This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'CETA Committee on Sanitary and Phytosanitary Measures (2)'.




 
Ref. Ares(2020)5213994 - 05/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Food sustainability, international relations 
  Bilateral International relations 
Brussels  
SANTE.DDG2.D.3/AA/mh (2020)5898156 
HARMSEN Vincent 
xxxxxxxxxxxxxxxxxx 
7326 AH Apeldoorn 
The Netherlands 
By email only to: 
ask+request-8531-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Dear Mr Harmsen, 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/5377  
We refer to your e-mail of 07 September 2020 in which you make a request for access to 
documents,  registered  on  11  September  2020  under  the  above  mentioned  reference 
number. 
1. 
Scope of your request 
On the basis of Regulation (EC) No 1049/20011, you request access to:  
‘-all  correspondence  (including  letters,  emails,  text  messages),  agendas,  minutes  of 
meetings, minutes of phone calls, reports and (policy) documents in general in relation to 
the CETA Committee on Sanitary and Phytosanitary Measures (between September 21st 
2017 and September 1st 2020).’ 
 
2. 
Identification and assessment of the relevant documents 
We identified the following 6 documents falling under the scope of your request: 
1.  Commission Decision C(2020)3664 – Meeting minutes of the Joint Management 
Committee on SPS - 26-27/03/2018; 
2.  Meeting agenda Joint Management Committee on SPS - 26-27/03/2018; 
3.  Meeting report Joint Management Committee on SPS - 26-27/03/2018; 
4.  Meeting agenda Joint Management Committee on SPS - 25-27/02/2019; 
5.  Meeting minutes Joint Management Committee on SPS - 25-27/02/2019; 
6.  Meeting report Joint Management Committee on SPS - 25-27/02/2019. 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Having examined the documents on the basis of Regulation (EC) No 1049/2001, we have 
come to the conclusion that: 
  Document 1 can be partially disclosed, as parts of it are covered by the exception 
laid down in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
  Documents 2 to 6 can be fully disclosed, as they are publicly available documents. 
We  enclose  a  copy  of  the  documents  requested,  please  note  that  documents  2  to  6  are 
publicly available at the following link: 
http://trade.ec.europa.eu/doclib/press/index.cfm?id=1811 
Therefore the PDF copies provided are to be understood as courtesy copies. 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse  of  Commission  documents.
  You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge 
and for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged 
and that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
The  reports  and  minutes  from  the  meetings  were  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility  of  the  relevant  Commission  services.  They  solely  reflect  the  services’ 
interpretation  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any  official  position  of  the 
third  parties  to  which  the  documents  refer,  which  was  not  consulted  on  their  content. 
They do not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
3.  Reasons for partial disclosure 
Protection of the privacy and integrity of the individual, in particular in accordance with 
Community  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  -  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 

With  regard  to  document  No  1,  a  complete  disclosure  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because it contains the following personal data: 

the names of Commission staff members not pertaining to the senior management;   

the names of other natural persons;  

handwritten signatures of Commission staff and of other natural persons; 

other information relating to an identified or identifiable natural person such as roles 
and function titles. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 



 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
document, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In accordance with the above, partial access is granted to document No 1, which is disclosed 
after redaction of all personal information. 
 
4.  Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.l) 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Koen VAN DYCK 
Head of Unit 
Enclosure: 
Document No 1 partially disclosed; courtesy copies of documents 
No 2 to 6. 
 
      

Electronically signed on 05/10/2020 08:22 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482