This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 211th-240th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2021)352218 - 15/01/2021
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 14.11.2019 
C(2019) 8301 final 
 
 
Statewatch c/o MDR 
88 Fleet Street 
London EC4Y IDH 
United Kingdom 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/6499 

Dear 

I  refer  to  your  letter  of  29  January  2019,  registered  on  30  January  2019,  in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
I apologise for the delay in the handling of your request.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 6 December 2018, addressed to the Directorate-General for 
Migration and Home Affairs, you requested access to, I quote:  
‘[T]he  mid-term  and  final  reports  for  all  the  projects  financed  through  the  “[Passenger 
Name  Record]  targeted  [C]all  2012”  as  part  of  the  [Prevention  of  and  Fight  against 
Crime]  (‘ISEC’)  fund;  the  mid-term  and  final  reports  (if  the  latter  have  yet  been 
submitted)  for  all  the  projects  financed  through  “Call  for  [P]roposals  restricted  to 
Member  States  aiming  at  improving  law  enforcement  information  exchange  by 
interconnecting  Passenger  Information  Units  (‘PIUs’)  to  facilitate  the  exchange  of 
[Passenger  Name  Record]  data”  (2016)  as  part  of  the  [Internal  Security  Fund]-Police 
budget;  the  mid-term  and  final  reports  (if  the  latter  have  yet  been  submitted)  for  all 
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2    OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
[Passenger  Name  Record]-related  projects  financed  through  the  “Call  for  [P]roposals 
Law enforcement information exchange” (2014) as part of the [Internal Security Fund]-
Police budget’. 
In  its  initial  reply,  the  Directorate-General  for  Migration  and  Home  Affairs  considered 
that  your request  concerns documents  pertaining to  14 projects  under the 2012 targeted 
Call  for  Proposals  HOME/2012/ISEC/AG/PNR  ‘Law  enforcement  cooperation  through 
measures  to  set  up  Passenger  Information  Units  in  Member  States  for  the  collection, 
processing,  analysis  and  exchange  of  Passenger  Name  Record  (‘PNR’)  data’3;  and  one 
project  under  the  2014  Call  for  Proposals  HOME/2014/ISFP/AG  LAWX  ‘Law 
Enforcement Information Exchange’4.  
As  regards  the  restricted  Call  for  Proposals  ISFP-2016-AG-PNR  ‘aiming  at  improving 
law enforcement information exchange by interconnecting [Passenger Information Units] 
to facilitate the exchange of [Passenger Name Record] data’5, the Directorate-General for 
Migration  and  Home  Affairs  pointed  out  that  it  does  not  hold  any  documents  falling 
within the scope of your application.  
The  European  Commission  has  identified  the  following  29  documents  as  falling  under 
the scope of your request: 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004438,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2016)4783886 (hereafter ‘document 1’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004438, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2017)3289907 (hereafter ‘document 2’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004439,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)557660 (hereafter ‘document 3’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004439, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2017)1447569 (hereafter ‘document 4’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004440,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)356616 (hereafter ‘document 5’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004440, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2017)55108 (hereafter ‘document 6’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004441,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)358451 (hereafter ‘document 7’); 
                                                 
3   https://ec.europa.eu/home-affairs/financing/fundings/security-and-safeguarding-liberties/prevention-
of-and-fight-against-crime/calls/call-2012/pnr-targeted-call en. 
4   https://ec.europa.eu/home-affairs/financing/fundings/security-and-safeguarding-liberties/internal-
security-fund-police/calls/2014/isfp-ag-lawx en. 
5   https://ec.europa.eu/home-affairs/content/call-proposals-restricted-member-states-aiming-improving-
law-enforcement-information en. 


 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004441, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2015)4066091 (hereafter ‘document 8’);  
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004443,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)2090739 (hereafter ‘document 9’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004443, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2016)6308357 (hereafter ‘document 10’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004444, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2017)5135836 (hereafter ‘document 11’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004446,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)1983515 (hereafter ‘document 12’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004446, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2017)727469 (hereafter ‘document 13’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004447,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2019)360228 (hereafter ‘document 14’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004447, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2016)5141568 (hereafter ‘document 15’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004448,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)1396628 (hereafter ‘document 16’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004448, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2016)5532260 (hereafter ‘document 17’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004449,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2019)360642 (hereafter ‘document 18’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004449, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2019)4416829 (hereafter ‘document 19’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004450,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)1268767 (hereafter ‘document 20’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004450, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2016)6242131 (hereafter ‘document 21’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004451,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2019)360920 (hereafter ‘document 22’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004451, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2017)35062 (hereafter ‘document 23’); 


