This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 121th-150th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)5931722 - 26/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 1.7.2019 
C(2019) 5114 final 
 
 
10672 Athens   
Greece 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/287 

Dear 

I refer to your email of 14 March 2019, registered on the same date, by which you submit 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
On  25  October  2018  you  sent  a  letter  to  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks,  Content  and  Technology  of  the  European  Commission,  in  which  you 
requested  information  regarding  the  participation  of  the  company 
  in  the 
projects  co-financed  by  the  EU  under  Sixth  Framework  Programme  for  Research  and 
Technological  Development  (hereafter  ‘Framework  Programme’).  In  your  letter  you 
underlined  that  you  were  the  founder  of  the  above-mentioned  company  and  asked 
whether 
  fulfilled  the  contractual  obligations  deriving  from  participation  in 
the  projects  in  question  and  in  particular,  whether  it  had  provided  the  required 
deliverables. In this context, you also provided the list of 25 projects in which the above-
mentioned company was involved.    
The Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology replied 
to  you  letter  on  21  December  2018.  It  directed  you  to  the  information  relating  to  the 
projects  co-financed  from  the  EU  Research  Framework  Programmes,  available  on 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
‘Europa’ website3. The Directorate-General for Communications Networks, Content and 
Technology explained that, as you are not anymore a legal representative of 

it is not possible to provide you the requested information. Additionally, the Directorate-
General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  underlined  that  the 
information  you  requested  is  commercially  sensitive  and  pointed  out  at  the  Court 
proceedings4 relating to the issues concerning implementation of the projects in question.  
In  your letter of 9 January  2019,  you provided the detailed explanations concerning  the 
motives  that  underpin  your  request  for  information.  In  the  same  letter  you  explicitly 
requested access to, I quote:  
‘1)  The  cost  statements  and  the  dates  of  their  submission  to  [the  European 
Commission]  of  all  the  cost  statements  of 
  for  all  the  25  projects 
mentioned  in  [the]  list  [attached  to  your  letter  of  25  October  2018]  and  the 
outcome of the related reviews of them by [the European Commission],  
2) The letters addressed to the coordinators of each project announcing the result 
of  the  final  technical  reviews  and  the  reviews  of  the  final  cost  statements  of 
for each project.’ 
You  request  was  recognised  as  the  initial  application  for  public  access  to  documents 
under Regulation (EC) No 1049/2001 and attributed to the relevant Directorates-General 
of the European Commission for handling and reply. Indeed, as the projects listed in your 
application  were  managed  by  the  Directorate-General  for  Information  Society  and 
Media5  and  the  Directorate-General  for  Research  and  Innovation,  your  application  was 
attributed to both above-mentioned Directorates-General.   
The  Directorate-General  for  Information  Society  and  Media  managed  the  following 
projects  included  in  your  list: 
 
. Consequently, as far as the above-mentioned 
projects are concerned, the European Commission has identified the following categories 
of documents as falling under the scope of your initial application:  
Concerning  projects 
 
 
 
 
 
-  Documents containing project review reports (hereafter ‘documents belonging to 
category 1’), 
-  Documents  containing  financial  statements  (‘Forms  C’)  of 
 
 
(hereafter ‘documents belonging to category 2’), 
                                                 
3  
www.cordis.europa.eu. 
4  
T-483/13. 
5  
Currently: Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology. 
6  
Or its successors.  


 
-  Documents  containing  letters/emails  from  the  European  Commission  to  the 
projects’  coordinators  concerning  financial  assessment  of  the  projects  (hereafter 
‘documents belonging to category 3’), 
-  Documents  containing  audit  implementation  reports  and  letters/emails  related 
thereto (hereafter ‘documents belonging to category 4’).  
On  28  February  2019,  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content 
and  Technology  refused  access  to  all  above-mentioned  documents.  It  invoked  the 
exceptions provided for in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 and Article 
4(2), first and second indents of that regulation, which protect, respectively, privacy and 
the integrity of the individual, commercial interest and the court proceedings, as the basis 
of the refusal.  
The  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  also 
explained in its reply, that in so far as project 
 is concerned, it did not 
identify  any  documents  falling  under  the  scope  of  your  application,  as 
 
