This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 151th-180th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7043344 - 24/11/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels,31.7.2019 
C(2019) 5892 final 
 
1050 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/940 

Dear 
 
I refer to your letter of 8 May 2019, registered on 10 May 2019, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 12 February 2019, addressed to the Directorate-General for 
Environment,  you  requested  access  to  ‘all  documents,  including  any  notes  by  other 
services of the Commission, including but not limited to the Legal Service, held by  the 
Commission related to the Draft Commission Implementing Decision on the compliance 
check of a registration for dimethyl ether CAS number 115-10-6, EC number 204-065-8, 
referred by the European Chemicals Agency to the Commission pursuant to Article 51(7) 
of the REACH Regulation (EC) No 1907/2006 (DME) presented to the 14-15 February 
2018 REACH Committee meeting under Agenda point 4.’ 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2   Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
The  European  Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  under  the 
scope of your request: 
 
Letter  of  Referral  to  the  European  Commission  of  European  Chemicals 
Agency’s  draft  decision  on  a  compliance  check  as  part  of  registration 
dossier 
of 

substance 
registered 
under 
REACH, 
reference 
Ares(2019)3683312  (hereafter  ‘document  1’),  which  includes  the 
following annexes: 

Draft  decision  as  referred  to  the  53rd  round  of  the  Member  States 
Committee (MSC-53) (hereafter ‘document 2’); 

Draft  decision  as  submitted  to  53rd  meeting  of  the  Member  States 
Committee (MSC-53) (hereafter ‘document 3’); 

Voting  report  on  dossier  evaluation  in  the  53rd  meeting  of  the 
Member  States  Committee  (MSC-53)  of  25-26  April  2017 
(hereafter ‘document 4’); 

Extract from the Minutes of the 53rd meeting of the Member States 
Committee 
(MSC-53) 
of 
25-26 
April 
2017 
(hereafter 
‘document 5’); 

Justification for diverging views (hereafter ‘document 6’); 

European Chemicals Agency’s response to comments on the draft 
decision (hereafter ‘document 7’); 
 
Updated version of European Chemicals Agency’s response to comments 
on  the  draft  decision  with  an  annex,  reference  Ares(2019)3511009 
(hereafter ‘document 8’); 
 
Follow-up  from  Member  States  after  the  Extended  One-Generation 
Reproductive  Toxicity  Study  (EOGRTS)  Expert  workshop  of  18  June 
2018, reference Ares(2019)3512642 (hereafter ‘document 9’); 
 
Comments  from  Member  States  on  the  Extended  One-Generation 
Reproductive  Toxicity  Study (EOGRTS) design for dimethyl  ether  at the 
REACH  Committee  Meeting  of  19-20  March  2018,  reference 
Ares(2019)3512821 (hereafter ‘document 10’); 
 
Comments  on  the  discussion  on  Extended  One-Generation  Reproductive 
Toxicity Study (EOGRTS) design for dimethyl ether of 10 October 2018 
in  the  REACH  Committee  Meeting  of  28  September  2018,  reference 
Ares(2019)3513066 (hereafter ‘document 11’); 
 
Letter from Steptoe regarding dimethyl ether of 8 January 2019, reference 
Ares(2019)248530, (hereafter ‘document 12’); 


 
 
Reply  to  the  letter  from  Steptoe  regarding  dimethyl  ether  of  8  January 
2019, reference Ares(2019)329738, (hereafter ‘document 13’); 
 
Discussion  paper  on  Extended  One-Generation  Reproductive  Toxicity 
Study  (EOGRTS)  design  for  dimethyl  ether  in  the  REACH  Committee 
Meeting  of  27-28  September  2018,  reference  Ares(2019)3513278 
(hereafter ‘document 14’); 
 
Draft  Commission  Implementing  Decision  on  the  compliance  check  of  a 
registration  of  dimethyl  ether,  version  of  14  February  2019,  reference 
Ares(2019)3513404 (hereafter ‘document 15’); 
 
Discussion on elements of a forthcoming draft Commission Implementing 
Decision on the compliance check of the registration of dimethyl ether in 
the  REACH  Committee  Meeting  of  19-20  March  2018,  reference 
Ares(2019)3513523 (hereafter ‘document 16’); 
 
Comments  of  the  Legal  Service  on  the  Draft  Commission  Implementing 
Decision  on  the  compliance  check  of  a  registration  of  dimethyl  ether 
submitted  to  the  inter-service  consultation  ISC/2018/08865,  (hereafter 
‘document 17’); 
 
