This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 121th-150th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)5931722 - 26/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
.
 
Brussels, 22.7.2019 
C(2019) 5605 final 
 
 
 
1290 Grosuplje 
Slovenia 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  –  GESTDEM 
2019/1579 
Dear 
 
I  am  writing  in  reference  to  your  email  of  6  June  2019,  registered  on  the  same  date,  by 
which you submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
In your initial application of 12 February 2019, you requested access to:  
‘the copies of [the] following documents produced by the European Commission: 
1.  Note to the file on the case EUP 7185/14/ MARK; 
2.  Complete  correspondence  with  other  [European]  Commission's  D[irectorates-] 
G[eneral] related to the case EUP 7185/14/ MARK and CHAP (2014)03386 (if such 
correspondence exists); 
3.  Complete  correspondence  with  other  [European]  Commission's  D[irectorates-] 
G[eneral]  related  to  the  cases  CHAP (2017)01860  and  CHAP (2018)989  (if  such 
correspondence exists); 
4.  Correspondence sent to Slovene authorities related to the cases CHAP (2017)01860 
and CHAP (2018)989 (if such correspondence exists).’    
                                                 
1   Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2   Official Journal L 145 of 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

By  letter  of  16  May  2019,  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship and SMEs informed you that it was not able to identify any documents as 
falling within the scope of your request.  
More  specifically,  as  regards  the  note  to  the  file  on  case  EUP 7185/14/MARK  requested 
under  point  1  of  your  application,  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship and SMEs explained that the reasons for closing the case in question were 
only articulated  in  the two letters  closing the complaint registered under reference number 
CHAP(2014)03386.  
As  regards  the  correspondence  requested  under  the  remaining  parts  of  your  request,  the 
Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs clarified that 
(i)  the  interservices  exchanges  were  conducted  informally  over  the  phone  and  (ii)  no 
correspondence took place between the European Commission and the Slovenian authorities 
in relation to the cases CHAP (2017)01860 and CHAP(2018)989. 
In the framework of  your confirmatory application you request to receive the confirmation 
of the lack of any existing document ‘such as [any] Note to the file or any similar document 
which contains information such as the background of the case, correspondence history with 
the  complainant,  communication  with  [the]  Slovene  authorities,  or  legal  assessment  of  the 
case’.  
Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search for the documents requested.  
Following  this  review,  the  European  Commission  has  identified  the  following  document  as 
falling within the scope of your request: 

Minutes of the meeting of 26 October 2017, reference Ares(2019)3903744. 
I can inform you that wide partial access is granted to the minutes taken following a meeting 
held on 26 October 2017 between some staff members of the Directorate-General for internal 
Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  and  yourself,  concerning  case  EU  Pilot 
7185/14/MARK,  subject  to  the  redaction  of  the  former’s  personal  data  in  accordance  with 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below. 
Moreover,  I  would  like  to  confirm  hereby  that  the  institution  does  not  hold  any  other 
documents that would correspond to the description given in your application in respect to the 
complaint CHAP(2014) 03386 and the procedure EU Pilot 7185/14/MARK. There is neither 
a  note  to  the  file  nor  any  other  similar  document,  which  contains  information  about  the 
background  of  the  case,  the  correspondence  history  with  the  complainant  or  communication 
with Slovene authorities. 
Article  2(3)  of  Regulation (EC) No 1049/2001  provides  that  the  right  of  access  within  the 
meaning  of  this  instrument  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  


In this instance, the legal assessment of case related to complaint CHAP(2014) 03386 and the 
ensuing  procedure  EU  Pilot  7185/14/MARK  is  set  forth  in  the  two  letters  sent  to  the 
complainant (namely the pre-closure letter of 13 September 2016 and the confirmatory closing 
letter of 3 April 2018). These two documents reflect the result of numerous internal discussions 
regarding the very extensive legal analysis of the case. No other documents were drafted in that 
respect. 
Consequently,  the  European  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil  this  part  of  your 
request. 
Article  4(1)(b)  of  Regulation (EC) No 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data.’  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU) 2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation (EC) No 45/2001  and 
Decision No 1247/2002/EC.3 
In  the  Psara  case,  the  General  Court  reiterated  that  Article  4(1)(b)  ‘is  an  indivisible 
provision  [which]  requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual must always be examined and assessed in conformity with the legislation of the 
Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  in  particular  with  Regulation 45/2001’ 
and that ‘[it] establishes a specific and reinforced system  of protection of a person whose 
personal data could, in certain cases, be communicated to the public […].4’ 
Notwithstanding  the  fact  that  this  judgment  referred  to  Regulation  (EC) No 45/2001,  it 
applies by analogy to  Regulation (EU) 2018/1725, as, in principle, the rest of the case law 
pertaining to the former. 
Article  3(1)  of  Regulation (EU) 2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice 
ruled that any information, which due to its content, purpose or effect, is linked to a particular 
person, qualifies as personal data5. 
In the Rechnungshof case law, the Court of Justice further confirmed that ‘there is no reason of 
principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of private 
life’6. 
                                                 
3   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39, hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’. 
4   Judgment of the General Court of 25 September 2018, Maria Psara and Others v European Parliament
T-639/15 to T-666/15 and T-94/16, (hereafter ‘the Psara judgment’), EU:T:2018:602, paragraph 65. 
5      Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Novak Data Protection Commissioner,  
   C-434/16, EU:T:2018:560, paragraphs 33-35 
Judgment of the Court of Justice of 20 May 2003, Rechnungshof Österreichischer Rundfunk and others
C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 


The General Court also stressed that ‘[t]he Court previously held that derogations from the 
protection of personal data must be interpreted strictly’7. 
In this instance, the document falling under the scope of your request contains personal data 
of  some  members  of  the  non-senior  staff  of  the  Directorate-General  for  internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship and SMEs, including their names and surnames. 
Public disclosure of these personal data would consequently constitute processing (transfer) 
of personal data within the meaning of Article 9(1) (b) of Regulation (EU) 2018/1725.   
 
Pursuant to this provision, ‘personal data shall only be transmitted to recipients established in 
the Union other than Union institutions and bodies if […] the recipient establishes that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest  and the 
controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are both fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation (EU) 2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  settled  case-law,  the  condition  of  necessity  laid  down  in  Article  9(1)(b)  of 
Regulation (EU) 2018/1725 requires the demonstration by the applicant that the transfer of 
personal data is the most appropriate of the possible measures for attaining his/her objective, 
and that it is proportionate to that objective.’8 
 
In  your  application,  you  do  not  refer  to  the  necessity  of  disclosing  any  of  the  above-
mentioned personal data.  
 
Therefore,  I  conclude  that  the  transfer  of  the  personal  data  of  the  staff  members  of  the 
Directorate-General for internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs through the full 
disclosure  of  the  requested  minutes  does  not  fulfil  the  requirement  of  lawfulness  provided 
for in Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725.   
 
Consequently,  the  personal  data  included  in  the  minutes  must  be  withheld  under  the 
exception which is provided by Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, as there is 
no need to publicly disclose them and it cannot be assumed that the legitimate rights of the 
data subjects concerned would not be prejudiced by such disclosure.  
 
 
 
                                                 
7    The Psara judgment, op. cit., paragraph 68. 
8   Judgment  of  the  General  Court  of  15 July  2015,  Dennekamp  v  Parliament,  T-115/13, 
EU:T:2015:497,  paragraph 77.