This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Lobby meetings'.




Ref. Ares(2020)6824063 - 17/11/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND TECHNOLOGY 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
CONNECT/R.4      
Mr Max Bank 
LobbyControl 
Am Justizzentrum 7 
50939 Köln 
GERMNAY 
Advance copy by email
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
Subject: 
Your application for access to documents – GestDem 2020/4274 
Dear Mr Bank, 
I refer to your request for access to documents pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001 
of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to 
European  Parliament,  Council  and  Commission  documents1  (hereinafter  'Regulation 
1049/2001'), introduced via email on 14 July 2020, registered on the same date under the 
abovementioned reference number.  
Furthermore, I refer to our acknowledgment receipt provided to you on 14 July 2020, our 
reference  Ares(2020)3708405,  and  to  our  holding  replies  of  5 August 2020, 
Ares(2020)4117032 and 27 August 2020, Ares(2020)4460817. 
Please note that due to the wide scope of your request, covering also areas falling under 
the  responsibility  of  different  Directorates-General,  parts  of  your  request  have  been 
attributed to other Directorates-General2 and are answered directly by them. The present 
reply  relates  only  to  the  documents  originating  in  the  Directorate-General  for 
Communications  Networks,  Content  and  Technology  (‘DG CONNECT’).  You  have 
received or will receive the replies from the other respective Directorates-General in due 
course. 
                                                 

Official Journal OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 

GestDem 2020/5194: 
DG GROW; 
GestDem 2020/5195: 
DG SANTE; 
GestDem 2020/5197: 
DG ENER. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
By your application, you request access to the following: 
‘All  documents  –  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations,  correspondence  (i.e.  any  emails,  correspondence,  telephone  call  notes, 
and/or text messages including WhatsApp exchanges) – related to the following meetings 
Commissioner  Breton  and  members  of  his  Cabinet  have  held  with  interest 
representatives since 01 March 2020;  

20/04/2020 
Video Conference 
Associazione  Nazionale  Costruttori  Edili  (ANCE)  CAISSE  DES  DEPOTS  (CDC) 
Koninklijke Vereniging MKB-Nederland  (MKB-Nederland)  Wienerberger AG European 
Construction  Industry  Federation  (FIEC)  Compagnie  de  SAINT-GOBAIN  Construction 
Products Europe European Builders Confederation AISBL (EBC) 

20/04/2020 
video conference 
ArcelorMittal (AM) 
European  Plastics  Converters  Association  (EuPC)  HeidelbergCement  (HC)  Minafin 
Group CEMBUREAU - The European Cement Association (CEMBUREAU) Eni S.p.A. 
FuelsEurope (FuelsEurope) 
The  European  Steel  Association  (EUROFER)  European  Chemical  Industry  Council 
(Cefic) MOL Hungarian Oil and Gas Company (MOL Group) 

11/05/2020 
Videoconference 
Telefonica, S.A. 

08/05/2020 
Videoconference 
European  Coordination  Committee  of  the  Radiological,  Electromedical  and  healthcare 
IT  Industry  (COCIR)  MedTech  Europe  (MTE)  European  Federation  of  Pharmaceutical 
Industries  and  Associations  (EFPIA)  Association  of  the  European  Self-Care  Industry 
(AESGP)  Vaccines  Europe  (VE)  European  Confederation  of  Pharmaceutical 
Entrepreneurs (EUCOPE) 

07/05/2020 
Videoconference 
Nestlé S.A. (Nestlé (SIX: NESN)) 
Mondelez Europe GmbH (MDLZ) 
FoodDrinkEurope (FoodDrinkEurope) 

05/05/2020 
videoconference 
OVH 

05/05/2020 
Videoconference 
European Utilities Telecom Council (EUTC) 



04/05/2020 
Videoconference 
ENEL SpA 
Ørsted A/S 
Akuo Energy 
Hydrogen Europe (HE) 
Siemens Gamesa Renewable Energy (SGRE) 

30/04/2020 
Videoconference 
European Digital Rights (EDRi) 

