This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Generic questionnaire for prior notifications of article 25 of Regulation No 45/2001'.

DELEGATED CONTROLLER HELP NOTE 
 
  Notification overview ......................................................................................3 
Chapter 1: Notification information : .................................................................................. 3 
Chapter 2: General description of the processing:........................................................... 3 
Chapter 3 Purpose of the processing:................................................................................ 3 
Chapter 4: Main characteristic of processing and data:................................................... 3 
Chapter 5: Responsible for processing and data: ............................................................ 3 
Chapter 6: Transfer of data:................................................................................................. 3 
Chapter 7: General description of security measures:..................................................... 3 
Chapter 8: Complementary information:............................................................................ 4 
How to modify/complete a draft notification?...............................................5 
Step 1: Select menu ’Modify/complete a draft notification’.........................5 
Step 2: Draft notification modification ..........................................................5 
1. Browsing the notification................................................................................................. 5 
2. Using the on-line help ...................................................................................................... 5 
3. Using the references to the Regulation 45/2001............................................................ 5 
4. Filling-in the notification fields........................................................................................ 5 
Step 3: Saving a notification ..........................................................................6 
Step 4: Access to the Data Flow part of a notification.................................6 
How to ask for an advice on a draft notification?.........................................6 
Step 1: Access to the data flow page and ask for acceptance and 
clearance of the notification...........................................................................6 
How to give an advice on a draft notification? .............................................7 

Step 1: Select menu ‘Advice and request for information on a draft 
notification;......................................................................................................7 
Step 2: Selection of the 'draft' notification;...................................................7 
Step 3: ‘Draft' notification modification; .......................................................7 
Step 4: Access the Data Flow part and return the advice............................7 
How to ask for acceptance and clearance of a notification.........................7 
Step 1: Access to the data flow page and ask for acceptance and 
clearance of the notification...........................................................................7 
How to ask for a prior advice to the DPO......................................................7 
 

Notification overview 
 
A notification is divided into 8 chapters. Here is a list of the questions contained in each chapter: 
Chapter 1: Notification information : 
 
1) Date of submission (Automatical y fil ed-in) 
 
2) Name and first name of the control er 
 
3) Title 
 
4) Directorate, service or unit to which the control er is attached 
 
5) Directorate general to which the control er is attached 
Chapter 2: General description of the processing: 
6) Name of the processing 
 
7) Description of the processing 
 
8) Automated processing operation(s) 
 
9) Manual processing operation(s) 
 
10) Comments if applicable 
Chapter 3 Purpose of the processing: 
11) Legal basis of the processing 
 
12) Lawfulness of processing 
 
13) Purpose(s) of the processing 
Chapter 4: Main characteristic of processing and data: 
 
14) Data subject(s) concerned 
 
15) As you are processing personal data 
 
16) Category(ies) of data subjects 
 
17) Data field of data subject 
 
18) Category(ies) of data fields 
 
19) Storage media of data 
 
20) Recipient(s) of processing 
21) Category(ies) of recipients 
 
22) Retention of policy of (categories of) personal data 
Chapter 5: Responsible for processing and data: 
 
23) Name and first name of the processor 
 
24) Title 
 
25) Directorate, service or unit to which the processor is attached 
 
26) Directorate general to which the processor is attached 
Chapter 6: Transfer of data: 
27) Legal foundation of transfer: Only transfers to third party countries not subject to 
Directive 95/46/EC (Article 9) should be considered for this question. Please treat 
transfers to other institutions and bodies and to member states under question 20 
 
28) Category(ies) of Personal Data or Personal Data to be transferred 
Chapter 7: General description of security measures: 
 
29) Nature and Category(ies) of Personal Data to be protected 
 
30) Nature of related processing to be protected 
31) Technical measures to ensure level of security appropriate to the risks represented 
by questions 29 and 30 and to prevent any unauthorised disclosure or access, accidental 
or unlawful destruction or accidental loss, or alteration, and to prevent al  other unlawful 

