This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Grant Agreement of ID 776811, H2020 MIREU'.




 
Ref. Ares(2020)5065948 - 28/09/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Executive Agency for Small and Medium-sized Enterprises (EASME) 
 
Department B - LIFE and H2020 Energy, Environment & Resources 
  Head of Department 
 
 
Brussels,  
EASME.B/PK/MS/CP/B2.4 
Mr Völker 
xxx@xxxxxxxxxxx.xx  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref. Ares(2020)4647913 
 
Dear Mr Völker,  
We  refer  to  your  e-mail  dated  07/09/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on the same day under the above-mentioned reference number. 
You are requesting access to “documents which contain the following information: 
-  Grant  Agreement  of  Horizon  2020  ID  776811  "MIREU",  including  any  existing 
addenda, annexes, or subcontracts”. 

You application falls within the scope of Regulation (EC) 1049/20011.  
We regret to inform  you that EASME does not hold  addenda and subcontracts relating to 
this project. As  specified in  Article 2(3) of Regulation  (EC) No  1049/2001, the right  of 
access as defined in that regulation applies only to existing documents in the possession 
of the institution. Given that no such documents, corresponding to the description given 
in  your  application,  are  held  by  EASME,  we  are  not  in  a  position  to  fulfil  this  part  of 
your request. 
Concerning the remaining of your request, we have identified the following documents: 
  Grant Agreement-776811-MIREU (EN) 
  Annex 1 - Description of Action (part A) (EN) 
  Annex 1 - Description of the action (part B) (EN) 
  Annex 2 - Estimated budget of the action (EN) 
  Annex 2a - Additional information on the estimated budget of the action (EN) 
  Annex 3 - Accession Forms (EN) 
  Annex 4 - Model for the financial statements (EN) 
  Annex 5 - Model for the certificate on the financial statements (EN) 
  Annex 6 - Model for the certificate on the methodology (EN) 
  Amendment - AMD -776811 – 4 (EN) 
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  Official  Journal  of  the 
European Union L 145, 31.5.2001, p. 43–48. 
Executive Agency for Small and Medium-sized Enterprises (EASME), 1210 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË 
http://ec.europa.eu/easme/  

 
  Amendment - AMD - 776811 – 20 (EN) 
 
Since  most  of  the  documents  concerned  originate  from  the  Consortium,  it  has  been 
consulted on the possibility to release the documents. The  opinion of the Consortium was 
that access to their documents should be denied. They considered that the disclosure of the 
Grant  Agreement  and  its  annexes  would  undermine  the  interests  of  the  MIREU  project 
partners,  including  intellectual  property.  In  addition,  the  Consortium  highlighted  that  the 
Grant Agreement and its annexes include various personal data that is protected under EU 
legislation and the disclosure of which would undermine such protection. 
1.  
Grant Agreement - core text 
 
The  document  consists  of  82  pages  The  basis  of  the  Grant  Agreement  document  is  the 
Horizon  2020  General  Model  Grant  Agreement  (Multi-beneficiary  model  GA),  which  is 
publicly available2.  
However, the document also contains personal and commercially sensitive data that cannot 
be disclosed. 
The  document  contains personal  information  such  as  names,  e-mail  addresses  and  other 
personal  data  of  the  contact  persons  of  contracting  parties.  Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be  refused  if  its  disclosure 
would undermine the protection of privacy and the integrity of the individual, in particular 
in accordance with EU legislation regarding the protection of personal data.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  2018/17253,  personal  data  should  only  be 
transferred to recipients if they establish the necessity for a specific purpose in the public 
interest and if it is proportionate to transmit the personal data for that specific purpose and 
without prejudice to the data subject’s legitimate interests. We consider that the necessity of 
disclosing  the  aforementioned  personal  data  has  not  been  established  and  it  cannot  be 
assumed that such disclosure is proportionate and would not prejudice the legitimate rights 
of the persons concerned.  
 
Please note that the exception for Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 has an absolute 
character  and  does  not  envisage  the  possibility  of  demonstrating  the  existence  of  an 
overriding public interest. 
 
