This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 211th-240th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2021)352218 - 15/01/2021
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 26.11.2019 
C(2019) 8680 final 
 
Corporate Europe Observatory   
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/4312 

Dear 
,  
I refer to your e-mail of 18 September 2019, registered on 19 September 2019, in which 
you  submit  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
I apologise for the delay in the handling of your application.   
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  22  July  2019,  registered  under  reference  GESTDEM 
2019/4312  and  addressed  to  the  Directorate-General  for  Health  and  Food  Safety,  you 
requested  access  to,  I  quote:  ‘a  list  of  lobby  meetings  held  by  the  French  Government 
was  discussed.  The  list  should  include  the  names  of  the  individuals  and  organisations 
attending; the date, and any agendas, minutes, notes produced. I would additionally  like 
to receive any third party position papers, e-mails, or other correspondence which relates 
to  discussions  around  the  French  Government’s  ban  on  E171.  This  should  include  all 
meetings of SCOPAFF.’  
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2    OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
The  European  Commission  has  identified  27  documents  as  falling  under  the  scope  of 
your request3.  
In  its  initial  reply  of  4  September  2019,  the  Directorate-General  for  Health  and  Food 
Safety: 
  Granted full access to documents 25, 26 and 27; 
  Granted partial access to documents 1 to 22 and 24, subject only to the redactions 
of  personal  data  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001; 
  Refused  access  to  document  23  based  on  the  exceptions  of  
Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards 
international  relations)  and  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In  your  confirmatory  application,  you  request,  I  quote:  ʻto  review  the  decision  not  to 
release  document  23  which  originated  from  the  United  States  Mission  to  the  EU.  The 
decision  on  E171  is  of  great  public  interest  as  it  involves  a  chemical  used  in  many  
day-to-day food products. It is in the public interests to know the details of how all third 
parties are seeking to influence that decision-making.ʼ  
You  do  not  contest  the  partial  refusal  of  access  to  documents  1  to  22  and  24. 
Consequently,  the  partial  refusal  of  access  to  documents  1  to  22  and  24  does  not  fall 
within the scope of this confirmatory review. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
The document 23 is the letter from the United States Mission to the EU of 8 May 2019 
addressed  to 
  of  the  Directorate-General  for  Health 
and  Food  Safety,  concerning  French  Decree  suspending  the  placing  on  the  market  of 
foodstuffs containing E171 additive (reference Ares(2019)3167764). 
Under  the  provision  of  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  
the  Secretariat-General  of  the  European  Commission  re-consulted  the  authorities  of  the 
United States at the confirmatory stage. The authorities of  the United States maintained 
their  opposition  to  the  disclosure  of  document  23,  based  on  the  exception  invoked 
already at the initial stage, namely the exception protecting the public interest as regards 
international relations provided for in Article 4(1)(a), third indent of Regulation (EC) No 
1049/2001. 
                                                 
3   The full list of these documents was enclosed to the reply of the  Directorate-General for Health and 
Food Safety of 4 September 2019 (Ares(2019)5557496). 


 
In  their  reply  to  the  above-referred  consultation,  the  authorities  of  the  United  States 
argued  that  a  full  disclosure  of  document  23  would  effectively  undermine  the  public 
interest as regards the protection of international relations. According to the authorities of 
the  United  States,  granting  public  access  to  the  document  concerned  which  has  been 
transmitted  through  its  official  diplomatic  channels  (the  United  States  Mission  to  the 
European Union) carries out the concrete risk of undermining the interests of both the EU 
and  the  United  States.  Disclosure  of  this  document  would  inhibit  the  free  exchange  of 
views between the United States and the EU institutions. 
I have carried out a detailed examination of the document requested, taking into account 
the  result  of  the  third  party  consultations  at  initial  and  confirmatory  levels,  and  I  have 
come  to  the  conclusion  that  their  arguments  justify  the  non-disclosure  of  the  requested 
document  on  the  basis  of  the  exception  provided  for  in  Article  4(1)(a),  third  indent 
(protection of the public interest as regards international relations) of Regulation (EC) No 
1049/2001. 
In  addition,  I  have  concluded  that  the  requested  document  contains  personal  data  that 
must be withheld based on Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the 
individual) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
2.2.1 Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ʻ[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]ʼ. 
As  far  as  the  protection  of  international  relations  is  concerned,  the  General  Court  has 
acknowledged  that  ‘the  institutions  enjoy  a  wide  discretion  when  considering  whether 
access  to  a  document  may  undermine  the  public  interest  and,  consequently,  […]  the 
Court’s review of the legality of the institutions’ decisions refusing access to documents 
on the basis of the mandatory exceptions relating to the public interest must be limited to 
verifying whether the procedural rules and the duty to state reasons have been complied 
with, the facts have been accurately stated, and whether there has been a manifest error of 
assessment of the facts or a misuse of powers’.4  
Moreover,  the  General  Court  ruled  that,  as  regards  the  interests  protected  by  Article 
4(1)(a)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  ‘it  must  be  accepted  that  the  particularly 
sensitive  and  fundamental  nature  of  those  interests,  combined  with  the  fact  that  access 
must, under that provision, be refused by the institution if disclosure of a document to the 
public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which  must  thus  be 
                                                 
