referred to under numbers 1, 2, and 3 in the attached Annex. 
 
The document referred to under number 4 in the attached Annex contains personal data, 
which have been redacted. Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
access to a document has to be refused if its disclosure would undermine the protection 
of privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with  European 
Union legislation regarding the protection of personal data. The applicable legislation in 
this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 
23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC (‘Regulation 2018/1725’). 
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data1.  
 
Please also note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers 
and/or initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal 
data2.  
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when 
a request is made for access to documents containing personal data, the Data Protection 
Regulation becomes fully applicable4.  
 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
2  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the  European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the 
data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts.  
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
Please  also  note  that  those  documents  included  in  the  attached  Annex  which  originate 
from  third  parties  are  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without  the 
agreement  of  the  originators,  who  hold  a  copyright  on  them.  They  do  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review its position on the matters 
already  mentioned.  Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 
working  days  upon  receipt  of  this  letter  to  the  Secretary-General  of  the  Commission  at 
the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully,  
 
ENV B02 ARES  
(xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx) 
On behalf of the Head of Unit 
 
Electronically signed on 15/10/2020 14:05 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482