 
 had not participated in that project.   
Through your confirmatory application, you request a review of this position.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General or service concerned at the initial stage. 
As  a  preliminary  comment,  I  would  like  to  emphasise  that  documents  disclosed  under 
Regulation (EC) No 1049/2001, legally speaking, become public documents. In line with 
the case law of the EU Court8, the institution that disclosed documents under the above-
mentioned regulation may not refuse access thereto if other applicants asked for it. 
Following  my  review,  I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  position  of  the 
Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  to  refuse 
access to the documents concerned. The underlying exceptions are provided for in Article  
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  Article  4(2),  first  and  third  indents,  of  that 
regulation  and  Article  4(3),  second  subparagraph  of  the  said  regulation.  They  protect, 
respectively, privacy and the integrity of the individual, commercial interests of a natural 
or legal person, the purpose of the investigation and the decision-making process.  
The detailed reasons are set out below. 
Additionally,  please  note  that  the  relevant  parts  of  documents  belonging  to  category  3 
contain  information  unrelated  to 
  (for  example  the  financial  assessment  of 
                                                 
7  
Or its legal successors such as 
   
8   Judgment of the General Court of 21 October 2010, Agapiou Joséphidès v Commission and EACEA
T-439/08, EU:T:2010:442, paragraph 116. 


 
the  cost  statement  submitted  by  other  members  of  the  consortium  participating  in  the 
projects in question). This information falls outside the scope of your application. 
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In this context, please note that in its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)9, the 
Court  of  Justice  ruled  that  when  an  application  is  made  for  access  to  documents 
containing personal data, Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the 
processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free 
movement of such data10 (‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
As  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been  repealed  by 
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 
2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data 
by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such 
data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC11 
(‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case-law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In the above-mentioned judgment the Court stated that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.12 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.13 
                                                 
9   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
10   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
11   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
12   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 59. 
13   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  preliminary  rulings  in  proceedings  between 
Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk,  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
Documents  belonging  to  categories  1,  2  and  3  contain  the  names,  surnames,  initials, 
shortened names and contact details (telephone number, office location, email addresses) 
of  the  staff  members  of  the  European  Commission  who  do  not  hold  any  senior 
management  position  and  of  the  third  parties 
  or  other  members  of  the 
consortium).  They  contain  also  biometric  data  (handwritten  signatures  of  the  staff 
member of the European Commission or the third parties).  
The names14 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  2(a)  of  Regulation  (EU) 
2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have  to  examine  of  its  own  motion  the  existence  of  a  need  for  transferring  personal 
data.15  This  is  also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which 
requires  that  the  necessity  to  have  the  personal  data  transmitted  must  be  established  by 
the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the 
first condition is fulfilled, namely if the recipient establishes that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the  European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the 
data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having demonstrably weighted the various competing interests. 
Consequently,  I consider that the necessity for the transfer of personal data (through its 
public disclosure) included in documents belonging to categories 1, 2 and 3 has not been 
established.  Therefore,  the  European  Commission  does  not  have  to  examine  whether 
there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be 
prejudiced. 
                                                 
14   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 68. 
15   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected 
in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Furthermore,  as  the  handwritten  signatures,  are  biometric  data,  there  is  a  risk  that  their 
disclosure would prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
2.2  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of    commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Documents  belonging  to  category  1  contain  the  projects’  review  reports.  They  include 
detailed  information  relating  to  the  technical  aspects  of  the  implementation  of  the 
projects  that  reflects  and  complements  the  description  of  work  included  in  the  project 
proposal.  That  includes,  for  instance,  the  description  of  the  particular  tasks  under 
responsibility  of  a  given  consortium  member,  together  with  the  information  about  the 
resources involved. The undisclosed parts of the documents also contain the information 
about the difficulties encountered in the execution of particular tasks.  
Documents  belonging  to  category  2  contain  the  financial  statements  (‘Forms  C’) 
submitted by 
 in the course of the projects in question. The relevant parts of 
the  documents  contain  detailed  financial  information  relating  to  the  categories  and 
amounts of costs incurred in the execution of the project.   
Documents  belonging  to  category  3  include  the  financial  assessment  of  the  projects 
carried out by the European Commission following the examination of the participants’ 
costs  statements.  This  include  the  individual  ‘participant’s  finance  sheets’  and  the 
‘summary  reports’  containing  payment  calculation  for  the  entire  consortium,  broken 
down  to  the  individual  consortium  members.  Information  included  in  the  undisclosed 
parts of documents is similar to that included in documents belonging to category 2.  
Additionally,  the  information  relating  to  the  payment  calculation  to  other  consortium 
members,  as  explained  in  part  2  of  this  decision,  falls  outside  the  scope  of  your 
application.  
Documents  belonging  to  category  4  contain  the  information  concerning  the  outcome  of 
the financial audit. The information is presented in the same form as in the ‘participant’s 
finance sheet’, in which the relevant position of costs are adjusted in line with the result 