4   Judgment of the General Court of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council of the 
EU, T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 40.  


 
adopted  by  the  institution  a  complexity  and  delicacy  that  call  for  the  exercise  of 
particular care. Such a decision requires, therefore, a margin of appreciation’.5 
The document  requested in  your confirmatory  application presents  considerations made 
by  the  United  States  government  representatives  to  the  EU  staff  concerning  regulatory 
measures that could have as an effect, in the opinion of the United States authorities, an 
impact  on  international  trade  relations  between  the  EU  and  the  United  States.  The 
document  reflects  the  position  of  the  United  States  in  respect  of  the  French  Order 
(ECOC1911549A) of 17 April 2019 suspending the placing on the market of foodstuffs 
containing the food additive titanium  dioxide (E 171) as of 1 January  2020,  which was 
notified  to  the  European  Commission  on  26  April  2019.  This  document  sets  out  the 
concerns of the United States about this measure, in particular about its risk assessment, 
food  safety  basis,  and  the  potential  disruptions  it  would  have  on  the  internal  market  as 
well as on trade for third countries. 
Revealing the details of this communication would jeopardise the possibility of frank and 
sincere exchanges between the European Commission and the United States, by making 
the United States  representatives  naturally more  guarded  about  sharing information  and 
positions with EU staff in the future.  
Furthermore, the requested document contains sensitive information, which is not public 
and  which  the  European  Commission  received  from  the  third  country  on  a  confidential 
basis.  Disclosure  of  this  information,  against  express  statements  of  the  providing  party, 
would  undermine  the  relation  of  trust  with  the  parties  thus  negatively  affecting  the 
international relations of the EU. 
I came to the conclusion that public access to the requested document would pose a risk 
to  the  public  interest  as  regards  the  protection  of  the  international  relations.  Given  the 
importance of the subject matter, the potential involvement of third countries and media 
attention  to  the  file,  I  consider  this  risk  as  reasonably  foreseeable  and  not  purely 
hypothetical.  
In light of the above, I must conclude that the use of the exception under Article 4(1)(a), 
third  indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  is  justified,  and  that  access  to  the  document  must  be 
refused on that basis. 
2.2.2 Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
                                                 
5   Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  ClientEarth  v  European  Commission,  T-644/16, 
EU:T:2018:429,  paragraph  23.  See  also  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  3  July  2014,  
Council In ‘t Veld, C-350/12, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 


 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)6,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data7 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC8  (hereafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’).However,  the  case  law  issued 
with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains  relevant  for  the  interpretation  of 
Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.9 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.10 
The requested document contains personal data such as the name and surname, telephone 
numbers,  position  of  the  natural  person  who  is  an  official  of  the  United  States  national 
authorities.  The  names11  of  the  person  concerned  as  well  as  other  data  from  which  its 
identity  can  be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article 
3(1) of Regulation (EU) 2018/1725. In addition, it also contains biometric data, namely a 
handwritten signature.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
                                                 
6   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
7   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
8   OJ L 205, 21.11.2018, p. 39. 
9   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
11   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 


 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.12 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subject  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  document,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm its privacy and subject it to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned.  
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please be informed that the exceptions laid down in Article 4(1)(a) and (b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001 do not include the possibility for the exceptions defined therein to be 
set aside by an overriding public interest.  
                                                 
12   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,         
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47.