This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'VW meetings Schmit cabinet'.




 
Ref. Ares(2020)4227156 - 12/08/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR EMPLOYMENT, SOCIAL AFFAIRS AND INCLUSION 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
EMPL.01/BR/pm (2020)4553815 
Subject:       Your application for access to documents – GESTDEM 2020/4276 
Dear Sir, 
I refer to your request for access to documents sent via the AsktheEU.org website on 14 
July 2020, registered on the same date under the above mentioned reference number. 
You requested access to all documents, including but not limited to minutes, (handwritten) 
notes, audio recordings, verbatim reports, operational conclusions, lines to take, e-mails, and 
presentations, related to the following two meetings: 
-  A  preparatory  videoconference  held  on  6  May  2020  between  Commissioner 
Schmit’s  Cabinet  members  Anouk  Faber,  Christoph  Nerlich  and  Santina 
Bertulessi with Volkswagen Aktiengesellschaft (VOLKSWAGEN AG), 
 
-  A  videoconference  held  on  15  May  2020  between  Commissioner  Schmit  and 
Cabinet  members  Antoine  Kasel,  Anouk  Faber,  Christoph  Nerlich  and  Santina 
Bertulessi  with  Volkswagen  Aktiengesellschaft  (VOLKSWAGEN  AG)  on  the 
topic of the recovery and skills. 
 
On the first meeting listed above: 
I  regret  to  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  any  documents  that  would 
correspond to the description given in your application.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request.   
 
Mr Peter Teffer 
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3 
3513 BH Utrecht 
The Netherlands 
 
Advanced copy by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Registered letter with acknowledgement receipt  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 
 

 
On the second meeting listed above: 
The following documents fall within the scope of your application:  
 
Briefing  to  Commissioner  Schmit  on  his  meeting  with  Gunnar  Kilian 
(Volkswagen  AG)  –  14  May  2020,  Ares(2020)3921067  (hereafter 
‘document 1’) – by Cabinet SCHMIT (hereafter ‘document 1’). 
 
Flash  report  of  the  meeting  of  Commissioner  Schmit  with  Gunnar  Kilian 
(Volkswagen  AG)  –  18  May  2020,  Ares(2020)3923519  –  by  DG  EMPL 
(hereafter ‘document 2’) 
Having  examined  the  document  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that 
document 1 may partially disclosed. Some parts of the document 1 have been blanked out as 
their disclosure is prevented by exception to the right of access laid down in Article 4(2), 
third indent of this Regulation. 
The  redacted  parts  of  the  document  you  seek  to  obtain  relate  to  an  ongoing  investigation 
regarding a possible infringement of EU law (reference number: EUP (2016) 2180). 
Disclosure  of  the  documents  requested  would  undermine  the  protection  of  the  purpose  of 
the ongoing investigation. 
The exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply 
unless there is an overriding public interest in disclosure of the document. In this case the 
Commission  has  reached  the  conclusion  that  there  appears  to  be  no  overriding  public 
interest in their disclosure in the sense of the Regulation. 
In addition, with regard to both documents 1 and 2 listed above, a complete disclosure of the 
identified documents is prevented by the exception concerning the protection of privacy and 
the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 




 
Please note that documents 1 and 2 were drawn up for internal use under the responsibility 
of  the  relevant  official  of  the  Directorate-General  for  the  use  of  the  Cabinet  of 
Commissioner  Schmit.  They  solely  reflect  the  author’s  interpretation  of  the  interventions 
made and does not set out any official position of the third parties to which the document 
refers,  which  was  not  consulted  on  its  content.  It  does  not  reflect  the  position  of  the 
Commission and cannot be quoted as such. 
For both meetings: 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
Joost KORTE 
 
 

Electronically signed on 11/08/2020 16:44 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563