Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'PETI Committee rules of procedure'.

    
 
 
 
 
 
 
 
GUIDELINES FOR THE PETITIONS COMMITTEE 
 
INTERNAL PROCEDURES & RECOMMENDATIONS.1 
 
 
The process. 
 

Registration of petitions: 
 
When  petitions  are  addressed  to  the  Parliament  they  are  recorded  in  GEDA  by  the 
official  mail  service  and  then  forwarded  to  DG  Presidency  -  Members'  Activities 
Division. The M.A.D. acknowledges receipt, provides a petition number, and records 
the  name  of  the  petitioner  and  the  number  of  the  petition  for  publication  in  the 
minutes  of  the  first  plenary  session  after  registration.  The  petition,  in  its  original 
version, is simultaneously introduced into ePetition. 
 

Processing of petitions: 
 
Petitions  are  sent  in  groups  of  20  -  25  at  a  time  from  M.A.D.  (Luxembourg)  to  the 
Committee  secretariat.  When  the  petition  and  any  accompanying  documentation 
reaches the secretariat of the Committee it is distributed to the administrators within 
the secretariat to be summarised and recommendations are formulated. A deadline is 
given  and  the  summaries  are  again  grouped  together,  by  this  date,  and  sent  for 
translation. On receipt of the translated version the summaries and recommendations 
are  checked  for  their  coherence,  eventually  corrected,  returned  for  translation  if 
necessary,  before  being  sent  to  the  Distribution  Service  for  communication  to  all 
members of the Committee. (Note; the procedure is the same for all petitions, whether 
submitted electronically or by post.) 
 

Summary documents: 
 
Members  of  the  Committee  receive  a  document  containing  summaries  and 
recommendations  in  their  own  language  every  few  weeks.  (This  may  of  course  be 
checked  against  the  original  in  ePetition)  There  is  a  deadline  established  by  which 
time comments are to be sent to the Chairman of the Committee. Where no comments 
are  registered  the  recommendations  are  considered  to  be  approved  and  at  this  point 
letters  are  signed  by  the  Chairman  which  inform  petitioners  of  the  Committee's 
intentions  regarding  the  form  of  follow-up  action  to  be  given  to  the  petition.  The 
summaries  and  recommendations  are  introduced  into  ePetition,  and  any  additional 
data added where necessary by the administrator. 
                                                 
1 Concerning the petitions process itself and not the handling of reports and parliamentary opinions. 

 
 
 
 
 

Admissibility: 
 
To be considered admissible a petition must conform with the provisions of the Treaty 
(Articles  21  &  194)  and  with  the  Rules  of  Procedure  of  the  European  Parliament, 
notably Rule 191§1. Petitions which do not correspond to these criteria are declared 
inadmissible.  An  alternative  means  of  redress  or  appeal  may  be  suggested  in  such 
cases. 
 

Investigation and follow-up: 
 
If and  when  admissibility  is  established the substance of the petition may  be further 
investigated.  This  is  done  in  many  cases  by  forwarding  it  to  the  European 
Commission for preliminary research, particularly  to establish the legal status of the 
petition  in  relation  to  relevant  EU  Directives  or  Regulations.  (Petitions  received  in 
languages  other  than  EN,  FR  or  DE  must  first  be  translated  under  the  terms  of  an 
Interinstitutional  Agreement.)  The  Secretariat  General  of  the  Commission  forwards 
the request and the petition to the responsible service which provides a reply. It then 
coordinates the transmission of replies to the secretariat of the Committee. 
 
The Committee secretariat may, in certain cases, conduct its own investigation where 
it has the knowledge and expertise to do so. 
 
Petitions  may  be  forwarded  by  the  Chairman  to  other  Committees  of  the  European 
Parliament for an opinion or for information. Where an opinion is sought this may be 
provided in the form of a letter to the Petitions Committee, or in the form of a written 
document, depending on the substance of the response which is left to the discretion 
of the Committee concerned. Petitions forwarded for information do not as a general 
rule  require  a  reply  as  they  are  intended  merely  to  alert  a  Committee  to  a  particular 
situation  or  event  considered  by  the  petitioner  and  the  Petitions  Committee  to  be 
worthy of note and to help, for example, with preparation of new legislation. 
 
Petitions  which  concern  issues  on  which  the  European  Parliament  has  recently 
debated  or  voted  upon  are  replied  to  by  sending  the  corresponding  resolution  or 
legislative text to the petitioner. 
 