 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004452,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)411368 (hereafter ‘document 24’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004452, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2016)5769851 (hereafter ‘document 25’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004453,  Mid-term  Report,  reference 
Ares(2015)408657 (hereafter ‘document 26’); 
 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR/4000004453, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2016)5361322 (hereafter ‘document 27’); 
 
HOME/2014/ISFP/AG/LAWX/7150, 
Mid-term 
Report, 
reference 
Ares(2016)6355299 (hereafter ‘document 28’); 
 
HOME/2014/ISFP/AG/LAWX/7150, 
Final 
Report, 
reference 
Ares(2017)4833421 (hereafter ‘document 29’). 
The requested documents were drawn up by the relevant authorities of awarded Member 
States under the Call for Proposals funded through the ‘Prevention of and Fight against 
Crime’ (‘ISEC’)6 and the ‘Internal Security Fund’ (‘ISFP’)7 programmes. The documents 
were drawn up in order to assess mid-term and final progress for the projects concerned.  
In  particular,  documents  1-27  concern  the  2012  targeted  Call  for  Proposals 
HOME/2012/ISEC/AG/PNR,  which  aims  at  ‘supporting  law  enforcement  cooperation 
through  measures  to  set  up  Passenger  Information  Units  in  Member  States  for  the 
collection,  processing,  analysis  and  exchange  of  Passenger  Name  Record  (‘PNR’)  data 
for  the  prevention,  detection,  investigation  and  prosecution  of  terrorist  offences  and 
serious  crime’8.  Documents  28  and  29  concern  the  2014  Call  for  Proposals 
HOME/2014/ISFP/AG LAWX ‘Law Enforcement Information Exchange’, which aims at 
‘supporting projects in two specific areas: a) cross-border information exchange and b) 
data sharing between Passenger Information Units’9. 
In its initial reply of 29 January 2019, the Directorate-General for Migration and Home 
Affairs  refused  access  to  the  above-mentioned  documents  based  on  the  exceptions  of 
Article  4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests)  and  Article  4(1)(b)  
(protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position  and  you  put 
forward  a  series  of  arguments  in  support  of  your  request.  These  have  been  taken  into 
account in my assessment, set out in the corresponding sections below.  
                                                 
6   https://ec.europa.eu/home-affairs/financing/fundings/security-and-safeguarding-liberties/prevention-
of-and-fight-against-crime en. 
7   https://ec.europa.eu/home-affairs/financing/fundings/security-and-safeguarding-liberties/internal-
security-fund-police/union-actions en. 
8   See Point 2 of the Call.  
9   See Point 2 of the Call. 


 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I can inform you that:  
-  partial  access  is  granted  to  documents  7,  10,  14,  16,  19,  26  and  28  based  on 
Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001; 
 
-  partial  access  is  granted  to  documents  1,  5,  8,  9,  15,  18,  22,  29  based  on  the 
exceptions provided for under Article 4(2), first indent (protection of commercial 
interests)  and  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
 
-  partial  access  is  granted  to  documents  11,  21,  23  and  27  on  the  basis  of  the 
exceptions provided for under Article 4(1)(a), first indent (protection of the public 
interest as regards public security) and Article 4(1)(b) (protection of privacy and 
the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
 
-  partial  access  is  granted  to  documents  2,  3,  4,  6,  12,  13,  17,  20,  24  and  25 
pursuant to Article 4(1)(a), first indent (protection of the public interest as regards 
public security), Article 4(2), first indent (protection of commercial interests) and 
Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
The detailed reasons underpinning my assessment are set out below.  
2.1.  Consultation of the Member States 
According  to  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  ‘[a]s  regards  third-party 
documents, the institution shall consult the third party with a view to assessing whether 
an exception in paragraph 1 or 2 is applicable, unless it is clear that the document shall or 
shall not be disclosed’. 
Article  4(5)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[a]  Member  State  may 
request  the  institution  not  to  disclose  a  document  originating  from  that  Member  State 
without its prior agreement’.  
Under  Article  4(4)  and  4(5)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  and  taking  into  account 
the arguments you put forward in your confirmatory application, the Secretariat-General 
of  the  European  Commission  consulted  the  authorities  of  Austria,  Bulgaria,  Estonia, 
Finland, France, Hungary, Latvia, Lithuania, Netherlands, Portugal, Romania, Slovenia, 
Sweden  and  Spain,  as  the  requested  documents  originate  from  them.  The  outcome  of 
these  consultations  have  been  taken  into  account  in  the  context  of  this  confirmatory 
review.  