The document  also  contains  commercially sensitive  data,  such as  the bank account of the 
project  coordinator.  The  public  disclosure  of  this  information  would  seriously  undermine 
contracting parties' commercial interests, including security and confidential financial data. 
Accordingly, the exception in Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 
has to be invoked and access to the document has to be refused.  
In  accordance with  Article 4(6) of Regulation  (EC) No 1049/2001,  we have considered 
the  possibility  of  granting  partial  access  to  the  document  requested.  However,  for  the 
                                                 
2 https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf 
3   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295/39 of 21.11.2018). 


 
reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible  without  undermining 
the interest described above  
 
As  regards  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in  disclosure  in  relation  to  the 
Article 4(2) first indent on the protection of the commercial interests of the beneficiaries, we 
consider that, on balance, the principle of transparency which underlies the Regulation does 
not, in the present case, prevail over the above indicated interests so as to justify disclosure 
of the documents.  
In view of the foregoing and of the negative opinion of the Consortium, we are unable to 
grant you access to the core text of the Grant Agreement. 
 
2.  
Annex 1 - Description of the action (Parts A and B) 
The  document  consists  in  56  pages  for  Part  A  and  82  pages  for  Part  B.  It  contains 
personal information such as the names, contact details, CV etc. of staff involved in the 
implementation of the project.  
 
As  mentioned  above,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  access  to  a 
document has to  be refused if its  disclosure would  undermine the protection  of privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  EU  legislation 
regarding the protection of personal data. We consider that the necessity of disclosing the 
aforementioned  personal  data  is  not  established  and  it  cannot  be  assumed  that  such 
disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons  concerned. 
Accordingly, access to the personal data has to be refused. 
 
The document also contains commercially sensitive information reflecting in detail the 
project  methodology  and  intended  intellectual  property  rights  that  are  not  in  the  public 
domain.  The  public  disclosure  of  this  information  would  seriously  undermine  its 
commercial  interests,  including  intellectual  property.  Accordingly,  the  exception  in 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  No  1049/2001  has  to  be  invoked  and  access  to 
this part of document has to be refused. 
 
In  accordance with  Article 4(6) of Regulation  (EC) No 1049/2001,  we have considered 
the possibility of granting partial access to the document requested. Following a careful 
assessment, we can disclose pages 1, 3, 4, and 5 of the Annex 1 of Part A. 
 
As  regards  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in  disclosure  in  relation  to  the 
Article 4(2) first indent on the protection of the commercial interests of the beneficiaries, 
we have found no elements in this instance which could indicate the existence of such an 
overriding public interest in the sense of the Regulation (EC) No 1049/2001 that would 
outweigh the need to protect the commercial interests of the contracting parties. 
 
In view of the foregoing, we are able to grant you only access to the pages 1, 3, 4 and 5 of 
the Annex 1 of Part A. 
 
 
 
 


 
3.  
Annex  2  -  Estimated  budget  for  the  action  and  Annex  2a  -  Additional 
information on the estimated budget of the action  

 
Annex 2 and Annex 2a of the Grant Agreement provide budget repartition between budget 
categories and therefore disclose data on partners’ financial policy.  
 
Disclosure of the documents requested would undermine the protection of the commercial 
interests of the beneficiary, as putting such information in the public domain could deter any 
future  bids  from  the  current  beneficiaries  of  the  MIREU  Grant  Agreement.  Accordingly, 
the exception in Article 4(2), first indent, of Regulation No 1049/2001 has to be invoked 
and access to the documents has to be refused. 
 
In  accordance with  Article 4(6) of Regulation  (EC) No 1049/2001,  we have considered 
the  possibility  of  granting  partial  access  to  the  documents  requested.  However,  for  the 
reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible  without  undermining 
the interest described above  
 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  1049/2001 
applies  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  the  requested 
documents.  We  were  not  able  to  identify  any  public  interest  capable  of  outweighing  the 
need to protect the commercial interests, including the intellectual property, identified in the 
present letter. 
 