Section of the Minutes of the meeting of the REACH committee of 19-20 
March 2018, reference Ares(2019)3513645 (hereafter ‘document 18’);  
 
Section of the Minutes of the meeting of the REACH committee of 27-28 
September  2018,  reference  Ares(2019)3513706  (hereafter  ‘document 
19’)3; 
 
Commission  response  to  Member  State  comments  on  the  Discussion 
document  for  substance  dimethyl  ether,  reference  Ares(2019)3513755 
(hereafter ‘document 20’);  
 
Email  exchange  between  the  European  Chemicals  Agency  and  the 
Directorate-General  for  Environment  related,  among  others,  to  dimethyl 
ether (hereafter ‘document 21’); 
 
Presentation by the European Chemicals Agency at the Expert meeting on 
the  application  of  the  Extended  One-Generation  Reproductive  Toxicity 
Study  (EOGRTS)  protocol  under  REACH,  point  3.2a,  reference 
Ares(2019)3513866 (hereafter ‘document 22’); 
                                                 
3   This document was identified by the Directorate-General for Environment by mistake and is outside 
the scope of this request as the document was adopted on 7-8 March 2019. 


 
 
Slide  7  of  the  presentation  by  the  European  Chemicals  Agency  at  the 
Expert  meeting  on  the  application  of  the  Extended  One-Generation 
Reproductive  Toxicity  Study  (EOGRTS)  protocol  under  REACH,  point 
4.1, reference Ares(2019)3513866 (hereafter ‘document 23’); 
 
Presentation by  a  Member State at  the Expert meeting  on the application 
of the Extended One-Generation Reproductive Toxicity Study (EOGRTS) 
protocol  under  REACH,  reference  Ares(2019)3513919  (hereafter 
‘document 24’). 
In its initial reply of 15 April 2019, the Directorate-General for Environment granted: 
-  full access to documents 5 and 6; 
-  wide partial access to document 1, subject only to the redactions of personal data 
based on the exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity 
of the individual); 
-  refused access to documents 2-4, 7-11, 14-24 based on the exceptions of Article 
4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual), Article 4(2) first 
indent (protection of commercial interests of natural or legal persons) and Article 
4(3),  first  subparagraph  (protection  of  the  ongoing  decision-making  process)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001.  
The Directorate-General for Environment considered that, since  you were in possession 
of  document  12  and  13,  as  they  represented  previous  exchanges  between  you  and  the 
Directorate-General  for  Environment,  these  documents  fell  outside  the  scope  of  your 
request. 
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  You  underpin 
your request with detailed arguments, which I will address in the corresponding sections 
below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As part of this review, the European Commission has identified the following documents, 
registered  under  reference  Ares(2018)5959009,  which  fall  under  the  scope  of  your 
request: 
  Note  of  21  November  2018,  launching  the  inter-service  consultation  on  a  draft 
Commission  Implementing  Decision  on  the  compliance  check  for  the  substance 
dimethyl ether pursuant to Article 41(1) of Regulation (EC) No 1907/2006 of the 
European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2006  concerning  the 
Registration,  Evaluation,  Authorisation  and  Restriction  of  Chemicals  (REACH), 
(hereafter ‘document 25’); 


 
  Note  to  the  Cabinet  of  Commissioner  Bieńkowska  requesting  the  launch  of  an 
inter-service  consultation  on  a  draft  Commission  Implementing  Decision  on  the 
compliance  check  under  the  REACH  Regulation  for  the  substance  ‘dimethyl 
ether’ (hereafter ‘document 26’); 
  Note  to  the  Cabinet  of  Commissioner  Vella  requesting  the  launch  of  an  inter-
service  consultation  on  a  draft  Commission  Implementing  Decision  on  the 
compliance  check  under  the  REACH  Regulation  for  the  substance  ‘dimethyl 
ether’ (hereafter ‘document 27’); 
  Excerpt of the result of the inter-service consultation ISC/2018/08865 (hereafter 
‘document 28’); 
  Draft  Commission  Implementing  Decision  on  the  compliance  check  of  a 
registration  of  dimethyl  ether,  version  of  21  November  2018  submitted  to  the 
inter-service consultation ISC/2018/08865 (hereafter ‘document 29’). 
Since documents 2, 3, 4, 7, 8, 22 and 23 originate from the European Chemicals Agency, 
the  Secretariat-General  consulted  it  in  accordance  with  Article  4(4)  of  Regulation  (EC) 
No  1049/2001  with  a  view  of  assessing  whether  an  exception  in  paragraph  1  or  2  of 
Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 could be applicable. 
Following this review and taking into account the results of the consultation, I can inform 
you that: 
 