 
2.2.  Protection of the public interest as regards public security 
Article  4(1)(a),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security’. 
In its judgment in Case T-74/16 (Pagkyprios Organismos Ageladotrofon v Commission), 
the General Court clarified that ‘before refusing access to a document originating from a 
Member  State,  the  institution  concerned  must  examine  whether  that  Member  State  has 
based its objection on the substantive exceptions in Article 4(1) to (3) of Regulation No 
1049/2001  and  has  given  proper  reasons  for  its  position.  Consequently,  when  taking  a 
decision to refuse access, the institution must make sure that those reasons exist and refer 
to them in the decision it makes at the end of the procedure’.10  
The General Court clarified in this judgment that the institution ‘must, in its decision, not 
merely record the fact that the Member State concerned has objected to disclosure of the 
document applied for, but also set out the reasons relied on by that Member State to show 
that one of the exceptions to the right of access provided for in Article 4(1) to (3) of the 
regulation applies’.11 
The General Court also clarified that ‘the institution to  which a request for access to a 
document  has  been  made  does  not  have  to  carry  out  an  exhaustive  assessment  of  the 
Member State’s decision to object by conducting a review going beyond the verification 
of  the  mere  existence  of  reasons  referring  to  the  exceptions  in  Article 4(1)  to  (3)  of 
Regulation  No 1049/2001.[…]  The  institution  must,  however,  check  whether  the 
explanations given by the Member State appear to it, prima facie, to be well founded’.12 
Furthermore, as regards the interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation (EC) No 
1049/2001,  the  General  Court  has  acknowledged  that  ‘the  institutions  enjoy  a  wide 
discretion  when  considering  whether  access  to  a  document  may  undermine  the  public 
interest  and,  consequently,  […]  the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions’ 
decisions refusing access to documents on the basis of the mandatory exceptions relating 
to  the  public  interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the 
duty to state reasons have been complied with, the facts have been accurately stated, and 
whether  there  has  been  a  manifest  error  of  assessment  of  the  facts  or  a  misuse  of 
powers’.13 
Moreover,  the  General  Court  ruled  that,  as  regards  the  interests  protected  by  Article 
4(1)(a)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  ‘it  must  be  accepted  that  the  particularly 
sensitive  and  fundamental  nature  of  those  interests,  combined  with  the  fact  that  access 
must, under that provision, be refused by the institution if disclosure of a document to the 
public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which  must  thus  be 
                                                 
10   Judgment  of  the  General  Court  of  8  February  2018,  Pagkyprios  Organismos  Ageladotrofon  v 
Commission, T-74/16, EU:T:2018:75, paragraph 55. 
11   Pagkyprios Organismos Ageladotrofon v Commission judgment quoted above, paragraph 56. 
12   Ibid, paragraph 57. 
13   Judgment  of  the  General  Court  of  25  April  2007,  WWF  European  Policy  Programme  v  Council,        
T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 40.  


