This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Committee on Open Data and the Re-use of Public Sector information: Meetings'.




 
Ref. Ares(2021)1688299 - 08/03/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND 
TECHNOLOGY 
 
  The Director-General 
Brussels, 8th March 2021 
CNECT/RV 
Ms Rachel Hanna 
Calle de Vinaroz 2, 1g 
xxxxxx  
xxxxx 
 
Advance copy via email
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
Subject: Your application for access to documents- Ref GestDem 2021/0349 
Dear Ms Hanna, 
We refer to your email dated 20 January 2021 wherein you make a request for access to 
documents pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council 
and  Commission  documents  (hereinafter  ‘Regulation  1049/2001’),  registered  under  the 
abovementioned reference number. We also refer to our holding reply, dated 15 February 
2021,  our  reference  Ares(2021)1263019,  whereby  we  informed  you  that  the  time  limit 
for handling your application was extended by 15 working days pursuant to Article 7(3) 
of Regulation 1049/2001. 
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
Your application reads as follows: 
‘Dear Communications Networks, Content and Technology, 
 
Under the right of access to documents in the EU treaties, as developed in Regulation 
1049/2001, I am submitting the following access to documents request. 
From the Comitology Register I can see that the Committee on open data and the re-
use of public sector information (C51600) has held two meetings. In relation to these 
committee meetings, I would like to request the following: 
 
1.  Minutes/record  of  decisions  taken  and  all  documents  circulated,  presented  and/or 
discussed  at  the  first  meeting  on  30  October  2019,  especially  documents  relating  to 
the Analysis of Member States information on statistics and company registers; 
 

Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
2.  Minutes/record  of  decisions  taken  and  all  documents  circulated,  presented  and/or 
discussed  at  the  first  meeting  on  25  June  2020,  especially  documents  relating  to  the 
Impact Assessment Study; 
 
3. All agendas/preparatory documents and dates for upcoming meetings;  
 
4. Membership of the committee, and attendance of meetings held so far. 
 
Yours faithfully,’ 

 
2. 
DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
We  have  identified  the  following  documents  as  falling  within  the  scope  of  your 
application:  
-  Agenda of the 1st meeting of the Committee on open data and the re-use of public 
sector information 9 (‘PSI’) on 30 October 2019 (‘Document 1’) 
-  Summary record of the 1st meeting of the Committee on open data and the re-use 
of PSI on 30 October 2019 (‘Document 2’) 
-  Agenda  of  the  2nd    meeting  of  the  Committee  on  open  data  and  the  re-use  of 
public sector information 9 (‘PSI’) on 25 June 2020  (‘Document 3’) 
-  Summary  record of the  2nd  meeting  of the Committee on open data  and the re-
use of PSI on 25 June 2020  (‘Document 4’) 
-  Privacy Statement (‘Document 5’) 
-  Presentation:  Public  Service  of  Reference  Data,  PSI  Group  29.10.2019, 
(‘Document 6’) 
-  Presentation: Committee on open data and the re-use of public sector information- 
Functioning of the Committee (‘Document 7’
-  Presentation:  Feedback  received  from  the  MS:  Statistics  –  Companies  and 
Company Ownership (‘Document 8’
-  Presentation: Inspire Directive DG ENV, Committee on open data and the re-use 
of public sector information, 30 October 2019, Brussels (‘Document 9’
-  Presentation:  Building  pan-European  geographical  datasets,  Challenges  and 
opportunities, Eurostat Gisco (‘Document 10’
-  Presentation: Good Basic Data for everyone- A driver for Growth and Efficiency- 
The  eGovernment  Strategy  2011-2015,  The  Danish  Government/  Local 
Government Denmark, October 2012(‘Document 11’
-  Email exchanges between 11 June 2020 and 24 June 2020 related to the invitation 
to the Open Data Committee, 25 June 2020 (‘Document 12’
-  Presentation: Open Data Committee, Impact assessment study on the list of High 
Value  Datasets  to  be  made  available  by  the  Member  States  under  the  PSI 
Directive, 25 June 2020 (‘Document 13’
-  PSI  HVDs  thematic  areas  datasets,  in  particular  :  Company  (‘Document  14a’), 
Geospatial  (Document  14b),  Meteorological  Data  (Document  14c),  EO  and 
Environment  (Document  14d),  Statistics  (Document  14e)  and  Mobility 
(Document 14f
-  Open Data Committee Questions and Answers (‘Document 15’
-  Second interim report meeting, Impact assessment study on the list of High Value 
Datasets  to  be  made  available  by  the  Member  States  under  the  PSI  Directive,  9 
June 2020 (‘Document 16’) 
 