 
of the audit. The documents also include the letter from the European Commission to the 
 outlining the result of the audit.   
That  above-mentioned  information  has  to  be  considered  as  commercially  sensitive 
business information.    
Its  public  disclosure,  through  the  release  of  the  above-mentioned  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001, would clearly undermine the commercial interests of the 
entities (including
) participating in the projects  in  question.  Disclosing the 
information  concerning  details  of  the  implementation  of  the  project  (reflecting  the 
description of work included in the proposal of the project), or financial data included in 
the  financial  statements  (and  reflected  in  the  assessment  carried  out  by  the  European 
Commission)  would  give  potential  competitors  an  unfair  advantage.  Given  the 
competitive  environment  in  which  the  applicants  for  grants  operate,  it  is  necessary  to 
consider that information as sensitive business information.  
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  the  economic 
operators in question. I conclude, therefore, that access to the relevant parts of documents 
belonging to categories 1, 2 and 3 and to the entirety of documents belonging to category 
4 must be denied on the basis of the exception laid down in the first indent of Article 4(2) 
of Regulation (EC) No 1049/2001. 
2.3   Protection of the purpose of inspection, investigation and audit and the 
decision-making process 
Article  4(2),  third  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  […]  the  purpose  of  […]  investigations  […]  unless  there  is  an  overriding 
public interest in disclosure.’ 
Article  4(3),  second  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that 
‘[a]ccess to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary consultations within the institutions concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure’. 
The  documents  belonging  to  categories  1-4  relate  to  the  ongoing  proceedings  by  the 
Greek  authorities concerning the participation of 
 in  the projects  funded by 
the  EU.  Indeed,  the  proceedings  opened  by  the  Greek  authorities  are  the  result  of  the 
enquiry launched in 2009 by the European Anti-Fraud Office. That enquiry related to  a 
series  of  projects  funded  under  the  EU  Framework  Programme,  in  which
 
participated.  
Documents  belonging  to  categories  2,  3  and  4  are  part  of  the  administrative  file  of  the 
above-mentioned enquiry launched in 2009 by the European Anti-Fraud Office.   