 
adopted  by  the  institution  a  complexity  and  delicacy  that  call  for  the  exercise  of 
particular care. Such a decision requires, therefore, a margin of appreciation’.14 
In reply to the consultation of the European Commission, the authorities of the Member 
States  concerned  outlined  that  documents  2-4,  and  23-25  contain  sensitive  information 
the disclosure of which would undermine the protection of public security in the sense of 
Article 4(1)(a), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In  particular,  the  authorities  of  Finland  argued  that  document  2  describes  the  Finish 
Passenger Name Record setup containing the national databases. According to the Finish 
authorities,  the  disclosure  of  this  information,  which  is  classified  as  restricted,  would 
undermine the interest in protecting public security.   
Documents  3  and  4  include  lists  of  air  carriers  whose  data  are  inserted  in  the  French 
Passenger  Name  Record  system  and  the  national  authorities  and  services  that  are 
habilitated  to  use  the  system.  They  define  the  organisational  structure  of  the  Passenger 
Information Unit. They also contain precise information regarding the installation and the 
location  of  the  French  Passenger  Information  Unit,  its  perimeter  security  and  access 
control systems, including architectural plans and photographs of the staff, premises and 
certain  facilities  whose  access  is  restricted  to  military  staff.  Moreover,  the  documents 
include  lists  of  national  files,  including  the  so-called  ‘Fichier  des  Personnes 
Recherchées’.  
According  to  the  French  authorities,  public  access  to  the  above-referred  information 
would put at risk the public security and the protection of defence and military matters. It 
would  enable  offenders  to  avoid  controls  by  choosing  airlines  which  are  not  yet 
integrated to the network. The disclosure of information regarding warning and security 
control systems, and the description of the installations, would seriously compromise the 
security of the staff and the premises concerned, which may be subject to hostile actions. 
In addition, revealing details on the above-referred files would allow conclusions on the 
risk of being arrested.   
Furthermore, documents 3 and  4  include the details  on hardware and security software, 
including the brand, model and version of the materials. They also describe in detail the 
software  functionalities,  the  expected  results  and  the  final  results  of  the  performance 
tests. In the opinion of the French authorities, the disclosure of this information cannot be 
granted without compromising public security. Indeed, the information could be used by 
potential criminals to escape control of the surveillance system. It would facilitate (cyber) 
attacks  by  revealing  detailed  information  on  software  and  warning  systems  which  are 
used  for  the  purpose  of  preventing  terrorist  attacks  and  serious  offences.  Moreover,  it 
would allow conclusions about possible shortcomings in the system. 
Document 23 contains detailed information regarding the software and hardware used for 
the Hungarian Passenger Information Unit. It reflects the components, functionality and 
                                                 
14   Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  ClientEarth  v  European  Commission,  T-644/16, 
EU:T:2018:429, paragraph 23. 


 
data  connections  of  the  system.  Parts  of  the  document  refer  to  the  results  of  the  tests 
performed  by  relevant  authorities.  It  also  contains  information  on  the  system  users. 
According to the Hungarian authorities, granting access to this information, which is of a 
sensitive nature, would undermine the protection of the public interest as regards public 
security. 
Documents 24 and 25 contain concrete information concerning the staff of the Bulgarian 
Passenger Information Unit and relevant national agencies. In addition, they indicate the 
technical and software equipment, and the detailed results of the performance tests. In the 
opinion of the authorities of Bulgaria, full access to these elements would be detrimental 
to  the  protection  of  public  security,  as  it  would  allow  conclusions  on  the  technical, 
operative and human resources of the Bulgarian Passenger Information Unit.  
I  have  carried  out  an  assessment  at  first  sight  of  the  replies  provided  by  the  Member 
States  concerned  and  have  come  to  the  conclusion  that  their  arguments  justify  at  first 
view the non-disclosure of the relevant parts of documents 2-4, and 23-25 based on the 
exception provided for in Article 4(1)(a), first indent (protection of the public interest as 
regards public security) of Regulation (EC) No 1049/2001. In addition, I have concluded 
that parts of documents 6, 11-13, 17, 20 and 21 need to be withheld on the same grounds, 
as they contain information regarding, inter alia, the creation of information technologies 
platforms, technical functionalities of the system and the results of the tests performed by 
the concerned beneficiaries. They also indicate the specific number of the staff from the 
Passenger Information Units and relevant national authorities.  
Indeed,  public  access  to  the  withheld  parts  of  these  documents  would  reveal  sensitive 
information concerning the implementation of the national Passenger Information Units, 
including  the  details  on  the  equipment,  installations  and  the  staff  concerned.  It  would 
disclose  specific  information  on  the  involvement  of  the  national  authorities  conducting 
activities for the internal security and the testing results. Such information, if publically 
disclosed,  could  be  instrumentally  used  by  potential  offenders  in  their  benefit.  It would 
facilitate the planning of possible attacks by revealing elements which could be used to 
compromise the security of the system and undermine its effectivity.  
Hence,  there  is  a  risk  that  a  full  disclosure  of  these  documents  would  compromise  the 
operability of the Passenger Name Records system in the Member States concerned and 
thus jeopardise their capacity to collect and process data in order to prevent attacks and 
investigate terrorism and criminal activities. Given the detailed nature of the information 
concerned, I consider that this risk is real and non-purely hypothetical.  
Having  regard  to  the  above,  I  concluded  that  the  use  of  the  exception  under  Article 
4(1)(a),  first  indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  public  security)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  is  justified  as  regards  the  relevant  withheld  parts  of 
documents  2-4,  6, 11-13,  17, 20,  21,  23-25 and that  access to  them  must be refused on 
that basis. 


