This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The Vaccines Procurement Steering Committee & the Joint Negotiation Team'.




 
Ref. Ares(2021)1844668 - 15/03/2021
 
 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
  DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
 
SANTE.DG/DDG1/C.3/KB 
 
By registered letter 
with acknowledgment of receipt1 

 
Olivier Hoedeman 
Corporate Europe Observatory 
(CEO) 
Rue d'Edimbourg 26, 
1050 Brussels, Belgium 
Advance copy by email 
ask+request-8562-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
ask+request-8988-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Mr Hoedeman, 
 
 
Subject: Your application for access to documents – GESTDEM 2020/5436 and 
GESTDEM 2021/0559 
 

We refer to  
  your  e-mail  dated  15  September  2020  in  which  you  made  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  the  same  date  under  the  reference  number  GESTDEM 
2020/5436. 
 
  our  email  of  2  October  2020  extending  the  time  limit  to  respond  to  your  request 
GESTDEM 2020/5436, according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
  your  e-mail  dated  01  February  2021  in  which  you  made  a  follow-up  request  for 
access  to  documents,  registered  on  the  same  date  under  the  reference  number 
GESTDEM 2021/0559. 
  our email of 22 February 2021 extending the time limit to respond to your request 
GESTDEM 2021/0559, according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
1.  Scope of your requests 
 
In your requests, you ask, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20012, access to: 
                                                      
1 According to standard operational procedure, the reply is usually also sent to you by registered post. Please note, however, 
that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures  currently  in  force  during  to  the  COVID-19  epidemics,  which 
include the requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately not in a position to follow this 
procedure until further notice. We would therefore appreciate if you could confirm receipt of the present e-mail. 
 

 
GESTDEM 2020/5436 
-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  of  the  Vaccines  Procurement  Steering 
Committee  and  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT)  with  representatives  of  pharmaceutical 
companies  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the  purchase  of  potential 
vaccines against COVID-19. 

-  all  correspondence  (including  emails  and  their  attachments)  between  the  Vaccines 
Procurement Steering Committee and the Joint Negotiation Team (JNT) and representatives 
of  pharmaceutical  companies  (including  Sanofi-GSK,  Johnson  &  Johnson,  CureVac, 
AstraZeneca,  Moderna  and  others)  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the 
purchase of potential vaccines against COVID-19. 

-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence).  
 
To your request you add the following: 
There is a clear public interest in disclosure of these documents. The transparency rules as 
set out in the Lisbon Treaty oblige the EU institutions to work as openly and as closely as 
possible  to  citizens.  There  is  clearly  a  lot  at  stake  for  EU  citizens  in  the  vaccine  deal 
negotiations.  Citizens  have  the  right  to  know  about  these  negotiations  that  are  happening 
on their behalf, involving billions of euros of public money to be spent for the development 
of vaccines. 

Secrecy  around  the  negotiations  about  the  vaccines,  moreover,  may  undermine  public 
confidence in the EU and its handling of the pandemic, but also in the vaccines themselves 
(with negative consequences for public health beyond the current pandemic). 

Blanket  confidentiality  cannot  be  the  rule  for  the  negotiations  about  the  Covid19  vaccine 
contracts.  Price  and  other  sorts  of  confidentiality  covering  commercial  aspects  of  these 
contracts  cannot  preclude  transparency,  for  instance  around  negotiations  about  liability 
and other provisions with clear implications for patient safety and the protection of public 
health. 

The  currently  negotiated  contracts  for  potential  covid19  vaccines  differ  from  usual 
medicines  procurement  deals.  Considerable  amounts  of  public  money  and  public 
guarantees are invested into the R&D and manufacturing process through the signature of 
advance  purchase  agreements  between  the  European  Commission  and  individual  pharma 
companies.  APAs  essentially  constitute  insurance  policies  paid  for  by  taxpayers'  money 
which  amongst  other  guarantee  losses  sustained  by  pharma  developers.  Governments 
commit  in  advance  to  shouldering  the  cost  of  certain  liabilities  sustained  by  pharma 
companies  throughout  the  R&D  process;  by  doing  so  they  de-risk  it  and  become  co-
developers.  This  makes  the  need  for  transparency  and  public  accountability  around  the 
negotiations even stronger. 
Please  note  that  there  is  also  a  clear  public  interest  in  the  release  of  the  names  of  the 
members  of  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT).  The  public  has  the  right  to  know  who  is 
negotiating on the EU’s behalf. Knowing the names of the negotiators is a pre-condition for 
assessing potential conflicts of interest

 
                                                                                                                                                                      
2 Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 
145, 31.5.2001, p. 43). 
 