Preparation of the meeting agenda: 
 
Following the receipt of Commission replies a CM is prepared and translated for each 
one  and  the  secretariat  formulates  a  judgement  as  to  whether  the  issue  is  to  be 
itemised  on  the  Committee  agenda  as  an  "A"  point  or  a  "B"  point.  It  may  conclude 
that the response is inconclusive or that the reply is only provisional in which case the 
issue will not be placed on the agenda. If another substantive reason is apparent, the 
topicality or inherent importance of the subject may require that the members be made 
aware of the issue even though no clear options are available. 
 

 
 
 
 
 
 
The  draft  agenda  is  then  prepared  by  the  secretariat  which  takes  into  account  the 
importance of the various topics leading to prioritisation, the availability of members 
and Commission officials, and the eventual presence of petitioners or other interested 
parties. Petitions covering similar areas of activity or themes may be grouped together 
to  allow  members  to  usefully  compare  similar  situations  which  may  pertain  in 
different member states, or within a given state or region. 
 
The  draft  agenda  is  submitted  to  the  Chairman  for  his  consideration  and  approval 
before  being  translated  and  made  available  to  members.  It  is  discussed  during  a 
preparatory  meeting  of  the  secretariat  with  responsible  officials  from  the  political 
groups  in  the  Strasbourg  session  prior  to  each  Committee  meeting.  Dossiers  for  all 
items are inserted in ePetition. 
 
At this time the agenda for the Coordinators' meeting is also discussed. An annotated 
Coordinators' agenda is then prepared by the secretariat and distributed directly to the 
Bureau and Coordinators. 
 

Meetings of the Committee: 
 
The  Committee  finally  approves  the  draft  agenda,  submitted  by  the  Chairman,  and 
debates or discusses all the "A" items, based upon the Communications to Members 
and  other  documents  made  available  at  the  meeting.  The  European  Commission 
official  responsible  makes  an  oral  statement  on  behalf  of  the  Commission.  In 
exceptional  circumstances  the  Commissioner  responsible  may  be  invited  to  make  a 
statement.  If  a  petitioner  has  requested  to  be  present,  or  has  been  invited  by  the 
Chairman, he or she is given the opportunity to speak, provide additional information 
and respond to questions. Other interested parties, for example the representatives of 
Member States, may also be invited to attend the Committee and make a statement. 
 
Having considered each petition, the Committee may formulate a recommendation for 
further  action  by  keeping  the  petition  open.  Petitions  which  remain  open  may  be 
further investigated by the Committee by means of a fact-finding visit in exceptional 
and duly justified cases (with the approval of Parliament's authorities and according to 
its rules), or they may be investigated further by the European Commission and/or the 
secretariat. Information may be requested from national or local authorities' concerned 
or  other  interested  bodies,  such  as  Ombudsmen  where  appropriate.  The  Committee 
might wish to prepare a report for plenary on admissible petitions which it considers 
to  be  of  particular  significance,  or  table  an  Oral  Question  to  Council  or  the 
Commission, possibly with a draft resolution to wind up the debate 
 
 
 
 
 

 
 
 
Or, the Committee may consider that a case has been sufficiently discussed, in which 
case it is closed. "B" items are closed under the written procedure, unless a member 
raises  an  objection  in  which  case  they  are  placed  on  the  "A"  agenda  at  the  next 
meeting. Petitions which are closed are concluded on the basis of the reasons given in 
Committee. 
 
In either case the petitioner is informed by letter from the Chairman of the Committee 
of the decision taken. 
 

Outcome of meetings: 
 
Following each meeting the secretariat meets to coordinate the administrative 
outcome for each item and responsibilities are attributed to each member of staff. 
A note is sent to the European Commission which confirms the decisions of the 
Committee in relation to each petition. Decisions of the Committee are entered into 
ePetition by the secretariat following this meeting. Letters are then prepared for the 
Chairman's signature. 
 

Re-opening petitions: 
 
If, following a decision to close a petition, other pertinent facts are brought to light by 
the petitioner which have, in the opinion of the secretariat, not been fully taken into 
account, then a request may be introduced to re-open a petition. These issues are 
addressed at the beginning of a Committee meeting by the Chairman. 
 
10 
Closing dormant petitions: 
 
Petitions which have remained open, pending the provision of additional information 
for more than one year, and for which no further response has been obtained from the 
petitioner, may be closed by the Committee, on the advice of the secretariat, without 
further debate. They are also raised by the Chairman at the beginning of a Committee 
meeting.   
 
11 
"Balayage" 
 
At the end of each legislature, the secretariat of the Committee reviews the situation 
of all open petitions which remain on file. It identifies petitions which may no longer 
be actively under consideration in Committee with a view to closing them. Under the 
new legislature, the Committee once formed considers the recommendations of the 
secretariat and takes a decision. Otherwise, all petitions remain open and their 
assessment will continue without interruption.