forms of processing. (Each question of the subset fol owing contains a yes/no choice, and 
a text area for explanations) 
a) Preventing any unauthorised person from gaining access to computer systems 
processing personal data; 
b) Preventing any unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage 
media; 
c) Preventing any unauthorised memory inputs as wel  as any unauthorised 
disclosure, alteration or erasure of stored personal data; 
d) Preventing unauthorised persons from using data-processing systems by 
means of data transmission facilities;  
e) Ensuring that authorised users of a data-processing system can access no 
personal data other than those to which their access right refers; 
f) Recording which personal data have been communicated, at what time end to 
whom; 
g) Ensuring that it wil  subsequently be possible to check which personal data 
have been processed, at what time and by whom; 
h) Ensuring that personal data being processed on behalf of third parties can be 
processed only in the manner prescribed by the contracting institution or body; 
i) Ensuring that, during communication of personal data and during transport of 
storage media, the data cannot be read, copied or erased without authorisation; 
j) Designing the organisational structure within an institution or body in such a 
way that it wil  meet the special requirements of data protection; 
  
32) Organisational measures to ensure level of security appropriate to the risks 
represented by questions 29 and 30 and to prevent any unauthorised disclosure or 
access, accidental or unlawful destruction or accidental loss, or alteration, and to prevent 
al  other unlawful forms of processing. This question is based on 10 sub-questions 
composed of a yes/no question and text area for description purposes. The subset of 
questions is the same as for question 31.  
33) Technical measures to safeguard the secure use of the telecommunications networks 
and terminal equipment, if necessary in conjunction with the providers of publicity 
available telecommunications services or the providers of public telecommunications 
networks (having regard to the state of the art and the cost of their implementation, these 
measures shal  ensure a level of security appropriate to the risk presented 
34) Organisational measures to safeguard the secure use of the telecommunications 
networks and terminal equipment, if necessary in conjunction with the providers of 
publicity available telecommunications services or the providers of public 
telecommunications networks (having regard to the state of the art and the cost of their 
implementation, these measures shal  ensure a level of security appropriate to the risk 
presented 
35) In the event of any particular risk of a breach of the security of the network and 
terminal equipment, the Community institution or body concerned shal  inform users of 
the existence of that risk and of any possible remedies and alternative means of 
communication. Have you foreseen any such mechanism or procedure (Yes/No)? If Yes 
or No, please explain 
36) Do you publish / distribute / give access to one or more printed and/or electronic 
directories? Personal Data contained in printed and/or electronic directories of users and 
access to such directories shal  be limited to what is strictly necessary for the specific 
purposes of the directory 
Chapter 8: Complementary information: 
37) Complementary information to the different questions if applicable, including 
attachments to this notification which should not be public 



























How to modify/complete a draft notification? 
Step 1: Select menu ’Modify/complete a draft notification’ 
Select the left menu entry ‘Modify/complete a draft notification’ to access the list of notifications 
available for modification. 
  
Select the notification you want to modify by clicking on the corresponding pencil image . 
Step 2: Draft notification modification 
1. Browsing the notification 
 
To browse the different chapters of the notification, use the navigation part of the screen. The 
highlighted text (grey background) of the navigation part indicates in which chapter of the 
notification you are positioned. To display a specific chapter of the draft notification, you just have 
to click on the label of the corresponding chapter. 
 
 
Figure 1 
2. Using the on-line help 
On-line help messages are represented by a   symbol. Each question of a notification has an 
associated help message. 
To view the help message, simply move your mouse over the   symbol. When the mouse moves 
out of the   symbol, the message disappears. 
3. Using the references to the Regulation 45/2001 
When a question or chapter of the notification has a direct reference to an article of the 
Regulation 45/2001, you can view it by clicking on the text corresponding to the reference. 
Usual y, the reference is represented by the referenced article title or part. Al  the references to 
the Regulation begin with the ‘Ref.:’ text. 
 
Figure 2: reference example 
4. Filling-in the notification fields. 
 
- Text fields and text areas: Most questions of the notification present simple text fields 
or text areas to fil -in the answers. You can modify the content of these fields by adding, 
or changing the text. For these fields you have the possibility to type in a text, or to paste 
a text copied from any type of file that support the copy/paste functionality (Microsoft 
Word document, HTML file, PDF document, etc …). 
 

- Attachments: some questions can have a need for a longer text in the answer. The 
NDPO&R IS offers an ‘Upload file’ functionality to bypass the 2000 characters limit of text 
area fields. The ‘Upload file’ functionality is represented by a link named ’Attachment(s)’. 
Clicking this link displays a pop-up window listing the files joined to the question. 
Typical y the ‘Upload file’ functionality al ows using existing documents already available 
in the documentation of an information system, as those elaborated for example during 
the project phase. 
 
