This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'PhotoDNA: Europol'.

Europol Unclassified – Basic Protection Level 
 
 
 
  
The Hague, 13 December  2016  
 
EDOC # 850502v11 
 
DECISION OF THE MANAGEMENT BOARD OF EUROPOL 
laying down the rules for applying Regulation 
1049/2001 with regard to Europol documents 
 
THE MANAGEMENT BOARD OF EUROPOL, 
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, in particular 
Article 15(3) thereof, 
Having regard to Regulation (EU) 2016/794 of the European Parliament and the Council 
of  11  May  2016  on  the  European  Union  Agency  for  Law  Enforcement  Cooperation 
(EUROPOL)  and  replacing  and  repealing  Council  Decisions  2009/371/JHA, 
2009/934/JHA,  2009/935/JHA,  2009/936/JHA  and  2009/968/JHA  (hereinafter  “the 
Europol Regulation”) 1 and in particular Articles 65  and 72 thereof, 
Whereas: 
(1) 
Article  65(1)  of  the  Europol  Regulation  foresees  that  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 of the European Parliament and the Council of 30 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents (hereinafter referred 
to as “Regulation 1049/2001”)2 shall apply to documents held by Europol. 
(2) 
Article  65(2)  of  the  Europol  Regulation  states  that  by  14  December  2016,  the 
Management Board shall adopt the detailed rules for applying Regulation 1049/2001 with 
regard to Europol documents. 
(3) 
In  principle,  all  documents  should  be  accessible  to  the  public.  However,  public 
and  private  interests  should  be  protected  by  way  of  exceptions  in  order  to  safeguard 
Europol’s ability to carry out its tasks. 
(4) 
These rules are  without prejudice to Article 36 of the  Europol Regulation on the 
right  of  access  of  the  data  subject  to  information  on  whether  personal  data  relating  to 
him or her are processed by Europol. 
(5) 
These  rules  are  without  prejudice  to  Article  19(2)  of  the  Europol  Regulation  on 
the  respect  for  the  ownership  of  the  data,  the  right  of  Member  States,  Union  bodies, 
third  countries  and  international  organisations  to  indicate,  at  the  moment  of  providing 
information to Europol, any restriction on access thereto or the use to be made thereof, 
and the requirement for Europol to comply with such restrictions. 
 
                                                           
(1) OJ L 135, 24.05.2016, p.53. 
(2) OJ L 145, 31.05.2001, p.43. 

 

Europol Unclassified – Basic Protection Level 
 
Article 1 
Definitions 
 
For the purpose of these rules: 
(a) “Europol  document”  or  “document”  shall  mean  any  content  whatever  its  medium 
(written  on  paper  or  stored  in  electronic  form  or  as  a  sound,  visual  or  audiovisual 
recording) concerning a matter relating to Europol’s activities, policies and decisions
and held by Europol; 
(b) “Third  parties”  means  the  authorities  of  third  countries  and  international 
organisations as referred to in Article 23(1) of the Europol Regulation;  
(c) “Union bodies“ means institutions, bodies,  missions, offices and agencies set up by, 
or on the basis of, the Treaty on European Union and the Treaty on the Functioning 
of the European Union, as referred to in Article 2(d) of the Europol Regulation; 
(d) “Private parties or private persons” shall mean the entities referred to in Article 2(f) 
and (g) of the Europol Regulation; 
(e) “Europol  classified  document”  means  any  document  containing  information  or 
material designated by a Europol security classification3, the unauthorised disclosure 
of  which  could  cause  varying  degrees  of  prejudice  to  the  interests  of  Europol,  the 
European Union of one or more of the Member States.  
 
 
 
Article 2 
Beneficiaries 
1.  Citizens of the Union and natural or legal persons residing or having their registered 
office  in  a  Member  State  shall  exercise  their  right  of  access  to  Europol  documents 
under  Regulation  (EC)  No  1049/2001  in  accordance  with  these  detailed  rules.  This 
right of access concerns documents held by Europol, that is to say, documents drawn 
up or received by it and in its possession. 
2.  Pursuant to Article 2(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, citizens of third countries 
not residing in a Member State and legal persons not having their registered offices 
in one of the Member States shall enjoy the right of access to Europol documents on 
the same terms. 
3.  Individuals  specifically  requesting  personal  data  only  related  to  them  shall  not  be 
covered by these rules. In  such cases individuals shall be referred to the procedure 
mentioned in Article 36 of the Europol Regulation. 
 
