This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Forum for the Exchange of Information on Enforcement of the EU legislation on the approval and market surveillance of motor vehicles'.




 
Ref. Ares(2020)5436803 - 13/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR INTERNAL MARKET, INDUSTRY, ENTREPRENEURSHIP 
AND SMES 
 
   
Director-General 
 
Brussels,  
GROW C4/SPR/cds(2020)5497861 
 
Mr Peter Teffer  
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3 
3513 BH Utrecht 
The Netherlands 
 
By email
ask+request-8429-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
        
 
Subject:  Request for access to documents – GestDem No. 2020/4744 
 
Dear Mr Teffer, 
 
Thank  you  for  your  e-mail  of  5  August  2020,  registered  at  the  Directorate-General  for 
Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  of  the European Commission  on 
15 June 2020, and requesting access to documents under Regulation (EC) No 1049/2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents 
(OJ L145, 31 May 2001, page 43 and following).  
 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
 
Your e-mail requested access to documents as follows: 
 
“All  presentations  given  and  other  documents  shared by participants in  the Forum for 
the Exchange of Information on Enforcement of the EU legislation on the approval and 
market surveillance of motor vehicles (E03652)." 
 
2. 
  AVAILABILITY OF DOCUMENTS IN THE PUBLIC DOMAIN 
 
The  meeting  documents  of  the  Forum  are  in  a  CIRCABC  group  called  “Forum  for 
Exchange  of  Information  on  Enforcement”.  Access  to  this  group  is  restricted  and  is 
granted  only  to  representatives  of  the  Member  States’  Type  Approval  Authorities  and 
Market Surveillance Authorities.  
 
Following your request, we have established another CIRCABC group, called “Forum for 
Exchange  of  Information  on  Enforcement  -  public”.  This  group  is  fully  open  to  all  and 
does not require any membership or registration with the CIRCABC system. The URL of 
the 
group 
is 
https://circabc.europa.eu/w/browse/5e63b043-c07e-4176-9028-
7516faca1b72  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË  

89 meeting documents  of the Forum are now available in the public group and are thus 
not covered by this reply.  
 
3. 
NON-DISCLOSURE OF 17 DOCUMENTS 
 
In  addition  to  the  documents  that  have  been  made  public,  we  have  identified  17 
documents that match the scope of your request. The list of these documents is in annex.  
 
Following an examination of the documents requested under the provisions of Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  would  like  to  inform  you 
that access to the documents cannot be granted. 
 
Disclosure of document 16 is prevented by exception to the right of access laid down in 
Article  4(2),  second  indent  of  this  Regulation  ("The institutions shall refuse access  to  a 
document where disclosure would undermine the protection of […] - the purpose of court 
proceedings and legal advice"). 
 
Document  16  contains  legal  advice  from  the  Commission  to  the  Member  States 
authorities. 
 
Disclosure of documents 1-15 and 17 is prevented by exception to the right of access laid 
down in Article 4(2), third indent of this Regulation ("The institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of […] - the purpose of 
inspections, investigations and audits"). 
 
The Forum  for Exchange of Information on Enforcement has been set up in accordance 
with  Regulation  (EU)  2018/858  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30 
May  2018  on  the  approval  and  market  surveillance  of  motor  vehicles  and  their  trailers, 
and of systems, components and separate technical units intended for such vehicles.  
 
The tasks of the Forum include the promotion of best practices in order to facilitate, for 
example,  the  uniform  interpretation  and  implementation  of  Regulation  (EU)  2018/858, 
the  exchange  of  information  on  enforcement  problems,  the  development  of  working 
methods  and  tools,  the  development  of  an  electronic  information  exchange  procedure, 
and the evaluation of harmonised enforcement projects and penalties.  
 
Documents  1-15  and  17  contain  detailed  information  related  to  the  topics  above,  in 
particular regarding market  surveillance, for example  descriptions by Member States on 
potential  breaches  of  the  legislation  and  information  presented  by  the  Commission  as 
regards the enforcement of legislation, including future plans for testing.  
 
In order to guarantee the successful management of these activities and to maintain trust 
and  build  confidence  among  the  authorities  and  the  Commission,  it  is  essential that the 
information shared with the Member States  with regard to the possible violations of the 
legislation or enforcement problems is not disclosed to the public at this stage.  
 
According to Regulation (EC) No 1049/2001, an exception to the right of access must be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosing  the  document  concerned, 
which outweighs the interest protected by the exception to the right of access. In this case 
the Commission has reached the conclusion that there appears to be no overriding public 
interest in their disclosure in the sense of the Regulation. 



 
The  possibility  of  granting  partial  access  in  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  has  also  been  examined.  However,  this  is  not  considered  possible 
since  the  documents  in  question  are  covered  in  their  entirety  by  the  above-mentioned 
exception. 
 
4. 
MEANS OF REDRESS 
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review its position. 
 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours faithfully, 
(e-signed) 
Kerstin Jorna 
Director-General 
 
 
Annexes:   Document register 

Electronically signed on 12/10/2020 18:30 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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