–  partial access is granted to documents 25, 26 and 27.  
As regards the remaining documents and the withheld  parts of documents 25-27, I regret 
to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  initial  decision  of  Directorate-General  for 
Environment  to  refuse  access,  based  on  the  exceptions  of  Article  4(1)(b)  (protection  of 
the  privacy  and  integrity  of  the  individual),  Article  4(2),  first  indent  (protection  of 
commercial interests of natural or legal persons), Article 4(2), second indent (protection 
of  legal  advice)  and  Article  4(3),  first  subparagraph  (protection  of  the  decision-making 
process) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in particular in accordance with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 


 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)4,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data5 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament  and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC6 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.7 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.8 
Documents 1, 14, 16, 17, 21, 25, 26, 27 and 28 contain personal data such as the names 
and initials of persons who do not form part of the senior management of the European 
Commission. Document 4 contains the names and respective countries of the attendees of 
the Member State Committee of the European Chemicals Agency. 
The names9 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
                                                 
4   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
5   Official Journal L 8 of 12.1.2001, page 1.  
6   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
7   Judgment in European Commission v The Bavarian Lager, cited above, paragraph 59. 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
9   Judgment in European Commission v The Bavarian Lager, cited above, paragraph 68. 


 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.10 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European  Commission 
has  to  examine  the  further  conditions  for  the  lawful  processing  of  personal  data  only  if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
                                                 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  C-
615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
2.2.  Protection of commercial interests of natural or legal persons 
Article 4(2) first indent of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘[t]he institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests of natural or legal persons, including intellectual property’. 
Documents 2, 3, 7, 8, 15, 17, 21, 23, 26 and 29 contain the names and addresses of the 
registrants,  other  than  natural  persons,  as  well  as  the  registration  and  submission 
numbers,  which  are  used  as  exclusive  identifiers  for  communication  between  the 
European Chemicals Agency and the registrants. In addition, they also contain references 
to  the  design  of  the  study  referred  to  in  the  presentation  that  are  still  under  discussion. 
Disclosure of this information at this stage could undermine the commercial interests of 
the registrants since it would reveal the type of concern that lead to the decision to ask for 
a compliance check for this substance. Moreover, some documents contain references to 
unpublished studies performed by certain laboratories, which would show that a certain 
registrant has  performed a  certain  type of study, thereby showing their activities on the 
market.  
Its  public  disclosure,  through  the  release  of  the  above-mentioned  withheld  documents 
under Regulation (EC) No 1049/2001, would clearly undermine the commercial interests 
of  natural  or  legal  persons,  including  of  the  addresses  of  the  decision,  since  it  would 
reveal the registrants that are affected by the compliance check in question. The data was 
submitted  by  the  registrants  under  the  legitimate  expectation  that  it  would  not  be 
publically released.  
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  the  economic 
operators in question. I conclude, therefore, that access to the relevant parts of documents 
2, 3, 7, 8, 15, 17, 21, 23, 26 and 29 must be denied based on the exception laid down in 
the first indent of Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
2.1.  Protection of Court proceedings and legal advice 
Article 4(2), second indent of Regulation 1049/2001 provides that ʻ[t]he institutions shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  […] 
court proceedings and legal advice’. 
In  its  judgement  in  Case  T-84/03,  the  Court  of  First  Instance11  underlined  that  the 
exception provided for in Article 4(2), second indent, protects two distinct interests: court 
proceedings  and  legal  advice12.  In  the  case  at  hand,  parts  of  document  17  contain  legal 
advice which needs to be protected. 
                                                 
11  Currently: the General Court. 
12  Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  23  November  2004,  Turco  v  Council,  T-84/03, 
EU:T:2004:339, paragraph 65. 


