This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 91st-120th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 4.6.2019 
C(2019) 4280 final 
 
 
 
 
SW22JS London 
United Kingdom 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/1252 

Dear 

I refer to your letter of 27 March 2019, registered on the same day, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  5  March  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Justice  and  Consumers,  you  requested  access  to  the  English  version  of  the  Letter  of 
Formal Notice sent by the European Commission to the Czech Republic in infringement 
Case no. 2014/2174 (hereafter: ‘requested document’). 
The Letter of Formal Notice in the Czech language was sent by European Commission to 
the Czech Republic on 26 September 2014 under reference SG-Greffe(2014) D/13925.  
In  its  initial  reply  of  27  March  2019,  Directorate-General  for  Justice  and  Consumers 
refused  access  to  the  requested  document  based  on  the  exception  of  the  third  indent  of 
Article  4(2)  (protection  of  the  purpose  of  inspections,  investigations  and  audits)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001.  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
In your confirmatory application, you request a review of this position. You support your 
request  with  detailed  arguments,  which  I  will  address  in  the  corresponding  sections 
below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As  regards  the  requested  document,  I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the 
initial decision of Directorate-General for Justice and Consumers to refuse access, based 
on  the  exception  of  the  third  indent  of  Article  4(2)  (protection  of  the  purpose  of 
inspections, investigations and audits) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons 
set out below. 
As a preliminary note, I have to point out that the infringement no. 2014/2174 is an on-
going procedure of which the requested document forms part. The European Commission 
considers infringement procedures as a form of investigation.  
The  third  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the purpose of inspections, investigations and audits’. 
It is settled case-law of the Court of Justice that, ‘[…] the Member States are entitled to 
expect  the  European  Commission  to  guarantee  confidentiality  during  investigations 
which  might  lead  to  an  infringement  procedure.  This  requirement  of  confidentiality 
remains even after the matter has been brought before the Court of Justice, on the ground 
that it cannot be ruled out that the discussions between the Commission and the Member 
State in question regarding the latter's voluntary compliance with the Treaty requirements 
may continue during the court proceedings and up to the delivery of the judgment of the 
Court of Justice. The preservation of that objective, namely an amicable resolution of the 
dispute  between  the  Commission  and  the  Member  State  concerned  before  the  Court  of 
Justice  has  delivered  judgment,  justifies  refusal  of  access  […]  on  the  ground  of 
protection  of  the  public  interest  relating  to  inspections,  investigations  and  court 
proceedings […].’3 
Public access to documents forming part of on-going investigations can be refused under 
the  third  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  based  on  a  general 
presumption.  The  Court  of  Justice  ruled  that,  ‘documents  relating  to  an  infringement 
procedure during the pre-litigation stage may be covered by the general presumption of 
confidentiality  [because]  “it  can  be  presumed  that  the  disclosure  of  the  documents 
concerning  an  infringement  procedure  during  its  pre-litigation  stage  risks  altering  the 
nature  of  that  procedure  and  changing  the  way  it  proceeds  and,  accordingly,  that 
                                                 

Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  11  December  2001,  Petrie  and  Others  v  Commission,  T-
191/99, EU:T:2001:284, paragraph 68. 