In view of the foregoing and of the negative opinion of the Consortium, we are unable to 
grant you access to the Annexes 2 and 2a. However, you can consult the template of these 
documents, which are publicly available4. 
 
4.  
Annex 3 – Accession Forms 
 
The  accession  forms  are  the  documents  by  which  the  beneficiary  demonstrate  is 
willingness to join the Consortium. They contain personal data such as the name of  the 
legal representative of the beneficiary.  
 
In accordance with Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the individual, in particular in accordance with EU legislation regarding the protection of 
personal data. 
 
We  consider  that  the  necessity  of  disclosing  the  aforementioned  personal  data  is  not 
established  and  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the 
legitimate rights of the persons concerned.  
 
In view of the foregoing, we are unable to grant you access to the accession forms. 
 
However, 
the 
template 
is 
publicly 
available 
at 
the 
following 
link: 
https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-
multi_en.pdf 
 
                                                 
4 Page 117 onwards: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf 


 
5  
Annex 4 - Model for the financial statements,  
Annex 5 - Model for the certificate on the financial statements and  
Annex 6 - Model for the certificate on the methodology.  

These  three  annexes  are  templates  which  are  publicly  available  at  the  following  link5: 
https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-
multi_en.pdf 

 
5.  
Amendments  
 
The two amendments relate to modifications of the composition of the Consortium and its 
impact on the contract implementation which are reflected in Annex 1 on description of the 
actions and Annex 2 related to the estimated budget. The second amendment also concerns 
the addition of a linked third party. 
 
Having  examined the documents  requested under the  provisions of Regulation 1049/2001 
regarding  public  access  to  documents,  we  regret  to  inform  you  that  your  application 
cannot  be  granted,  as  disclosure  is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid 
down in Article 4 of this Regulation. 
 
The  documents  contain  commercially  sensitive  information  reflecting  technical  and 
financial aspects of the project implementation that are not in the public domain.  
 
Taking also into consideration the negative opinion of the Consortium, we consider that 
the  public  disclosure  of  this  information  would  seriously  undermine  its  commercial 
interests, including intellectual property. Accordingly, the exception in Article 4(2), first 
indent, of Regulation No 1049/2001 has to be invoked and access to the documents has 
to be refused. 
 
In  accordance with  Article 4(6) of Regulation  (EC) No 1049/2001,  we have considered 
the  possibility  of  granting  partial  access  to  the  documents  requested.  However,  for  the 
reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible  without  undermining 
the interest described above. 
 
As  regards  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in  disclosure  in  relation  to  the 
Article 4(2) first indent on the protection of the commercial interests of the beneficiaries, 
we  consider  that,  on  balance,  the  principle  of  transparency  which  underlies  the 
Regulation does not, in the present case, prevail over the above indicated interests so as 
to justify disclosure of the documents. 
 
In view of the foregoing and of the negative opinion of the Consortium, we are unable to 
grant you access to the amendments. 
 
In addition, we would like to  inform  you that the  published information  on the selected 
project  is  available  on  the  EASME  website  at  the  following  link:  https://sc5.easme-
web.eu/?p=776811.
 
                                                 
5 Page 118 onwards. 



 
Moreover, specific information (e.g. budget, objectives, beneficiaries, public deliverables 
etc.)  on  the  project  is  available  in  CORDIS  and  on  the  project  specific  webpage 
https://cordis.europa.eu/project/id/776811, and the project's website: https://mireu.eu/. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make  a  confirmatory  application  requesting  the  Director  of  EASME  to  review  this 
position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter
 to the Director of EASME at the following address: 
European Commission 
EASME 
To the attention of Luisa Prista, Director 
COV2 12/134 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely,  
(e-signed) 
Patrik Kolar 
Head of Department B 
Enclosure: 
Annex 1 of the Grant Agreement 776811 – MIREU: Description of 
Action part A (expunged version)  
 
 
 
 
  

Electronically signed on 28/09/2020 10:11 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482