Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'The 211th-240th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2021)352218 - 15/01/2021
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 25.11.2019 
C(2019) 8665 final 
 
Freshfields Bruckhaus Deringer LLP  
Bastion Tower  
Place du Champ de Mars 5 
1050 Brussels  
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/4820 

Dear 

I refer to your letter of 18 September 2019, registered on the following day, in which you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  14  August  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs,  you  requested  access  to  ‘[…] 
preparatory documents in relation to Directive 2001/27/EC’. 
In  its  initial  reply  of  16  September  2019,  the  Directorate-General  for  Internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship and SMEs informed you that it held the following documents 
corresponding to your application:  
 
Summary  record  of  the  63rd  meeting  of  the  Motor  Vehicle  Committee, 
held  in  Brussels,  on  13  October  2000,  reference  Ares(2019)5877663 
(hereafter 'document 1');  
                                                 

OJ L 345 29.12.2001, p. 94. 
2    OJ L 145 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
 
Summary  record  of  the  64rd  meeting  of  the  Motor  Vehicle  Committee, 
held  in  Brussels,  on  17  November  2000,  reference  Ares(2019)5877730 
(hereafter 'document 2'); 
The  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs 
refused  access  to  documents  1-2,  based  on  the  exception  in  Article  4(3),  second 
subparagraph,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  (protection  of  Institution’s  decision-
making process) and the confidentiality provisions of the Standard Rules of procedure for 
Committees,  adopted  by  the  European  Commission  pursuant  to  Article  9  of  Regulation 
(EU) No 182/20113.  
You asked for the review of that position by submitting the confirmatory  application on 
18  September  2019.  In  that  application  you  contest  the  completeness  of  the  list  of 
documents  identified  by  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship  and  SMEs.  Indeed,  you  argue  that  ‘[i]t  seems  strange  that  the  only 
documents produced in the run up to Directive 2001/27/EC were the summary records of 
the Motor Vehicles Committee for October and November 2000’. You also question the 
applicability  of  the  exception  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  to  two 
documents identified by the above-mentioned Directorate-General. 
Following  your  confirmatory  application,  the  European  Commission  identified  the 
following, additional documents as falling under the scope of your initial application: 
 
Adoption  'fiche'  relating  to  Directive  of  the  European  Commission 
adapting to technical progress Directive 88/77/EEC relating to measures to 
be  taken  against  the  emission  of  gaseous  and  particulate  pollutants  from 
compression-ignition  engines  for  use  in  vehicles,  and  the  emission  of 
gaseous pollutants from positive-ignition engines fuelled with natural gas 
or  liquefied  petroleum  gas  for  use  in  vehicles,  reference:  PE(2001)415 
(hereafter 'document 3'); 
 
Intermediate  version  (version  '0')  of  Directive  of  the  European 
Commission  adapting  to  technical  progress  Directive  88/77/EEC  relating 
to  measures  to  be  taken  against  the  emission  of  gaseous  and  particulate 
pollutants  from  compression-ignition engines  for use in  vehicles,  and the 
emission of gaseous pollutants from positive-ignition engines fuelled with 
natural  gas  or  liquefied  petroleum  gas  for  use  in  vehicles,  reference 
ENTR/F/5-6316-2000 REV0 (hereafter 'document 4'); 
 
Intermediate  version  (version  '1')  of  Directive  of  the  European 
Commission  adapting  to  technical  progress  Directive  88/77/EEC  relating 
to  measures  to  be  taken  against  the  emission  of  gaseous  and  particulate 
pollutants  from  compression-ignition engines  for use in  vehicles,  and the 
                                                 
3  
Regulation  (EU)  No  182/2011  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  16  February  2011 
laying down the rules and general principles concerning mechanisms for control by Member States of 
the Commission’s exercise of implementing powers, OJ L 55 of 28.2.2011, p. 13–18. 