 
In order to  ensure the effectiveness  of enquiries led by  the European Anti-Fraud Office 
into cases of possible fraud, it is essential to preserve a climate of mutual trust between 
all parties involved in the enquiry, and hence the confidentiality of these enquiries is of 
high  importance.  The  enquiries  led  by  the  European  Anti-Fraud  Office  –  and  the 
underlying  evidence  and  information  sources  –  therefore  require  strict  protection  from 
the public, even after the European Anti-Fraud Office enquiry (as in the case at hand) has 
been closed. 
The  fact  that,  as  you  point  out  in  your  confirmatory  application,  you  had  access  to  the 
documents concerned in your capacity of the member of
 management, may 
not  warrant  their  public  disclosure  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Indeed,  as 
mentioned in point 2 of this decision, documents disclosed under that regulation become, 
legally  speaking,  public  documents.  Consequently,  they  would  not  be  disclosed  only  to 
you,  but  also  to  anyone  who  would  ask  for  such  access,  thus  undermining  the  above-
mentioned confidentiality of the enquiry.   
The  activities  of  the  European  Anti-Fraud  Office  in  the  above-mentioned  case  were 
finalised, with the recommendation to the Greek authorities to initiate proceedings in the 
matter.  Subsequently,  the  Greek  authorities  launched  the  proceedings,  which  are 
therefore the direct result of the inquiry by the European Anti-Fraud Office.  
The  General  Court,  in  its  Judgment  in  Case  T-221/08,  confirmed  the  existence  of  a 
general  presumption  of  non-disclosure  as  regards  documents  concerning  the  European 
Anti-Fraud Office enquiries, conducted on the basis of Regulation (EC) No 1073/199916, 
in particular, but not limited to, those documents which contain opinions for internal use 
as part of deliberations and preliminary consultations. The General Court also ruled that, 
in such a case, it is irrelevant whether the request for public access concerns ongoing or 
already closed enquiries17. 
Furthermore, the General Court, in the same Case, outlined that, in order to determine the 
scope of Regulation (EC) No 1049/2001, account must be taken of the relevant sectoral 
rules governing the administrative procedure under which the documents requested under 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  were  gathered18.  In  the  present  case,  the  administrative 
procedures  are  regulated  by  Regulation  (EU,  Euratom)  No  833/2013  concerning 
investigations  conducted  by  the  European  Anti-Fraud  Office19,  which  provides  for  the 
obligation of confidentiality with regard to all information gathered during enquiries. 
                                                 
16   Regulation  (EC)  No  1073/1999  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  25  May  1999 
concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF), Official Journal L 
136, 31.5.1999, p. 1 to 7. 
17   Judgment  of  the  General  Court  of  26  April  2016,  Strack  v  Commission  (hereafter  referred  to  as 
Strack v Commission judgment’), T-221/08, EU:T:2016:242, paragraphs 159 to 164. 
18   Strack v Commission judgment quoted above, paragraph 154. 
19   Regulation  (EU,  Euratom)  No  833/2013  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  11 
September  2013,  Official  Journal  and  repealing  Regulation  (EC)  No  1073/1999  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  and  Council  Regulation  (Euratom)  concerning  investigations 
conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and No 1074/1999, Official Journal L 248 of 
18.9. 2013, p. 1. 


 
Consequently, the European Anti-Fraud Office are legally bound to treat the information 
it obtains during an investigation as confidential and subject to professional secrecy. As 
stipulated  by  Article  10  of  Regulation  (EU,  Euratom)  No  883/2013,  the  need  for 
protection  extends  not  only  to  individual  interests  but  also  to  the  purpose  of 
investigations  conducted  by  the  European  Anti-Fraud  Office20.  The  same  principle 
applies to the documents held by the European Commission, but which are, as in the case 
at hand, the part of the administrative file of the European Anti-Fraud Office enquiry.  
The  context  and  purpose  of  the  confidentiality  rules  applicable  to  the  European  Anti-
Fraud  Office  enquiries  –  as  set  out  above  –  imply  that  confidentiality  must  also  be 
ensured after the closure of the  relevant  enquiry. Therefore documents  concerned  come 
under  the  general  presumption  that  disclosure  would  be  harmful  to  the  purpose  of  the 
investigation. 
Based on the above considerations, I conclude that the documents belonging to categories 
2,  3  and  4  fall  under  the  exceptions  of  Article  4(2),  third  indent  (protection  of 
investigations), and Article 4(3), second subparagraph (protection of the decision-making 
process),  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  and  that  access  has  to  be  refused  on  that 
basis. 
Documents  belonging  to  category  1  are  relevant  for  the  proceedings  launched  by  the 
Greek  authorities,  which  are,  in  the  light  of  the  judgment  of  the  EU  Court  in  Case  C-
331/15  P21,  an  investigation  within  the  meaning  of  Article  4(2),  third  indent  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Although  that  judgment  relates  to  the  activities  of  the 
European  Commission,  I  consider  that  it  applies  by  analogy  to  the  activities  of  the 
national  authorities.  Indeed,  the  process  pending  before  the  Greek  authorities,  is  a 
structured  and  formalised  process  that  has  the  purpose  of  collecting  and  analysing 
information in order to enable the Greek authorities to take further steps provided in the 
national legislation.    
As already mentioned, the fact that you had access to the above-mentioned documents in 
your capacity of the member of 
 management, may not warrant their public 
disclosure under Regulation (EC) No 1049/2001. Taking into account the (early) stage of 
the investigation by the Greek authorities,  there is a real and non-hypothetical risk that, 
the  public  disclosure  of  the  information  included  in  the  documents,  would  not  only 
undermine the interests protected by the exceptions  invoked in point 2.1 and 2.2 of this 
decision,  but  would  also  undermine  the  purpose  of  the  above-mentioned  investigation. 
Indeed, there is close and direct link between the subject matter of that investigation and 
the information included in the documents concerned. It would not be possible to ensure 
or apply the confidentiality provisions applicable to the investigations, if the information 
concerned  would  have  been  already  publically  disclosed  by  the  European  Commission. 
Consequently,  the  effective  use  of  that  information  by  the  Greek  authorities  would  be 
                                                 
