This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 181th-210th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7713635 - 17/12/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 11.10.2019 
C(2019) 7461 final 
 
 
 
Friends of the Earth Europe 
Rue d’Edimbourg 26 
B-1050 Brussels 
Belgium 
 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
 
 

Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/3008 

Dear 

I refer to  your e-mail of 19 July 2019, registered on 22 July 2019, in which you submit  
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (ʻRegulation (EC) No 1049/2001ʼ).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 22 May 2019, addressed to the Directorate-General for Health 
and Food Safety, you requested access to, I quote: ʻaudio recording which includes item 7 
of  the  plenary  meeting  of  the  Advisory  Group  on  the  Food  Chain  and  Animal  and  Plant 
Health  held  on  26  November  2018  entitled  What  is  next  after  CJEU  ruling  on 
mutagenesis?ʼ.  You  stated  that  you  are  solely  interested  in  the  European  Commission’s 
interventions on this point and not in the contributions from other stakeholders present at the 
meeting. 
In  its  initial  reply  of  4  July  2019,  the  Directorate-General  for  Health  and  Food  Safety 
refused access to the requested audio recording. It invoked the exception pertaining to the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  provided  for  in  Article  4(1)(b)  
of Regulation  (EC) No 1049/2001. 
Through your confirmatory application you request a review of this position. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  my  review,  I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  decision  of  the 
Directorate-General  for  Health  and  Food  Safety  to  refuse  access  to  the  requested  audio 
recording,  based  on  the  exception  protecting  privacy  and  the  integrity  of  the  individual 
(Article 4(1)(b) of Regulation  (EC) No 1049/2001). 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation  (EC) No 1049/2001 provides that  ʻaccess  to  documents is 
refused where disclosure would undermine the protection of privacy and integrity of the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data.ʼ  
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager),3  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data4 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  
Decision No 1247/2002/EC5 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’6. 
                                                                                                                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
3   Judgment  of  29  June  2010,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd,  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
5   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
6   Cited above, paragraph 59. 


 
The purpose of the audio recording is to enable European Commission staff to go back to 
the audio recording, in  case of  need, in  order to  refine the  minutes  of the meeting.  It  is 
not  available  to  the  general  public.  On  the  contrary,  it  is  only  available  to  European 
Commission staff.  
As you know and according to Article 7 of the Rules of procedure of the Advisory Group on 
the Food Chain and Animal and Plant Health, draft minutes summarizing the discussion of 
each  point on  the  agenda  were  drawn  up  and  sent  to  the  Group  members, including  your 
organization7. All comments received from the participants of the meeting concerned were 
incorporated in the final version of its minutes. The final minutes are made available to the 
general public and are published on the European Commission website.8  
The  existing  audio  recording  consists  of  interventions  of  individuals,  for  example 
representatives  of  the  members  of  the  Advisory  Group  on  the  Food  Chain  and  Animal 
and  Plant  Health  and  European  Commission  staff,  not  forming  part  of  senior 
management, made during the meeting of this Group which took place on 26 November  
2018.  The  captured  information  relates  to  identified  or  identifiable  natural  persons 
(including their names and biometric data), namely to the intervening participants and to 
the  positions  they  expressed,  on  behalf  of  the  authorities  they  represented.  This 
information  clearly  constitutes  personal  data  in  the  sense  of  Article  3(1)  of  Regulation 
(EU) 2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if [t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
Against this  background,  the captured  information  has been  collected in  the framework 
of  the  discussions  in  the  Advisory  Group  on  the  Food  Chain  and  Animal  and  Plant 
Health, with the purpose of allowing ex-post verification of the positions expressed in the 
meeting, in case of need. Article 13(2) of the Standard Rules of Procedure for Standing 
Committees stipulate that the Committee's discussions shall be confidential9. These rules 
were adopted on the basis of Article 9 of Regulation (EU) No 182/201110.  
                                                 
7  Official Journal L 275 of 25.08.2004, p. 17. 

https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/safety/docs/adv-grp plenary 20181126 sum.pdf 

Official Journal C 216 of 12.7.2011, p. 11. 
10  Regulation  (EU)  No  182/2011  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  16  February  2011  
laying down the rules and general principles concerning mechanisms for control by Member States of 
the Commission’s exercise of implementing powers, OJ L 55 of 28.2.2011, p.17. 


 
Public  disclosure  of  audio  recording  which  was  collected  for  specified  explicit  and 
legitimate purposes  in  the context  of confidential discussions would constitute a further 
processing in a way incompatible with those purposes. Such further processing would not 
be a fair and lawful processing according to Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  ClientEarth  case,  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not  have  to 
examine  ex  officio  the  existence  of  a  need  for  transferring  personal  data11.  In  the  same 
ruling,  the  Court  stated  that  if  the  applicant  has  not  established  a  need  to  obtain  the 
personal data requested, the institution does not have to examine the absence of prejudice 
to the person's legitimate interests12.  
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity of disclosing the requested personal data contained in the audio recording you 
requested.  According  to  Article  9  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  recipient  has  to 
establish  ‘that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the 
public  interest’.  Such  a  specific  purpose  in  the  public  interest  cannot  be  interpreted  as 
meaning that any general invocation of transparency is sufficient to substantiate it.  
Furthermore,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals 
concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data  captured in the audio 
recording, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would 
harm their privacy and undermine the confidentiality of the discussions.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned.  
Article  4(1)(b)  has  an  absolute  character  and  does  not  envisage  the  possibility  to 
demonstrate the existence of an overriding public interest. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
Pursuant  to  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  I  have  examined  the 
possibility of granting partial access to the audio recording you requested.  
In order to ensure the protection of the privacy and the integrity of the persons depicted 
and  speaking  on  it,  it  would  be  necessary  to  use  different  tools  in  order  to  extract  the 
sound from the audio recording and distort the voices. However, this manipulation is not 
a  standard  operation  for  the  European  Commission  services,  which  do  not  currently 
dispose  of  the  technical  tools  necessary  for  its  fulfilment.  Moreover,  the  European 
Commission  does  not  hold  a  transcript  of  the  audio  recording.  In  consequence,  these 
manipulations would result in the creation of a new document. 
                                                 
11  Judgment  of  the  Court  of  Justice  16  July  2015  ClientEarth  v  EFSA,  C-615/13  P,  EU:C:2015:489, 
paragraph 47. 
12  Cited above, paragraphs 47 and 48.