 
-  Email, dated 13 February 2020 received from a Member State  (‘Document 17’) 
and  its  attachment,    Importance  of  data  quality  of  High  Value  Datasets  (HVDs) 
(‘Document 18’
-  Email, dated 7 July 2020 received from a Member State (‘Document 19’
-  Emails from November 2020 received from two Member States (‘Document 20’
and  the  attachment,    a  joint  non-paper  relating  to  the  availability  of  Public 
Datasets  (‘Document 21’
 
3. 
ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
Following an examination of the identified documents under the provisions of Regulation 
1049/2001,  we  have  arrived  at  the  conclusion  that  full  access  can  be  granted  to  17 
documents. Partial access can be granted to three documents and access is denied for six 
documents  as  disclosure of these parts  is  prevented by  exceptions to  the right  of access 
laid down in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
A. Full disclosure 
Documents 1-9, 13-14f and 16 are fully disclosed. 
Please note that Documents 1-5 are publicly available via the following link: 
https://ec.europa.eu/transparency/comitology-
register/screen/committees/C51600/consult?lang=en 

B. Partial disclosure 
(i) Protection of privacy and integrity of individuals 
Full  disclosure  of  Documents  11-12,  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection of privacy and integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) Regulation 
1049/2001, since they contain the following personal data: 
- Names, functions and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management 
- Names, functions, contact details of other natural persons 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation1    does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do not express any particular interest to have access to these personal data nor do you put 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need 
                                                 
1 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament  and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


 
to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and 
there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would 
not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
(ii)  Protection  of  the  public  interest  as  regards  the  financial,  monetary  or  economic 
policy of the Community or a Member State 

Article  4(1)(a),  fourth  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  [t]he  institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
the financial, monetary or economic policy of the Community or a Member State. 

The  EU  Courts  have  acknowledged  that  the  institutions  enjoy  a  wide  discretion  when 
considering whether access to a document may undermine the public interest2. 
Parts  of  Document  10  contain  confidential  and  sensitive  information  which  was  not 
intended for public disclosure and would undermine the EU’s financial policy, if publicly 
released.  Consequently, the above-mentioned parts of Documents 10 have been blanked 
out. 
C. Non- disclosure 
We  regret  to  inform  you  that  access  to  Documents  15  and  17-21  cannot  be  granted  as 
disclosure is prevented by the exception to the right of access laid down in Article 4(3) of 
Regulation 1049/2001, with regard to the protection of the decision-making process. 
The first subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘[a]ccess to 
a document, drawn up by an institution for internal use or received by the an institution, 
which relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be 
refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure.’ 
Document  15  contains  information  related  to  the  discussions  that  took  place  in  the 
Committee on open data and PSI. The relevant  exchanges took  place in  confidentiality, 
according to the relevant provisions of the rules of procedure  and they are not intended 
for public release as their disclosure would undermine the decision-making process. 
Documents  17-21  contain  the  views  and  positions  of  the  concerned  Member  States. 
Giving public access to this information would undermine the decision-making process. 
Moreover, parts of Documents 17 - 20 also contain personal data, in particular the names 
and  contact  details  of  Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  senior 
management  and the names, functions and contact  details  of other  natural  persons, thus 
their disclosure is prevented by the exception of Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 
for the reasons set out in Section B(i). 
 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  these  documents. 
However, partial access is not possible considering that the documents are covered in its 
entirety by the abovementioned exceptions of Article 4 of Regulation 1049/2001. 
 
                                                 
2 Judgment of the Court of First Instance of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, 
T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 40. 



 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 applies, unless there is 
an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  documents.  Such  an  interest  must, 
firstly,  be  a  public  interest  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  We 
have examined whether there could be an overriding public  interest in the disclosure of 
the aforementioned documents but we have not been able to identify such an interest. 
5. 
REUSE OF DOCUMENTS 
You  may  reuse  public  documents  1-12,  which  have  been  produced  by  the  European 
Commission  or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission 
Decision  on  the  reuse  of  Commission  documents.  
You  may  reuse  the  documents 
disclosed free of charge and for non-commercial and commercial purposes provided that 
the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or message 
of  the  document/documents.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability 
stemming from the reuse. 
Documents 13-14f and 16 originate from a third party. Please note that they are disclosed 
to  you  based  on  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without 
prejudice to the rules on intellectual property, which may limit your right to reproduce or 
exploit the released documents without the agreement of the originators, who may hold 
an intellectual property right  on them. The European Commission  does not  assume any 
responsibility from their reuse. 
6. 
CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely,  
 (e-signed) 
 
Roberto Viola 
Enclosures: (20) 
 

Electronically signed on 08/03/2021 11:11 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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