 
It needs to be recalled that the concept of legal advice, as well as the applicability of the 
exception  protecting  it,  was  interpreted  by  the  case  law  of  the  EU  Court.  Indeed,  in  its 
judgment in Herbert Smith Freehills v Commission, the General Court took the position 
that legal advice is ‘advice relating to a legal issue, regardless of the way in which that 
advice is given’13.  
In the above-mentioned judgment, the General Court also explicitly underlined that ‘it is 
irrelevant,  for  the  purposes  of  applying  the  exception  relating  to  the  protection  of  legal 
advice,  whether  the  document  containing  that  advice  was  provided  at  an  early,  late  or 
final stage of the decision-making process’14. Furthermore, according to General Court's 
reasoning  ‘there  is  nothing  in  the  wording  of  the  second  indent  of  Article 4(2)  of 
Regulation  (EC)  No 1049/2001  to  support  the  conclusion  that  that  provision  concerns 
only advice provided or received internally by an institution’15.  
Document 17 contains legal opinions and legal advice from the European Commission’s 
Legal Service on the draft Commission Implementing decision on the compliance check 
for a registration for dimethyl ether following an inter-service consultation.  
Disclosure of these parts of the requested documents would undermine the protection of 
legal  advice  provided  for  under  article  4(2),  second  indent  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  as  it  would  put  in  the  public  domain  internal  opinions  on  sensitive  issues  
drafted under the responsibility of the Legal Service and intended for internal use as part 
of deliberations and preliminary consultations.  
Providing  access  to  these  parts  of  the  Legal  Service's  opinions,  while  the  decision-
making  process  is  still  ongoing,  would  disclose  legal  views  on  controversial  questions, 
before the Commission had the possibility to decide on the matters under discussion. The 
protection of legal advice aims to protect an institution's interest in seeking legal advice 
and  receiving  frank,  objective  and  comprehensive  advice16.  There  is  indeed  a  non-
hypothetical  risk  that  public  disclosure  of  the  withheld  legal  opinions  and  advice  in 
document 17 would undermine the interest of the European Commission in seeking and 
receiving frank, objective and comprehensive advice on controversial issues.  
In the light of the above, access to the relevant undisclosed parts of document 17 must be 
denied  on  the  basis  of  the  exception  laid  down  in  the  second  indent  of  Article  4(2)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
2.2.  Protection of the ongoing decision-making process 
Article 4(3), first subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘[a]ccess 
to a document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, 
which relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be 
refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
                                                 
13   Judgment of the Court of First Instance of 15 September 2016, Herbert Smith Freehills v Commission
T-755/14, EU:T:2016:482, paragraph 47. 
14   Judgment in Herbert Smith Freehills v Commission, cited above, paragraph 47
15   Judgment in Herbert Smith Freehills v Commission, cited above, paragraph 48. 
16   Judgment of the Court of Justice of 1 July 2008, Kingdom of Sweden and Maurizio Turco Council of 
the European Union, Joined Cases C-39/05 P and C-52/05 P, EU:C:2008:374, paragraph 42. 


 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  the  European  Commission  did  not 
specifically  and  actually  explain  how  disclosure  of  the  above-mentioned  documents 
would  jeopardise  the  ongoing  decision-making  process  and  that  this  exception  must  be 
interpreted  and  applied  strictly.  You  are  of  the  opinion  that  the  opinion  of  the  Member 
States  in  this  process  should  not  be  censored.  You  support  your  argument  by  invoking 
the Council v Access Info Europe judgment. 17 
Please  note  that  the  above-mentioned  judgment  refers  to  the  proposal  for  a  regulation, 
which is an act of general application. However, the Commission Implementing Decision 
on  the  compliance  check  for  registration  of  dimethyl  ether  are  acts  with  specific 
addressees.  As  the  underlying  facts  in  this  case  are  not  identical  to  the  ones  of  this 
judgment, its findings cannot apply in this case. Indeed, as the decision to be taken by the 
European Commission has concrete addressees on whom it may impose an obligation to 
provide additional information; the risk that the ongoing decision-making process can be 
seriously undermined by external pressure is even more realistically foreseeable and non-
hypothetical. Yet, it is necessary that European Commission services and members of the 
REACH Committee are able to exchange views and discuss the draft decision free from 
such pressure, in order to decide in full knowledge of all expressed views. 
Concerning  your  reference  to  case  GESTDEM  2019/942  where  the  European 
Commission  disclosed  more  documents,  please  note  that  the  European  Commission 
analyses each case and each document based on its merits taking into account the factual 
and legal circumstances applicable at the time a request for access to documents is made. 
In the case you cite, a Commission decision had already been adopted, thus the exception 
in Article 4(3), first subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 did not apply. 
Documents  2,  3,  4,  7  and  8  concern    the  European  Chemicals  Agency’s  draft  decision 
that had been referred to the Commission due to lack of unanimity in the Member State 
Committee. 
Document 4 contains the detailed voting by country in the Member State Committee of 
25-26  April  2017.  Since  the  lack  of  unanimity  within  the  Member  States  Committee 
triggered  the  discussions  at  Commission  level  for  the  preparation  of  a  Commission 
decision,  public  disclosure  of  these  documents,  while  the  decision  is  still  pending, 
represents a concrete, specific and non-hypothetical risk of external  pressure  from third 
parties on the actors involved in the Commission decision-making process. 
Documents  9-11  and  14-27  and  29  contain  preliminary  views,  initial  discussions  and 
consultations  between  the  Commission,  Member  States  and  the  European  Chemicals 
Agency  in  view  of  the  preparation  of  the  draft  Commission  Implementing  Decision  on 
the compliance check for dimethyl ether and various versions of the draft decision itself. 
This  decision  is  to  be  adopted  in  accordance  with  the  examination  procedure,  which 
requires,  first,  an  opinion  in  the  REACH  Committee.  The  draft  of  this  decision  has  not 
yet been submitted to a vote in the committee at this time. 
                                                 