30/04/2020 
videoconference 
Fnac Darty 
PostNL Holding B.V. (PostNL) 
Bolt 
Allegro.pl sp. z o.o. (Allegro.pl) 
GlovoApp23, S.L. (Glovo) 
Ahold Delhaize 
Zalando SE 

29/04/2020 
Videconference 
European  Coordination  Committee  of  the  Radiological,  Electromedical  and  healthcare 
IT  Industry  (COCIR)  MedTech  Europe  (MTE)  European  Federation  of  Pharmaceutical 
Industries  and  Associations  (EFPIA)  Association  of  the  European  Self-Care  Industry 
(AESGP)  Vaccines  Europe  (VE)  European  Confederation  of  Pharmaceutical 
Entrepreneurs (EUCOPE) MEDICINES FOR EUROPE (-) 

28/04/2020 
Videoconference 
American Chamber of Commerce to the European Union (AmCham EU) 

25/05/2020 
Videoconference 
SANOFI 

18/05/2020 
videoconference 
Dompé farmaceutici spa 

11/05/2020 
Videoconference 
Minafin Group 
Covestro AG 
BASF SE 
Shell Companies (Shell) 
EVONIK INDUSTRIES AG 
SABIC  International  Holdings  B.V.  (SABIC)  Dow  Europe  GmbH  (Dow)  ExxonMobil 
Petroleum & Chemical (EMPC) European Chemical Industry Council (Cefic)’. 

The meetings falling within the remit of DG CONNECT are the following: 


(1)   11/05/2020 – videoconference – Telefonica, S.A. 
(2)   05/05/2020 – videoconference – European Utilities Telecom Council (EUTC) 
(3)   05/05/2020 – videoconference – OVH 
(4) 30/04/2020 – videoconference – European Digital Rights (EDRi) 
(5) 30/04/2020 – videoconference –  Fnac Darty,  PostNL Holding B.V. (PostNL), 
Bolt,  Allegro.pl  sp.  z  o.o.  (Allegro.pl),  GlovoApp23,  S.L.  (Glovo),  Ahold  Delhaize, 
Zalando SE 

2. 
DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE APPLICATION 
 We have identified the following documents as falling within the scope of your request: 
- With regard to the videoconference of 05/05/2020 with OVH: 
  Briefing:  Entretien  entre  le  Commissaire  Thierry  Breton  et  OVH  on 
‘cloud’, Brussels, 5 May 2020 (Annex 1
 
- With  regard  to  the  videoconference  of  30/04/2020  with  European  Digital  Rights 
(EDRi): 
 
   Briefing: Meeting with EDRi, (Annex 2) 
   Email:  [EDRi  and  Access  Now,  civil  society]  Request  for  meeting_1,    
(Annex 3) 
   Email:  [EDRi  and  Access  Now,  civil  society]  Request  for  meeting_2,  
(Annex 4) 
  Paper: European Digital Rights (EDRi), (Annex 5) 
  Paper: Access Now: The European human rights agenda in the digital age 
(Annex 6) 
 

- With regard to the videoconference of 30/04/2020 with Fnac Darty,  PostNL 
Holding  B.V.  (PostNL),  Bolt,  Allegro.pl  sp.  z  o.o.  (Allegro.pl),  GlovoApp23,  S.L. 
(Glovo), Ahold Delhaize, Zalando SE: 
  Back  To  Office    (BTO)  Report:    Video-conference  with  large  European 
eCommerce  platform  companies  (COVID-19  pandemic  Structured 
Engagement with Industry), 30 April 2020 (Annex 7) 
 
With  regard  to  a)  the  videoconference  of  11/05/2020  with  Telefonica,  S.A.  and  b)  the 
videoconference  of  05/05/2020  with  EUTC,  we  regret  to  inform  you  that  the 
Commission does not hold any documents that would correspond to the description given 
in your application.  
3. 
ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
Following an examination of the identified documents under the provisions of Regulation 
1049/2001 and taking into account the opinion of the third parties we have arrived at the 
conclusion  that  they  can  be  partially  disclosed.  Disclosure  of  some  parts  of  the 
documents  is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4  of 
Regulation 1049/2001. 
(i) Protection of the privacy and integrity of the individual 