 
emission of gaseous pollutants from positive-ignition engines fuelled with 
natural  gas  or  liquefied  petroleum  gas  for  use  in  vehicles,  reference 
ENTR/F/5-6316-2000 REV1 (hereafter 'document 5'); 
 
Intermediate  version  (version  '2')  of  Directive  of  the  European 
Commission  adapting  to  technical  progress  Directive  88/77/EEC  relating 
to  measures  to  be  taken  against  the  emission  of  gaseous  and  particulate 
pollutants  from  compression-ignition engines  for use in  vehicles,  and the 
emission of gaseous pollutants from positive-ignition engines fuelled with 
natural  gas  or  liquefied  petroleum  gas  for  use  in  vehicles,  reference 
ENTR/F/5-6316-2000 REV2 (hereafter 'document 6'); 
 
Intermediate  version  (version  '3')  of  Directive  of  the  European 
Commission  adapting  to  technical  progress  Directive  88/77/EEC  relating 
to  measures  to  be  taken  against  the  emission  of  gaseous  and  particulate 
pollutants  from  compression-ignition engines  for use in  vehicles,  and the 
emission of gaseous pollutants from positive-ignition engines fuelled with 
natural  gas  or  liquefied  petroleum  gas  for  use  in  vehicles,  reference 
ENTR/F/5-6316-2000 REV3 (hereafter 'document 7'); 
 
Intermediate  version  (version  '4')  of  Directive  of  the  European 
Commission  adapting  to  technical  progress  Directive  88/77/EEC  relating 
to  measures  to  be  taken  against  the  emission  of  gaseous  and  particulate 
pollutants  from  compression-ignition engines  for use in  vehicles,  and the 
emission of gaseous pollutants from positive-ignition engines fuelled with 
natural  gas  or  liquefied  petroleum  gas  for  use  in  vehicles,  reference 
ENTR/F/5-6316-2000 REV4 (hereafter 'document 8'); 
 
Memorandum  to  the  European  Commission  concerning  the  above-
mentioned directive,  reference ENTR  F/5  - 6316/00 (hereafter  'document 
9').  
2. 
 ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
In  the  context  of  this  review,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed, 
thorough  search  and,  as  mentioned  in  part  1  of  this  decision,  identified  documents  3-9 
and assessed them from the point of view of the applicability of the exceptions in Article 
4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Following  this  assessment,  I  can  inform  you  that  (wide)  partial  access  is  granted  to 
document 3 and full access is granted to documents 4-9. 
  


 
 
With  regard  to  documents  1  and  2  identified  at  the  initial  stage,  I  can  inform  you  that 
(wide) partial access thereto is granted. The relevant undisclosed parts of the documents 
require  protection  under  the  exceptions  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 (protection of privacy and the integrity of the individual). 
Please also note that the relevant parts of documents 1-2 contain information unrelated to 
Directive 2001/27/EC4 and therefore, they fall outside the scope of your application.  
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)5,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the  Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data6 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC7 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
                                                 
4  
Commission Directive 2001/27/EC of 10 April 2001 adapting to technical progress Council Directive 
88/77/EEC on the approximation of the laws of the Member States relating to  measures to be taken 
against the emission of gaseous and particulate pollutants from compression-ignition engines for use 
in vehicles, and the emission of gaseous pollutants from positive-ignition engines fuelled with natural 
gas or liquefied petroleum gas for use in vehicles. OJ L 107 of 18.4.2001, p. 10–23. 
5  
Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
6  
OJ L 8 12.1.2001, p. 1.  
7  
OJ L 205 21.11.2018, p. 39. 


 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.8 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.9 
Documents  1-3  include  the  names  and  contact details  of  staff  members  of  the  European 
Commission not holding any senior management position. They include also names and 
surnames of third parties (representatives of the Member States ministries and Permanent 
Representations).  
The names10 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.11 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine  the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
                                                 
8   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
9   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
10   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,          
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47.