17 
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  17  October  2013,  Council  v  Access  Info  Europe,  C-280/11  P, 
EU:C:2013:671, paragraph 30. 
10 

 
More specifically, documents 9, 22, 23 and 24 relate to an expert meeting organised by 
the  European  Commission,  considering  the  lack  of  unanimity  within  the  Member  State 
Committee  and  in  view  of  the  preparation  of  several  decisions  referred  to  the 
Commission,  including  on  dimethyl  ether,  to  discuss  with  competent  authorities  of 
Member  States  and  the  European  Chemicals  Agency  principle  elements  of  the 
reproductive  toxicity  study  (EOGRTS)  design  and  some  compliance  check  decisions 
referred  to  the  Commission  including  that  for  dimethyl  ether.  These  documents  also 
include  individual  views  provided  by  Member  States.  Disclosure  of  these  preliminary 
discussions and views represent, similarly, a concrete, specific and non-hypothetical risk 
of pressure from third parties on the actors involved in the Commission decision-making 
process. 
Documents 10, 11, 14, 16, 18 and 20 concern or include individual opinions of Member 
States  expressed  within  the  REACH  Committee.  Documents  10,  11  and  20  contain 
individual positions of Member States related to the discussions for the preparation of a 
draft Commission Implementing Decision on the compliance check for dimethyl ether.  
Documents  14  and  16  represent  discussion  papers  submitted  to  the  REACH  committee 
by  the  European  Commission  related  to  the  design  of  the  Extended  One-Generation 
Reproductive  Toxicity  Study  (EOGRTS)  for  dimethyl  ether.  The  documents  present 
preliminary  views  by  the  European  Commission  at  that  time  for  discussion  within  that 
committee  and  their  public  disclosure  represents  a  concrete,  specific  and  non-
hypothetical  risk  of  pressure  from  third  parties  on  the  actors  involved  in  the  decision 
making process. 
Document  21  contains  preliminary  consultations  and  informal  opinions  by  European 
Commission staff expressing remarks, including on internal working methods, as part of 
preliminary  deliberations  and  consultations  between  the  European  Commission  and  the 
European Chemicals Agency in the framework of a decision for compliance check as part 
of a registration dossier for a chemical substance. Furthermore, parts of this document do 
not only concern the concrete case, but also go beyond to other general matters. 
Documents 22 and 23 are presentations made by the European Chemicals Agency in the 
expert  workshop  dedicated  to  the  design  of  the  reproductive  toxicity  study.  Please  note 
that in document 23 only one slide  is related to dimethyl ether and thus in the scope of 
this request.  
Document 24 is a presentation made by three of the Member States participating in  the 
expert  workshop  dedicated  to  the  design  of  the  reproductive  toxicity  study.  In  this 
presentation,  the  Member  States  in  question  present  their  individual  views  on  the 
approach to the design of the study. 
Documents 15 and 29 represent various versions of the draft Commission Implementing 
Decision  on  the  compliance  check  of  a  registration  of  dimethyl  ether.  They  present  the 
Commission position on the issue. 
11 

