This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Chemicals Strategy for Sustainability'.




Ref. Ares(2020)4381931 - 24/08/2020
 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Directorate E – Food and Feed Safety, Innovation 
 E2 – Food processing technologies and novel foods 
 
 
 
 
 

 Brussels,  
 DG SANTE/E2/JB/amf (2020) 
 
Vicky Cann 
CEO 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Dear Ms Cann, 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/4359 
We  refer  to  your  e-mail  dated  16  July  2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents on the basis of Regulation (EC) No 1049/20011, registered on the same date under 
the above-mentioned reference number. 
We  also  refer  to  our  letter  of  04  August  2020  extending  the  time  limit  to  respond  to  your 
request according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
1. Scope of your request 
In your application, you request access to: 
“a list of  all lobby meetings (including  face to  face, phone calls, conference calls etc) held 
since  29  January  2020  where  the  Chemicals  Strategy  for  Sustainability  was  discussed.  The 
list should include the names of the individuals and organisations participating; the date; the 
agenda;  and  any  minutes  /  notes  produced”
.  You  additionally  requested  access  to  “any 
emails  or  other  correspondence  from  lobby  groups  related  to  the  Chemicals  Strategy  for 
Sustainability received or sent since 29 January 2020
.” 
We consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, i.e. 
16 July 2020.  
This reply relates only to the documents held by Directorate-General for Health and Food Safety. 
We understand that you have made the same request to other Directorates-General2, and you will 
receive the replies from the other Directorates-General in due course. 
                                                 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission or 
by public and private entities on its behalf based on the Commission Decision on the reuse of 
Commission documents. 
You may reuse the documents disclosed free of charge and for non-
commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged and that you 
do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the  documents.  Please  note  that  the 
Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
Please  note  that  the  documents  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules on 
intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual  property 
right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility  from  their 
reuse. 
Please  also  note  that  some  of  the  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility  of  the  relevant  directorate  in  the  Directorate-General  for  Health  and  Food 
Safety. It solely reflects the service’s interpretation of the interventions made and does not set 
out  any  official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers,  which  was  not 
consulted  on  its  content.  It  does  not  reflect  the  position  of  the  Commission  and  cannot  be 
quoted as such. 
2. Identification and assessment of the documents 
We have identified 21 documents as falling under the scope of your request. 
You will find attached a table listing the identified documents and summarising the outcome of 
the assessment carried out on the basis of Regulation (EC) No 1049/2001 
Having examined all the documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 and 
considered the opinion of the third party, we have come to following conclusion, which is further 
explained below:  
  Full access can be granted to documents No 3 to 7 and document No 9; 
  Partial access can be granted to documents No 1, 2, 8 and 10 to 21, as their full disclosure 
is  prevented  by  one  exception  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4  of  the 
Regulation). 
3. Reason for partial access 
Protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with 
Community legislation regarding the protection of personal data - Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001 

A complete disclosure of the identified documents No 1, 2, 8 and 10 to 21 is prevented by the 
exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal 
data: 
- the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining to the 
senior management; 
                                                                                                                                                         
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 


 
- the names/initials and contact details of other natural persons;  
- handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons; 
 -  other  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  such  as  office  and 
phone numbers.  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a 
specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate 
interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular interest to have access to these personal data nor do you put forward any arguments to 
establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
Consequently, we conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data contained in the requested documents mentioned 
above,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals 
concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned.  
Therefore,  partial  access  is  granted  to  the  above  mentioned  documents,  expunged  of  personal 
data. 
4. Means of redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076  
B-1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 Bruno Gautrais 
 Head of Unit 
 
 
Annexes: List of 21 documents falling within the scope of the request with the assessment and 
21 fully or partially disclosed documents  
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Electronically signed on 21/08/2020 08:05 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563