 
2.3.  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  the  requested  documents  cannot  be 
considered in their entirety as  commercially  sensitive. You refer to the judgment of the 
General  Court  in  Case  T-136/15  (Evropaïki  Dynamiki  v  European  Parliament)15,  in 
which  the  General  Court    held  that  ‘even  if  disclosure  of  the  relationship  between  the 
tasks to be performed and the number of working days necessary to complete them could 
enable  the  tenderers,  in  future  public  procurement  procedures,  to  unveil  the  [European 
Parliament]’s costing technique, the fact that tenderers could know the prices quoted in 
the past for a corresponding service seems more likely to lead to a situation of genuine 
competition  than  to  a  situation  where  competition  would  be  distorted  […]’16.  In  your 
opinion, such conclusions apply to the case at hand.  
Moreover,  you  point  out  that  two  of  the  documents  relate  to  projects  which  are  closed. 
You  also  argue  that  the  majority  of  the  requested  documents  concern  a  procedure,  the 
creation  of  Passenger  Information  Units  for  the  processing  of  personal  data,  which  is 
unlikely to be repeated on similar terms in the Member States for a considerable period. 
In addition, you request that the relevant Member States be consulted on the disclosure of 
the documents requested. 
Please note that the above-referred judgment concerns a specific category of documents – 
requests for quotations issued by institutions under a given framework contract  – which 
differ from the documents at hand both as regards their originator and their nature.  
Moreover,  I  would  like  to  underline  that  the  Member  States  concerned  have  been 
consulted  as  per  the  arguments  you  put  forward  in  your  confirmatory  application.  In 
reply  to  the  consultation  of  the  European  Commission,  the  authorities  of  the  relevant 
Member  States  argued  that  parts  of  documents  2,  5,  6,  18,  22,  24,  25,  29  cannot  be 
granted  as  disclosure  would  undermine  the  protection  of  commercial  interests  in  the 
sense of Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001. 
From  an  examination  at  first  sight  of  the  replies  provided  by  the  Member  States 
concerned, I concluded that their objection to a full disclosure is founded, as parts of the 
documents contain commercially sensitive information of the beneficiaries.   
Indeed,  the  relevant  withheld  parts  of  the  documents  contain  information  related  to  the 
involvement  of  partners,  participating  authorities,  experts  and/or  private  entities,  the 
name of supplier companies and other information of commercial value.  
                                                 
15   Judgment of the General Court of 14 December 2017,  Evropaïki Dynamiki — Proigmena Systimata 
Tilepikoinonion Pliroforikis kai Tilematikis AE v European Parliament, T-136/15, EU:T:2017:915. 
16   Ibid, paragraph 71.  


 
They reflect the identity of participants in procurement procedures organised at a national 
level,  including  the  identity  of  rejected  tenderers.  Moreover,  parts  of  the  documents 
contain  the  initial  estimated  expenditure  of  the  projects  and  the  breakdown  of  budgets, 
which  explains  in  detail  the  allocation  of  sums  required  for  the  performance  of  the 
projects. Disclosure to the public of such information would undermine the protection of 
the expertise of the authorities and the private entities concerned and thus prejudice their 
legitimate economic interests.  
Please note that the case law of the General Court has clarified that the exception relating 
to  commercial  interests  can  be  applied  to  non-commercial  entities,  such  as  non-profit 
associations and public entities applying for a grant.17 
Against this background, it results that the above-mentioned information indeed qualifies 
as commercially sensitive information and that access to the relevant redacted parts of the 
documents  cannot  be  granted  as  it  would  pose  a  real  and  non-hypothetical  risk  for  the 
commercial interests of the entities concerned.  
Consequently,  I  must  conclude  that  the  use  of  the  exception  under  Article  4(2),  first 
indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  the  grounds  of  protecting  commercial 
interests of a natural or legal person is justified, and that access to the  relevant parts of 
documents  2,  5,  6,  18,  22,  24,  25,  29  must  be  refused  on  that  basis.  The  parts  of 
documents 1, 3, 4, 8, 9, 12, 13, 15, 17, 20 reflecting information of a similar nature must 
be withheld as well for the above-referred reasons. 
2.4.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in particular in accordance with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In your confirmatory application, you point out that your request ‘is not concerned with 
those parts of the documents in question that cannot be disclosed in accordance with the 
data protection legislation’. Nevertheless, I would like to provide additional explanations 
on  how  public  release  of  the  requested  documents  would  undermine  the  public  interest 
protected by the above-mentioned exception. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)18,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
                                                 