 
disclosure would in principle undermine the protection of the purpose of investigations, 
within the meaning of the third indent of Article 4(2) of Regulation No 1049/2001”.’4 
The  Court  of  Justice  specified  that  this  general  presumption  covered  all  documents 
relating to the infringement procedure under Article 258 Treaty on the Functioning of the 
European  Union:  ‘[c]onsequently,  […]  all  the  documents,  irrespective  of  whether  they 
had been drawn up during the informal stage of that procedure, that is to say  before the 
Commission sent the letter of formal notice to the Member State concerned, or during the 
formal  stage  thereof,  that  is  to  say  after  that  letter  was  sent,  were  regarded  as  being 
covered by that presumption’.5 
The  mere  fact  that  a  document  in  Czech  exists  on  the  internet  does  not  imply  that  the 
presumption of confidentiality has ceased to  apply to the ongoing dialogue between the 
European  Commission  and  the  Czech  authorities,  for  which  a  climate  of  trust  remains 
essential.  
I note that, as the Letter of Formal Notice originates from the European Commission, any 
attempt  on  behalf  of  the  Czech  authorities  to  disclose  this  document  should  have 
normally been preceded by a consultation request under Article 5 of Regulation (EC) No 
1049/2001.  However,  the  European  Commission  did  not  receive  any  such  consultation 
request. 
Furthermore,  according  to  the  General  Court,  even  the  fact  that  national  authorities 
disclosed  a  document  belonging  to  an  infringement  file  under  their  national  law  is  not 
decisive  to  assess  if  the  presumption  of  non-disclosure  applies  under  Regulation  (EC) 
1049/2001 since that Regulation does not have the effect to amend national legislations 
on access to documents.6  
Therefore, the disclosure of the requested document at this stage of the procedure would 
essentially  deprive  the  Czech  authorities  from  their  lawful  expectation  of  sincere 
cooperation on the part of the European Commission during the infringement procedure. 
Refusal of access to the requested document is therefore justified under the third indent 
of Article 4(2) Regulation (EC) No 1049/2001. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 14 November 2013, LPN and Finland v Commission, C-514/11 P 
and C-605/11 P, EU:C:2013:738, paragraph 40. 

Ibid, paragraph 41. 
6   Judgment of the General Court of 5 December 2018, Sumner v European Commission, Case T-152/17, 
EU:T:2018:875, paragraph 40. 


 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  the  Czech  version  of  the  requested 
document is already available online and that ‘[d]isclosing the English version would in 
this  situation  then  only  equalise  access  to  the  said  letter  and  allow  English  speakers  to 
access it as well.’ 
Such  a  statement  setting  out  purely  general  considerations  is  not  sufficient  for  the 
purpose  of  establishing  that  an  overriding  public  interest  prevails  over  the  reasons 
justifying the refusal to disclose the documents in question.7  
Nor have I been able, based on the elements at my disposal, to establish the existence of 
any  overriding  public  interest  in  disclosing  the  Letter  of  Formal  Notice  in  its  English 
version. Such a disclosure would  be to  the detriment  of the principle of  legal  certainty. 
Indeed,  the  Letter  of  Formal  Notice  was  sent  by  European  Commission  to  the  Czech 
Republic in the Czech language. According to Article 3 of Regulation No 1 determining 
the  languages  to  be  used  by  the  European  Economic  Community,  as  amended,8 
‘[d]ocuments which an institution of the [European Union] sends to a Member State […] 
shall  be  drafted  in  the  language  of  such  State.’  Thus,  the  European  Commission  shall 
always use the official language of the addressed Member State when sending documents 
relating to infringement procedures.  
Therefore, I consider that the public interest is better served in this case by ensuring the 
conclusion,  in  all  serenity,  of  the  infringement  investigation,  without  jeopardising  the 
dialogue between the European Commission and the Member State for which, as pointed 
out above, a climate of trust is essential.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the document requested.  
However, as stated by the Court of Justice, where the document requested is covered by a 
general presumption of non-disclosure, such document does not fall within an obligation 
of disclosure, in full, or in part.9 
Consequently,  I have come to the conclusion that the document requested  is covered in 
its entirety by the invoked exceptions to the right of public access. 
                                                 
7   Judgments of the Court of Justice of 14 November 2013, LPN and Finland v Commission, C-514/11 P 
and C-605/11 P, EU:C:2013:738, paragraph 93). 
8   Official Journal P 017 of 6.10.1958, p. 385.  
9   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  28  June  2012,  European  Commission  v  Éditions  Odile  Jacob
C-404/10 P, EU:C:2012:393, paragraph 133. 



 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General