 
GESTDEM 2021/0559 
- all reports (and other notes) from meetings of representatives of the European Commission, 
members  of  the  Vaccines  Procurement  Steering  Committee  and  members  of  the  Joint 
Negotiation Team (JNT) with representatives of pharmaceutical companies (AstraZeneca and 
others)  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the  purchase  of  vaccines  against 
COVID-19. 

- all correspondence (including emails and their attachments) between  representatives of the 
European  Commission,    members  of  the  Vaccines  Procurement  Steering  Committee  and 
members  of  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT)  and  representatives  of  pharmaceutical 
companies  (AstraZeneca  and  others)  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the 
purchase of vaccines against COVID-19. 

-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence). 

To your request you add the following: 
There is a clear public interest in disclosure of these documents. The Lisbon Treaty oblige the 
EU institutions to work as openly and as closely as possible to citizens. There is clearly a lot 
at stake for EU citizens in the vaccine deal negotiations. Citizens have the right to know about 
these  negotiations  that  are  happening  on  their  behalf,  involving  billions  of  euros  of  public 
money to be spent for the development of vaccines.  

Please  note  that  there  is  also  a  clear  public  interest  in  the  release  of  the  names  of  the 
members  of  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT).  The  public  has  the  right  to  know  who  was 
negotiating on the EU’s behalf. Knowing the names of the negotiators is a pre-condition for 
assessing potential conflicts of interest. 

This  request  covers  the  period  September  2020  until  today  (including  meeting  notes  and 
correspondence  from  January  2021).  It  is  a  follow-up  request  to  our  previous  request  with 
reference number GESTDEM 2020/5436 (registered on 15/09/2020), currently the subject of 
an inquiry by the European Ombudsman. 

2.  Identification and assessment of relevant documents 
 
We have so far identified 365 documents that fall within the scope of your requests and, more 
in particular, under the first and second bullets thereof.  
You will find attached a table listing the identified documents.  
In  an  effort  to  ensure  as  complete  as  possible  transparency  of  the  process  for  the  purchase  of 
COVID-19 vaccines, the Commission has engaged in consultations  with vaccines manufacturers 
involved in that process about the possibility to disclose APAs concerning such purchase. 
You will be aware that those efforts have already born some fruits. Following consultations with 
CureVac AG on the public disclosure of a redacted version of their agreement with the European 
Commission for the purchase of COVID-19 vaccines, the decision was taken to make a redacted 
version thereof available on a webpage of the European Commission:  
https://ec.europa.eu/info/files/curevac-redacted-advance-purchase-agreement_en 
It was further decided to make a redacted version of the agreement with AstraZeneca AB and 
with Sanofi Pasteur SA and GlaxoSmithKline Biologicals SA available other webpages. 
https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/apa_astrazeneca.pdf 
 


 
https://ec.europa.eu/info/files/sanofi-gsk-redacted-advance-purchase-agreement_en 
We are progressing with the assessment of the other documents included in the attached list in 
view  of  their  disclosure;  such  assessment  includes,  in  relation  to  some  documents,  the 
consultation of third parties concerned and has not been concluded yet. Therefore, we are not in 
the position to attach a copy of those documents to our reply.  
As  soon  as  the  assessment  is  concluded  for  each  document  or  group  of  documents,  should  it 
result  in  a  decision  to  fully  or  partially  disclose  and  publish  the  documents,  the  latter  will  be 
made progressively available on a Commission webpage. 
You will be informed in due course of the outcome of the ongoing assessment of the documents 
falling  under  the  scope  of  your  requests  and  of  the  decision  that  will  be  taken  regarding 
disclosure and publication of each of the documents. 
In  all  cases  where  documents  are  only  partially  released  or  published  because  full  disclosure 
would  undermine  the  protection  of  one  of  the  interests  referred  to  in  Art  4  of  Regulation 
1049/2001,  should  the  interest  in  question  cease  to  warrant  the  protection  afforded  by  that 
provision, the Commission will review and adjust the corresponding redactions as needed. As a 
consequence, the released version of the relevant documents will be replaced with a more recent 
one with fewer redactions. 
I trust that you will appreciate the complexity of the task undertaken by the Commission and the 
sensitivity of the assessment, which prevents the Commission to respond within the deadlines set 
out by Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
Yours sincerely, 
Sandra GALLINA 
Director-General 
 
 
 
Enclosure: Annex with the list of documents 
 
Electronically signed on 14/03/2021 22:48 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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