- Linked notifications: The NDPO&R IS offers the possibility to link the notification you 
are fil ing-in to a notification saved in the Register in chapter ‘2 General description of 
processing’ cal ed master notification and in chapter ‘7 General description of security 
measures’ cal ed generic notification. This functionality can be useful to avoid entering a 
content that has already been entered in an other notification. 
 
- Add/Remove processor(s) interface: Chapter ‘5 Responsible for processing and 
data’ of a notification al ows you to add or remove processors to the notification. To 
access the ‘Add/Remove processor(s)’ screen, first go chapter 5 of the notification and 
click on the ‘Add/Remove processor(s)’ button. For more details about how to use this 
interface, please refer to the NDPO&R IS User Guide. 
 
Step 3: Saving a notification 
There are 2 possibilities to save a notification: 
•  Use the ‘Save’ buttons available in top and bottom of each chapter of the notification 
•  Move to another chapter of the notification, by clicking on the corresponding text in the 
upper menu. 
Step 4: Access to the Data Flow part of a notification 
The Data Flow part of the notification system is accessible from any chapter of a draft notification 
by clicking on the ‘Send the Notification’ button displayed next to each ‘Save’ button on the top 
and bottom of each chapter. The ‘Send the Notification’ button is displayed if the draft notification 
has already been saved once. 
 
The Data Flow part of the notification system is the place from which the user selects an action 
and/or a recipient for the draft notification he’s working on. 
 
Use the radio buttons to select the action, enter a message in the ‘Message’ text area, and click 
on the submit button to bring the notification to the next step of the workflow. 
 
How to ask for an advice on a draft notification? 
Step 1: Access to the data flow page and ask for acceptance and clearance 
of the notification 
Access the Data Flow part of the notification by clicking on the ‘Send the Notification’ button. 
 
Select the radio button ‘Ask for an advice and/or request information on this notification to:’. 
Enter the last name of the person to which you want to ask for an advice, and then click on the 
‘Pick’ button. 
A pop-up window displays the list of al  the officials that match the name you entered. Select the 
right person from the list, and click on the add button. The pop-up window is closed. 
Enter a message in the ‘Message’ text area, and click on the submit button. 






















When the ‘Submit’ button is clicked, an e-mail is sent to the person you selected with the 
message you entered in the text area. 
How to give an advice on a draft notification? 
Step 1: Select menu ‘Advice and request for information on a draft 
notification; 
Select the left menu entry ‘Advice and request for information on draft notification’ to access to 
the list of notifications on which an advice has been requested. 
Step 2: Selection of the 'draft' notification; 
On this page, you can select a notification and give your advice by clicking on the corresponding 
pencil . Clicking on this button displays the selected notification. 
Step 3: ‘Draft' notification modification; 
To give your advice, modify the fields on which your opinion has been requested, and save the 
notification. 
Step 4: Access the Data Flow part and return the advice. 
Access the Data Flow part of the notification by clicking on the ‘Send the Notification’ button. 
 
To return the advice select the radio button ‘Give an advice on this notification’, enter a message 
indicating what changes you have made in the ‘Message’ text area, and click on the submit 
button. 
How to ask for acceptance and clearance of a notification 
Step 1: Access to the data flow page and ask for acceptance and clearance 
of the notification 
Access the Data Flow part of the notification by clicking on the ‘Send the Notification’ button. 
Select the radio button ‘Ask for Acceptance and clearance of this notification to:’. 
Enter a message in the ‘Message’ text area, and click on the ‘Submit’ button to ask for 
acceptance and clearance of the notification to the control er selected in the part 1 of the 
notification. 
When the ‘Submit’ button is clicked, an e-mail is sent to the control er of the notification, indicating 
him that you have asked for acceptance and clearance of this notification, with the message you 
entered in the text area. 
 
How to ask for a prior advice to the DPO 
Access the Data Flow part of the notification by clicking on the ‘Send the Notification’ button. 
 
Select the radio button ‘Ask for prior advice on this notification to the Data Protection Officer’. 
Enter a message in the ‘Message’ text area, and click on the ‘Submit’ button to ask for a prior 
advice to the DPO. 
When the ‘Submit’ button is clicked, several actions are taken: 
 

The draft notification is copied in DPO table and locked for history purposes  

An incremented version of the draft notification is copied in the DPO table. The 
modifications of the DPO are made on this notification.