Full disclosure of Annexes 1-7 is prevented by the exception concerning the protection of 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article 4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001, since they contain the following personal data: 

the  names  and  contact  details  of  Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  
senior management; 

the names, functions, CV and contact details of other natural persons;  

other information relating to an identified or identifiable natural person, i.e. photos and 
personal opinions. 
Article 9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation3  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your request, you did 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  did  you  put 
forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to 
obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there 
is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
(ii)  Protection of commercial interests  
Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests of  a natural  or legal  person, including intellectual property, unless 
there is an overriding public interest in disclosure. 
This provision must be interpreted in light of Article 339 of the Treaty of the Functioning 
of the European Union (TFEU), which  requires staff members of the EU  institutions to 
refrain from disclosing information of the kind covered by the obligation of professional 
secrecy, in particular information about undertakings, their business relations or their cost 
components. 
Parts of Annex 1 contain commercially sensitive, non-public information relating to the 
concerned third party’s positions and activities. 
Parts  of  Annex  7  also  contain  commercially  sensitive  information  relating  to  the 
concerned third parties’ views, positions and activities. 
 Disclosure of these parts of the documents would seriously undermine the third parties’ 
commercial interests. 
(iii) Protection of the  decision-making process 
 
The first subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘[a]ccess to a 
document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which 
                                                 

Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free  movement  of such data, and repealing Regulation (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  


relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be refused 
if disclosure of the document would seriously undermine the institution’s decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure.’ 
 
The second subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘[a]ccess to 
a  document,  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and  preliminary 
consultations  within  the  institution  concerned  shall  be  refused  even  after  the  decision  has 
been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure.’ 
 
Annex  1  contains  parts  covered  by  the  aforementioned  exception  of  Article  4(3)  first 
subparagraph. In particular, they relate to matters where the decision has not been taken by 
the Commission yet. Disclosure of these parts would seriously undermine the protection of 
the ongoing decision-making process.  
 
Annex 1 contains also parts, which are covered by the aforementioned exception of Article 
4(3) second subparagraph. This document is a briefing prepared for the respective meeting. 
Parts  of  this  briefing  contain  preliminary  views  and  reflections,  which  were  under 
consideration  at  that  time.  Disclosure  of  these  parts  of  the  document  would  seriously 
undermine  the  Commission’s  functioning  and  internal  decision-making  process  and  deter 
Commission  services  and  officials  from  putting  forward  their  views  and  without  being 
unduly influenced by the prospect of wide disclosure exposing the Commission. 
Consequently, the above-mentioned parts of Annex 1 have been blanked out. 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Articles  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001  apply, 
unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  documents.  Such  an 
interest  must,  firstly,  be  a  public  interest  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure. We have examined whether there could be an overriding public interest in the 
disclosure  of  the  aforementioned  parts  of  the  documents  but  we  have  not  been  able  to 
identify such an interest. 
5. 
REUSE OF DOCUMENTS  
Annexes 1-2 and 7 were drawn up for internal use under the responsibility of the relevant 
services. They solely reflect the services’ interpretation of the interventions made and do 
not set out any official position of the third parties to which the documents refer, which 
were not consulted on their content. They do not reflect the position of the Commission 
and  cannot  be  quoted  as  such.  You  may  reuse  these  documents,  which  have  been 
produced  by  the  Commission  free  of  charge  and  for  non-commercial  and  commercial 
purposes,  provided  that  the  source  is  acknowledged  and  that  you  do  not  distort  the 
original meaning or message of the documents. Please note that the Commission does not 
assume liability stemming from the reuse. 
Annexes 3-6 originate from third parties. Please note that they are disclosed to you based 
on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released  documents  without  the  agreement  of  the  originators,  who  may  hold  an 
intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from their reuse. 



6. 
CONFIRMATORY APPLICATION  
In  accordance  with  Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
1049 Brussels 
BELGIUM 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
Yours sincerely, 
(e-Signed) 
Roberto Viola 
 
 
Enclosures: (7) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Electronically signed on 16/11/2020 17:45 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

Document Outline