17   See  in  this  regard,  judgment  of  the  General  Court  of  21  October  2010  in  Case  T-439/08,  Kalliope 
Agapiou  Joséphidès  v  European  Commission  and  Education,  Audiovisual  and  Culture  Executive 
Agency
, EU:T:2010:442, paragraphs 127-128.    
18   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
10 

 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data19 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
As  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been  repealed  by 
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 
2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data 
by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such 
data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC20 
(hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  of  Justice  stated  that  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the 
integrity of the individual must always be examined and assessed in conformity with the 
legislation of the Union concerning the protection of personal data, and in particular with 
[…] [the Data Protection] Regulation’.21 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.22 
The  requested  documents  contain  personal  data,  in  particular  the  names,  surnames, 
contact  details  and  handwritten  notes  and  signatures  of  representatives  of  the 
beneficiaries  and  of  persons  who  do  not  form  part  of  the  senior  management  of  the 
European Commission. The names23 of the persons concerned as well as other data from 
which their identity can be deduced undoubtedly constitute personal data in the meaning 
of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
                                                 
19   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
20   OJ L 205, 21.11.2018, p. 39. 
21   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
22   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
23   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
11 

 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.24 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European  Commission 
has  to  examine  the  further  conditions  for  the  lawful  processing  of  personal  data  only  if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
As  to  the  handwritten  signatures  appearing  in  the  requested  documents,  which  constitute 
biometric data, there is a risk that their disclosure would prejudice the legitimate interest 
of the persons concerned. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article 4(2),  first indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest 
must, firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by the disclosure. 
                                                 
24   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,          
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
12 

 
According  to  the  case-law,  the  applicant  must,  on  the  one  hand,  demonstrate  the 
existence of a public interest likely to prevail over the reasons justifying the refusal of the 
documents  concerned  and,  on  the  other  hand,  demonstrate  precisely  in  what  way 
disclosure  of  the  documents  would  contribute  to  assuring  protection  of  that  public 
interest  to  the  extent  that  the  principle  of  transparency  takes  precedence  over  the 
protection of the interests which motivated the refusal.25  
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  put  forward  any  reasoning  pointing  to  an 
overriding public interest in disclosing the requested documents. Nor have I been able to 
identify  any  public  interest  capable  of  overriding  the  interest  protected  by  Article  4(2), 
first indent of Regulation (EC) No 1049/2001.  
The  fact  that  the  documents  relate  to  an  administrative  procedure  and  not  to  any 
legislative  act,  for  which  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  the  existence  of  wider 
openness,26 provides further support to this conclusion. 
Please note also that Article 4(1)(a), first indent and Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 do not include the possibility for the exceptions defined therein to be set 
aside by an overriding public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting partial access to the documents requested. 
As  stated above, partial access is  herewith  granted to  documents 1-29.  For the reasons 
explained in sections 2.2 - 2.4 above, I consider that no meaningful further partial access 
is possible without undermining the protection of the interests concerned. 
 
 
                                                 
25   Judgment  of  the  General  Court  of  9  October  2018,  Anikó  Pint  v  European  Commission,  T-634/17, 
EU:T:2018:662, paragraph 48; Judgment of the General Court of 23 January 2017, Association Justice 
& Environment,  z.s  v European  Commission
,  EU:T:2017:18, paragraph 53; Judgment of the General 
Court  of  5  December  2018,  Falcon  Technologies  International  LLLC  v  European  Commission
T-875/16, EU:T:2018:877, paragraph 84. 
26   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  29  June  2010,  Commission  v  Technische  Glaswerke  Ilmenau 
Gmbh,  C-139/07  P,  EU:C:2010:376,  paragraphs  53-55  and  60;  Commission  v  Bavarian  Lager 
judgment, cited above, paragraphs 56-57 and 63.  
13