 
Documents  25-28  contain  a  brief  description  of  the  position  of  the  European 
Commission’s lead services on this case and its arguments that led to the version of the 
Commission  Implementing  Decision  submitted  to  inter-service  consultation,  as  well  as 
the  result  of  the  consultation.  Disclosure  of  that  position  before  the  adoption  of  the 
Commission  Implementing  Decision  would  jeopardise  the  ongoing  decision-making 
process by inducing external pressure, mainly from the registrants, since the decision is 
affecting them directly. 
The  documents  requested  above  cannot  be  disclosed,  because  their  disclosure  would 
seriously undermine the ongoing decision-making process is various ways:  
Firstly, as regards documents 10, 11, 18 and 20, which reflect individual positions of the 
Member States in the REACH Committee, the rules applicable to comitology procedures 
preserve the confidentiality of the discussions within the committee, including individual 
positions  of  the  Member  States.  The  Standard  Rules  of  Procedure  adopted  by  the 
European  Commission  pursuant  to  Article  9  of  Regulation  (EU)  No  182/2011  (‘the 
Comitology  Regulation’)  explicitly  exclude  the  positions  of  individual  Member  States 
from public access. Indeed, Articles 10(2) and 13(2) of the Standard Rules of Procedure 
provide,  respectively,  that  summary  records  of  the  meetings  shall  not  mention  the 
position  of  individual  Member  States  in  the  committee's  discussions  and  that  those 
discussions  shall  remain  confidential.  In  addition,  Article  10  of  the  Comitology 
Regulation  limits  the  scope  of  the  documents  to  be  made  publicly  available  via  the 
comitology  register.  The  documents  reflecting  the  individual  positions  of  the  Member 
States are not among the documents to be disclosed.  
It  follows  that  the  European  Commission  cannot  grant  public  access  under  Regulation 
(EC) No 1049/2001 to documents containing references to the individual Member States 
that expressed opinions in the framework of committee meetings, as this would result in 
the  above-mentioned  confidentiality  requirements  being  deprived  of  their  meaningful 
effect.  Such  a  public  disclosure  would  undoubtedly  affect  mutual  trust  between  the 
European  Commission  and  the  Member  States  and  would therefore  be  at  odds  with  the 
principle of sincere cooperation. 
This is a concrete and realistic risk, as the public disclosure of the individual positions of 
Member  States,  against  the  explicit  rules  on  confidentiality,  would  certainly  undermine 
the trust between the Member States and the European Commission and could make the 
Member  State  representative  a  specific  target  to  pressure  and  lobbying.  This  would 
seriously  undermine  the  decision-making  process  of  the  European  Commission,  as  it 
would jeopardise the effectiveness of its work. 
Regarding  document  21,  disclosure  of  individual  remarks  of  Commission  staff,  would 
deter  European  Commission  staff  from  making  such  comments  independently  and 
without  fear  of  external  pressure  and  exposure.  If  European  Commission  staff  cannot 
express their opinions (including critical ones) concerning their institution's cooperation 
with an EU agency in a frank and open way and without being influenced by the prospect 
of  public  disclosure,  there  will  be  a  real  risk  that  issues  requiring  improvements  might 
12 

 
not  be  identified  and  subsequently  such  improvements  not  be  implemented.  Such  a 
situation  would  clearly  be  to  the  detriment  of  the  smooth  running  of  the  European 
Commission's own decision-making process, including in the context of the registration 
of chemical substances. 
As regards the remaining documents covered by the exception based on Article 4(3), first 
subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  (protection  of  the  decision-making 
process),  their  public  disclosure  at  this  stage  would  seriously  undermine  the 
Commission’s  ongoing  decision-making  process,  as  they  concern  controversial  issues 
which are still under discussion and would lead to targeted external pressure, in particular 
from the addresses of these decisions. It is indeed in the public interest, that the European 
Commission  is  allowed  to  conduct  its  on-going  assessment  in  serenity  and  free  from 
external pressure, which highly contributes to the quality of its final decision.  
Therefore, I conclude that the refusal of access to the undisclosed parts of documents 2-4, 
7-11 and 14-29 is justified based on Article 4(3), first subparagraph of Regulation (EC) 
No 1049/2001. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2),  first  indent  and  4(3),  first  subparagraph  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 must be waived if there is an overriding public interest in 
disclosure.  Such  an  interest  must,  firstly,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm 
caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  put  forward  any  reasoning  pointing  to  an 
overriding public interest in disclosing the documents requested. 
Nor have I been able to identify any public interest capable of overriding the public and 
private  interests  protected  by  Article  4(2),  first  indent  and  4(3),  first  subparagraph  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Please note also that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include 
the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding public 
interest. 
The fact that the Commission has made many documents relating to this issue publicly 
available via a dedicated webpage 
(http://ec.europa.eu/transparency/regcomitology/index.cfm?do=search.dossierdetail&Dos
_ID=17240&dos_year=2019&dc_id=75 ) only reinforces this conclusion. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
Partial access is granted to documents 25, 26 and 27 for the reasons explained above. 
13