This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between President von der Leyen and Air Liquide'.




 
Ref. Ares(2020)7123882 - 26/11/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C – Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/TB/rc -  
By registered mail with AR 
Ms Venetia Roxburgh  
40 Bermondsey Street 
London SE1 3TQ 
United Kingdom 
Copy by email:  
ask+request-8717-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/6532 
Dear Ms Roxburgh, 
I refer to your e-mail of 30 October 2020, registered on the same day, in which you make 
a request for access to documents, under the above-mentioned reference number. Please 
accept our apologies for the late reply to your request. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to, I quote:  
‘All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts,  recordings  and  minutes/notes)  relating  to 
the meetings listed below: 
1. Between Air Liquide and President von der Leyen on the 9th October 2020 
2. Between BusinessEurope and President von der Leyen on the 15th May 2020 
3. Between BusinessEurope and President von der Leyen on the 19th December 2019’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
The  Secretariat-General  of  the  European  Commission  has  identified  the  following 
documents as falling under the scope of your request: 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
 
Meeting  minutes  Air  Liquide  and  President  von  der  Leyen,  dated  9 
October 2020, reference Ares(2020)632816 (hereafter ‘document 1’); 
 
Meeting  minutes  BusinessEurope  and  President  von  der  Leyen,  dated  15 
May 2020, reference Ares(2020)4806242 (hereafter ‘document 2’); and  
 
Meeting  minutes  BusinessEurope  and  President  von  der  Leyen,  dated  19 
December  2019,  reference  Ares(2020)6056066  (hereafter  ‘document  3’, 
documents 1 to 3 hereafter ‘requested documents’).  
I can inform you that wide partial access is granted to the requested documents subject to 
redaction of personal data based on the exception of point (b) of Article 4(1) Regulation 
(EC) No 1049/2001 (protection of  privacy and the integrity of the individual).  
2.1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)1,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data2  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC3 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
 
 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.4 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.5 
The  requested  documents  contain  personal  data  such  as  the  names  and  functions  of 
persons who do not form part of the senior management of the European Commission.  
The names6 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.7 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
                                                 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
It  is  only in this  case that  the European Commission  has to  examine whether there is  a 
reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in 
the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for 
that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request  for  access  to  documents,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to 
establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest. Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is 
a reason to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note also  that  point (b) of  Article 4(1)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  do not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  wider  partial  access  is  possible  without 
undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
 
 



 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
 
BERL 7/076   
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours sincerely, 
Tatjana Verrier 
Director 
Enclosures: 3 

Electronically signed on 26/11/2020 17:03 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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