20   In this context, 'investigation' is to be understood in a broad sense comprising all information collected 
during the process. 
21   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  7  September  2017,  Schlyter  v  Commission,  C-331/15  P, 
EU:C:2017:639, paragraph 46. 


 
compromised.  Therefore,  in  order  for  the  Greek  authorities  to  be  able  to  carry  out  its 
tasks  in  the  context  of  the  pending  proceedings,  there  has  to  be  a  protected  space 
throughout  the  whole  duration  of  the  procedures  until  the  case  has  been  definitively 
closed.  For  this  reason,  the  European  Commission  must  refuse  public  access  to  the 
documents  in  question,  which  are  relevant  for  the  ongoing  proceedings,  based  on  the 
third indent of Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not 
need to be balanced against overriding public interest in disclosure.   
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your confirmatory application you  argue that, I quote, ‘[t]he documents […] concern 
research  projects  of  the  company 
  during  the  period  2005-2007,  during 
which [you were] chairman of the board of directors’. In this context you underline that, I 
quote,  [i]t  is  self-evident  that  the  documents  in  question  were  available  to  [you]  and 
could still be if [you] had kept copies […]. 
You  also  explain  that,  I  quote,  ‘[t]he  reasons  why  [you  are]  requesting  the  documents 
concerned  is  to  defend  [your]self  in  the  investigation  concerning  accusations  against 
[you] contained in the reports sent to Greek judicial authorities by [European Anti-Fraud 
Office]  and  [Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and 
Technology]’.  
Please also note in this respect, however, that the above-mentioned motives constitute a 
private  interest  and  can  therefore  not  be  considered  as  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. Indeed, as confirmed by the Court of First Instance in its Sison22 and Franchet 
and Byk
23 judgments, ‘the purpose of the Regulation is to guarantee access for everyone 
to  public  documents  and  not  only  access  for  the  requesting  party  to  documents 
concerning him and it follows that the applicants’ application must be examined in the 
same way as an application from any other person’. 
Furthermore,  the  individual  interest  that  a  party  may  invoke  when  requesting  access  to 
documents  cannot  be  taken  into  account  for  the  purpose  of  assessing  the  possible 
existence of an overriding public interest.24 
                                                 
22    Judgment of the Court of First Instance of 26 April 2005, Sison v Council, Joined Cases T-110/03, T-
150/03  and  T-405/03,  EU:T:2005:143,  paragraphs  50-55,    Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  1 
February 2007,  Sison  v Council, C-266/05 P,  EU:C:2007:75, paragraphs 43-48 and Judgment of the 
Court  of  First  Instance  of  9  September  2008,  MyTravel  v  Commission,  T-403/05,  EU:T:2008:316, 
paragraph 66. 
23      Judgment of the Court of First Instance of 6 July 2006, Yves Franchet and Daniel Byk v Commission
Joined Cases T-391/03 and T-70/04, EU:T:2006:190, paragraph 82. 
24   Judgment of the General Court of 20 March 2014, Reagens v Commission, T-181/10, EU:T:2014:139, 
paragraph 144. 
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