 
 
                                                           
3 RESTREINT EU/EU RESTRICTED; CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET 
and TRES SECRET UE/EU TOP SECRET with additional marking (“EUROPOL”) under the 
classification marking to indicate that it originates in Europol. 

 

Europol Unclassified – Basic Protection Level 
Article 3 
Access applications 
1.  All  applications  for  access  to  a  document  shall  be  sent  by  mail,  fax  or  e-mail  to 
Europol.  The  address  to  which  applications  are  to  be  sent  shall  be  published in  the 
practical guide referred to in Article 9(3) of these Rules. 
2.  Europol  shall  answer  initial  and  confirmatory  access  applications  within  fifteen 
working  days  from  the  date  of  registration  of  the  application.  In  the  event  of  a 
complex application or an application relating to a very long document or to a very 
large number of documents, the deadline may be extended by fifteen working days. 
Reasons shall be given for any extension of the deadline and it shall be notified to the 
applicant beforehand. 
3.  If  an  application  is  imprecise,  as  referred  to  in  Article  6(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  Europol  shall  invite  the  applicant  to  provide  additional  information 
making it possible to identify the documents requested; the deadline for  reply shall 
run only from the time when Europol has this information. 
4.  Notwithstanding paragraph 2 of this Article, in the event of a complex application or 
an  application  relating  to  a  very  long  document  or  to  a  very  large  number  of 
documents,  Europol  may  confer  with  the  applicant,  with  a  view  to  finding  a  fair 
solution.  
5.  Any  decision  which  is  even  partly  negative  shall  state  the  reason  for  the  refusal 
based on one of the exceptions listed in Article 4 of  these Rules in a manner which 
does  not  harm  the  interests  protected  in  Article  4  and  shall inform  the  applicant  of 
the remedies available to him. 
Article 4 
Exceptions 
1.  Europol  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of: 
(a) 
the public interest as regards: 
  public  security,  such  as  the  safety  of  natural  and  legal  persons,  the 
proper  fulfilment  of  Europol’s  tasks,  investigations  and  operational 
activities of Member States, third parties or Union bodies,  
  defence and military matters, 
  international relations, in particular the relations between Europol and 
its partners as regulated in Chapter V of the Europol Regulation,  
  the  financial,  monetary  or  economic  policy  of  the  Union  or  a  Member 
State, 
(b) 
the privacy and integrity of the individual. 
2.  Europol  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of: 
  commercial interests of a natural or legal person, including intellectual 
property, 

 

Europol Unclassified – Basic Protection Level 
  court, arbitration and dispute settlement proceedings and legal advice, 
  the purpose of inspections, investigations and audits, other than those 
mentioned under paragraph 1 (a), 
unless there is an overriding public interest in disclosure. 
3.  Access  to  a  document,  drawn  up  for  internal  use  or  received  by  Europol,  which 
relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  Europol,  shall  be 
refused if disclosure of the document would  seriously undermine Europol’s decision-
making process, unless there is an overriding public interest in disclosure. 
Access to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary consultations within Europol shall be refused, even after the decision has 
been taken, if disclosure of the document would undermine Europol’s decision-
making process, unless there is an overriding public interest in disclosure.   
4.  As  regards  documents  originating  in  whole  or  in  part  from  Member  States,  third 
parties, Union bodies, private parties or private persons, Europol shall consult them 
with a view to assessing whether any of the exceptions laid down in this Article are 
applicable, unless it is clear that the document shall or shall not be disclosed. They 
shall provide their assessment taking into account the deadline referred to in Article 
3  of  these  Rules.  If  the  document  originates  from  a  Member  State,  third  party  or 
Union  body,  Europol  shall  take  into  account  Article  19(2)  of  the  Europol  Regulation 
when assessing whether or not to disclose the document. 
5.  If  only  parts  of  the  requested  document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the 
remaining parts of the document shall be released.  
6.  The exceptions as laid down in this Article shall only apply to the period during which 
protection  is  justified  on  the  basis  of  the  content  of  the  document.  The  exceptions 
may apply for a maximum period of 30 years. In the case of documents covered by 
the  exceptions  relating to  integrity  or  privacy  of  individuals  or  commercial interests 
and  in  the  case  of  Europol  classified  documents,  the  exceptions  may,  if  necessary, 
continue to apply after this period. 
 
