This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Dutch referendum EU-Ukraine association agreement'.




 
Ref. Ares(2021)1327416 - 17/02/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
TRADE/SW/E1 (2021) 650205 
 
 
By registered letter with  
acknowledgment of receipt 
 
Peter Teffer 
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3 
3513 BH Utrecht 
The Netherlands 
 
Advance copy by email: 
ask+request-8834-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2020/7533
 
Dear Mr Teffer,  
I  refer  to  your  application  dated  4  December  2020,  with  which  you  make  a  request  for 
access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’), 
registered the same date under the above mentioned reference number.  
 
Please accept our apologies for the delay in preparing the reply to your request, which is 
mainly  due  to  a  high  number  of  access  to  documents  requests  being  processed  at  the 
same time by DG Trade.  
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  request,  you  asked  for  access  to  the  following  type  of  documents  (between  14 
October 2015 and 31 December 2016): 
 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 07/067 - Tel. direct line +32 229-60143 
 
xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
-  All documents related to the European Commission's communication about the 
2016 Dutch referendum on the EU-Ukraine association agreement, including 
lines to take; 

-  All e-mails, minutes and notes of conversations, between the Commission and the 
Netherlands related to the outcome of the 2016 Dutch referendum on the EU-
Ukraine association agreement; 

-  All e-mails, minutes and notes of conversations, between the Commission and 
Ukraine related to the outcome of the 2016 Dutch referendum on the EU-Ukraine 
association agreement. 

 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach:  
-  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception;  
-  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  pose  a  ‘reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical’  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception;  
-  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  ‘to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public 
interest justifying disclosure
’3.   
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public 
the widest possible right of access to documents4, ‘the exceptions to that right […] must 
be interpreted and applied strictly.
’5 
In reply to your request, I can inform you that we have identified 5 documents that fall 
within the scope of your request: 
 
An internal e-mail exchange of 28.9.2015 between the Commission services 
entitled  “RE:  NL  referendum  on  EU  UA  FTA  -  follow  up” 
Ares(2016)2997394 (document 1) 
 
Briefing EU-Ukraine Summit 2016 ARES (2016)7089844 (document 2) 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52-64. 
4   See Regulation 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


 
 
Briefing  for  meeting  with  Ukraine  on  13  November  2015  ARES(2021) 
735705 (document 3) 
 
Briefing for the  International Trade and Industry  Conference  12 November 
2015 ARES(2021) 735829 (document 4) 
 
Briefing  for  the  Commissioner’s  visit  to  Vienna  22  February  2016 
Ares(2021)736582 (document 5). 
Copies of the accessible documents are enclosed to this letter. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant you partial access to the following documents:  
In  documents  1  and  3  names  and  other  personal  data  have  been  redacted  pursuant  to 
article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  and  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No 
2018/1725.  Hence,  the  main  content  of  these  documents  relevant  to  your  request  is 
accessible. 
In document 1 in addition to personal data, additional information was redacted as it is 
covered by the exception set out in article 4(1)(a) third indent of Regulation 1049/2001 
(protection of the public interest as regards international relations).  
Please note that parts of documents 1, 2, 3 and 5 that do not relate to your request have 
been redacted as falling out of scope. 
The  reasons  justifying  the  application  of  the  above-mentioned  exceptions  are  set  out 
below in sections 2.1 and 2.2.  
2.1 Protection of the public interest as regards international relations (document 1) 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations
’. 
According  to  settled  case-law,  ‘the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation
’6.    In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  ‘a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
                                                 
6 Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 35. 


 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4(1)(a)] could undermine the public interest’
7.   
The  General  Court  found  that  ‘it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as regards international relations’ and ‘have a negative effect on the negotiating position 
of  the  European  Union’  as  well  as  ‘reveal,  indirectly,  those  of  other  parties  to  the 
negotiations
’8. Moreover, ‘the positions taken by the Union are, by definition, subject to 
change  depending  on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on  the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 
negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union’ 
9. 
Disclosure  of  the  full  content  of  the  documents  requested  by  you  would  undermine  the 
protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations,  because  they  include 
detailed  comments  and  positions  of  the  Commission,  which  would  reveal  strategic 
reflections  and  legal  considerations  on  issues  related  to  the  EU-Ukraine  Association 
Agreement. While the ratification process is now completed, the proper implementation 
and enforcement of the Agreement is an ongoing process that requires regular exchanges 
and  discussions  with  Ukraine  to  solve  issues  that  may  be  arising.  In  order  to  do  so 
effectively,  mutual  trust  between  both  parties  is  essential.  Revealing  such  strategic 
reflections and legal considerations could therefore undermine such trust between the EU 
and Ukraine and hence undermine the EU’s international relations with Ukraine as well 
as other partners that are referred to in these comments. 
2.2 Protection of the privacy and integrity of the individual (documents 1 and 3) 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  EU  legislation  regarding  the  protection  of 
personal data.  
 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC10 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
                                                 
7 Judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
8 Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125.   
9   Id., paragraph 125.   
10   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
Documents  1  and  3  contain  personal  information,  such  as  names,  e-mail  addresses,  or 
telephone  numbers  that  allow  the  identification  of  natural  persons,  as  well  as  other 
personal information.  
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.11  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.12 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)13, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.14 
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests
’.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
 
                                                 
11   Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
12   Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
13   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
14   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  




 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents 1, 2, 3, 4 and 5 as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts.  
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned. 
 
3. 
Means of redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
Secretary-General  
European Commission  
Transparency, Document Management & Access to Documents 
BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200  
1049 Brussels 
Belgium  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
 
Sabine WEYAND 
 
 
Enclosures: 
  
 5 documents (partially) released 

Electronically signed on 17/02/2021 15:18 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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