This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The Vaccines Procurement Steering Committee & the Joint Negotiation Team'.

link to page 1 Declaration 
of absence of conflict of interests and of respect of confidentiality  
under the procurement by the Commission, on behalf of Member States, of COVID-19 
vaccines  
I, the undersigned ………………………………………………………………………, having access to 
confidential information related to the joint EU-Member States’ effort to COVID-19 vaccines procurement, 
declare that I am aware of Article 61 of the EU Financial Regulation1, which states that: 
“1.  Financial actors within the meaning of Chapter 4 of this Title and other persons, including national 
authorities at any level, involved in budget implementation under direct, indirect and shared management, 
including acts preparatory thereto, audit or control, shall not take any action which may bring their own 
interests into conflict with those of the Union. They shall also take appropriate measures to prevent a 
conflict of interests from arising in the functions under their responsibility and to address situations which 
may objectively be perceived as a conflict of interests. 
2. Where there is a risk of a conflict of interests involving a member of staff of a national authority, the 
person in question shall refer the matter to his or her hierarchical superior. Where such a risk exists for staff 
covered by the Staff Regulations, the person in question shall refer the matter to the relevant authorising 
officer by delegation. The relevant hierarchical superior or the authorising officer by delegation shall 
confirm in writing whether a conflict of interests is found to exist. Where a conflict of interests is found to 
exist, the appointing authority or the relevant national authority shall ensure that the person in question 
ceases all activity in the matter. The relevant authorising officer by delegation or the relevant national 
authority shall ensure that any further appropriate action is taken in accordance with the applicable law. 
3. For the purposes of paragraph 1, a conflict of interests exists where the impartial and objective exercise of 
the functions of a financial actor or other person, as referred to in paragraph 1, is compromised for reasons 
involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other direct or 
indirect personal interest.” 
I hereby declare that, to my knowledge, I have no conflict of interests arising from any relationship with or 
interest in the operators who might be requested to participate  in the procedure  for  COVID-19 vaccines 
procurement, including persons or members of a group in case of joint tender, or the subcontractors 
proposed. 
I confirm that if I discover during the preparation of procurement  documents  and/or the procurement 
procedure (opening, evaluation and award of tenders) that  such a conflict exists, I will declare it 
immediately as indicated above. If a conflict of interests is found to exist, I shall cease all activities related 
to the procedure. 
I also confirm that I will keep all matters entrusted to me confidential. I will not make any adverse use of 
information given to me. 
 
Date:  
Signature:  
                                                 
1  Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the financial rules 
applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) No 1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 
1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision 
No 541/2014/EU and repealing Regulation (EU, Euratom) No 966/2012( 1), OJ L 193 of 30.07.2018, p.1