Article 5 
Processing of initial applications 
1.  As soon as the application is registered, an acknowledgement of receipt shall be sent 
to the applicant, unless the answer can be sent immediately. 
2.  The  acknowledgement  of  receipt  and  the  answer  shall  be  sent  in  writing,  where 
appropriate, by electronic means. 
3.  The applicant shall be informed  of the  response to his/her application either by the 
Deputy Executive Director - of the department concerned, or by  the  Chairperson of 
the  Europol  Management  Board  where  the  application  concerns  Europol  documents 
originating from the Management Board,  via the dedicated unit within Europol. 
4.  Any answer, which is even partly negative, shall inform the applicant of his/her right 
to  submit,  within  fifteen  working  days  from  receipt  of  the  answer,  a  confirmatory 
application to the  Executive Director of Europol or to the Europol Management Board 

 

Europol Unclassified – Basic Protection Level 
where the application concerns Europol documents originating from the Management 
Board. 
Article 6 
Processing of confirmatory applications 
1.  The  applicant  shall  be  informed  of  the  answer  to  his/her  confirmatory  application 
either  by  the  Executive  Director  of  Europol  or  by  the  Europol  Management  Board 
where the application concerns Europol documents originating from the Management 
Board, via the dedicated unit within Europol. 
2.  The  decision  shall  be  notified  to  the  applicant  in  writing,  where  appropriate  by 
electronic means, and in the event of a partial or total refusal inform of their right to 
bring  an  action  before  the  Court  of  First  Instance  or  to  lodge  a  complaint  with  the 
European Ombudsman. 
Article 7 
Treatment of applications for access to classified documents 
1.  Where  an  application  for  access  concerns  a  Europol  classified  document,  it  shall  be 
handled by officials entitled to acquaint themselves with the document. 
2.  Reasons shall be given on the basis of the exceptions listed in Article 4 of these Rules 
for  any  decision  refusing  access  to  all  or  part  of  a  classified  document in  a  manner 
which does not harm the interests protected in Article 4 of these Rules. If it proves 
that  access  to  the  requested  document  cannot  be  refused  on  the  basis  of  these 
exceptions,  the  official  handling  the  application  shall  ensure  that  the  document  is 
declassified before sending it to the applicant.  
 
3.  Applications shall be handled in accordance with the Rules established by Europol on 
the protection of EU classified information referred to in Article 67(2) of the Europol 
Regulation. 
Article 8 
Exercise of the access 
1.  Documents  shall  be  sent  by  mail,  fax  or,  if  available,  by  e-mail,  depending  on  the 
application. 
2.  If  the  document  has  been  published,  the  answer  shall  consist  of  the  publication 
references and/or the place where the document is available and where appropriate 
of its web address. 
3.  If the volume of the documents requested exceeds twenty pages, the applicant may 
be  charged  a  fee  of  EUR  0,10  per  page  plus  carriage  costs.  The  charges  for  other 
media shall be decided case by case but shall not exceed a reasonable amount. 
 
 

 


Europol Unclassified – Basic Protection Level 
Article 9 
Measures facilitating access to the documents 
1.  A public register of documents shall be established by the Executive Director to allow 
citizens to exercise their rights under Regulation (EC) No 1049/2001. References to 
those  documents  shall  be  made  in  a  manner  which  does  not  undermine  the 
protection of the interests set out in Article 4. 
2.  The  register  shall  contain the  title  of  the  document  (in  the  languages  in  which it is 
available), its document number, other useful references and the date of its creation 
or adoption.  
3.  Europol  shall  draw  up  a  practical  guide  to  inform  the  public  of  their  rights  under 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  The  guide  shall  be  made  available  on  Europol’s 
website. 
Article 10 
Documents directly accessible to the public 
Europol shall as far as possible make documents directly accessible in electronic form on 
its website. 
Article 11 
Internal organisation 
The Executive Director of Europol shall adopt a decision outlining the internal procedure 
for the handling of public access requests. 
 
Article 12 
Entry into force 
 
These rules shall enter into force on the same day as the date of application of the 
Europol Regulation. 
 
Done at The Hague on 13 December 2016 
For the Management Board 
 
Arie IJzerman 
Chairperson