This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'ref AUTOGRASSMILK Grant ID 314879'.




 
EUROPEAN RESEARCH EXECUTIVE AGENCY (REA) 
 
 
D1 Planning, Knowledge and Compliance  
  Head of Unit  
 
Brussels,  
REA D1.003 
 
Mr Steven Lock 
5 Racefield,  
A63 CX96 Newcastle 
IRELAND 
Sent by registered email to: 
xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx 
Subject: 
Your 
application 
for 
access 
to 
documents 
on 
project 
AUTOGRASSMILK (grant agreement nr. 314879) - Ares(2021)1458754 
Dear Mr Lock, 
We refer to your two requests for access to documents submitted to the Research Executive 
Agency on 22/02/2021 via the website AskTheEU.org and registered on 24/02/2021 under a 
sole  reference  number  Ares(2021)1458754.  Further  to  the  acknowledgement  of  your 
application, we informed you on 17 March 2021 that an extension of the time limit with 15 
working  days  was  necessary  in  accordance  with  Article  7(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents. 
A. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application concerning the project AUTOGRASSMILK (grant agreement nr. 314879) 
you request:  
“Specific  grant  agreements  and  framework  partnership  agreements  regarding 
AUTOGRASSMILK project  Grant Agreement ID 314879 funded under FP7-SME AG.  

In  particular  can  you  provide  the  consortium  agreement  and  all  agreements  involving  
TEAGASC  (Teagasc  Agricultural  Catchments  Programme  Ireland)  EU  Contribution 
€114 625  AIDAN MICHAEL  POWER Ireland  EU contribution € 25 313  THE CIRCA 
GROUP EUROPE LIMITED Ireland EU contribution € 73 583  The IRISH GRASSLAND 
ASSOCIATION Ireland EU contribution € 470 337  

Can  also  provide  details  of  all  payments  made  to  these  organisations  as  part  of  the 
project, including  amounts, and payment schedules.” 

and:  
Agence exécutive pour la recherche, B-1049 Bruxelles / Uitvoerend Agentschap Onderzoek, B-1049 Brussel – Belgium. 
Telephone: (32-2) 299 11 11. 
Office: COV2-08/064- Tel. direct line (32-2) 2950942  - Email: xxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
“1.  The  original  Application  and  Proposal  Document  regarding  AUTOGRASSMILK 
project Grant Agreement ID 314879 funded under FP7-SME AG.  

2. A copy of the Final Reports as submitted.  
3.  Any  documentation  regarding  the  involvement  in  the  project  of:  TEAGASC  (Teagasc 
Agricultural  Catchments  Programme  Ireland)  EU  Contribution  €114  625    AIDAN 
MICHAEL POWER Ireland EU contribution € 25 313  THE CIRCA GROUP EUROPE 
LIMITED  Ireland  EU  contribution  €  73  583    The  IRISH  GRASSLAND  ASSOCIATION 
Ireland  EU  contribution  €  470  337  In  particular  can  you  provide  details  of  the 
deliverables each of these organisations provided to the project.” 

This request is handled within the scope of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents1. 
B.  
DISCLOSURE OF THE REQUESTED DOCUMENTS 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  N° 
1049/2001 regarding public access to documents, we consider that the documents which are 
listed in Annex 1 attached to this letter are related to your request. In Annex 1 we specify the 
documents to be disclosed or partially disclosed according to the exceptions provided in the 
above mentioned Regulation. The legal grounds for calling on these exceptions are mentioned 
for each of the documents listed in Annex 1 to this letter. 
As the following documents were already partially disclosed to you on 03/03/20212, as part of 
the REA reply to  your request  for access  to  documents related to  the same project, they are 
not included in the Annex 1 to this letter: 
-  Proposal AUTOGRASSMILK part A 
-  Proposal AUTOGRASSMILK part B  
-  Annex 1 Description of Work- Annex I to the grant agreement 
-    Final Report (Ares(2016)1162795) 
-   Final Report EU Financial Contribution Distribution (Ares(2017)462824). 
Concerning the exceptions to the right of access laid down in Articles 4(1) (b) and 4(2) first 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001, namely the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with EU legislation regarding the protection of 
personal data, and the protection of commercial interests of a natural or legal person including 
intellectual property we recall the following: 
Protection of privacy and integrity of the individual 
                                                 
1 Regulation (EC) N° 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to 
European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L145,  31.05.2001,  page  43,  hereinafter  “Regulation  N° 
1049/2001. 
2 REA reply reference Ares(2021)160491 


 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  EU  legislation  regarding  the  protection  of 
personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) 45/2001 and 
Decision No 1247/2002/EC3 (hereinafter “Regulation 2018/1725”). 
The documents listed under nr. 1, 4, 6, 7, 8 in Annex 1 contain personal data of individuals 
such as the name, surname, email, address, telephone number, fax number, signature or other 
personal data of staff of the consortium or of REA that are not in the public domain. Indeed, 
Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any  information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
’.  The  Court  of  Justice  has 
specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a 
particular person is to be considered as personal data4. 
In  its  Judgment  in  case  C-28/08/P  (Bavaria  Lager)5,  the  Court  of  Justice  ruled  that  when  a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  protection 
Regulation becomes fully applicable. Pursuant Article 9 (1) (b) of Regulation (EC) 2018/1725 
personal  data  shall  only  be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than 
Union  institutions  and  bodies  if   ‘[t]he recipient  establishes that it is  necessary to  have the 

data transmitted for a specific purpose in the public interest and the controller, where there 
is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced, 
establishes  that  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose 
after having demonstrably weighed the various competing interests’
. Only if these conditions 
are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the  transmission  of  personal  data 
occur. 
According to Article 9(1) (b) of Regulation, REA has to examine the further conditions for a 
lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the 
recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. It is only in this case that REA has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interest  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative,  establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that 
specific purpose.  
                                                 
3 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39  
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in case C-434/16. 
5  Judgment  of  29  June  2010  in  case  C-28/08/P,  European  Commission  v  The  Bavaria  Lager  Co.  Ltd,  EU:C2010:378, 
paragraph 63. 


 
We  consider  that,  in  your  request,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to  establish  the 
necessity  to  have  the  data  transmitted.  Therefore,  REA  does  not  have  to  examine  whether 
there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interest  might  be  prejudiced. 
Nevertheless,  please  note  that  there  are  no  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interest  of 
concerned  individuals  would  not  be  prejudiced  by  disclosing  their  personal  data.  In  the 
present  case,  disclosure  of  the  personal  data  of  persons  involved  in  the  project  in  question 
would harm their privacy. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article 4(1) (b) of Regulation  1049/2001,  access 
cannot  be  granted to the personal data contained in the documents requested. Therefore, the 
personal data have been redacted in the documents. 
The exception laid down in Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, the protection 
of privacy and the integrity of the individual, is an absolute exception that does not have to be 
balanced against the public interest in disclosure. 
Protection of commercial interests of natural and legal persons 
The documents listed under nr. 1 and 8 in Annex 1 contain sensitive commercial information 
of the entities participating in the project not in the public domain, in particular the reference 
to  the  project  consortium  intellectual  property  (background  and  foreground)  and  financial 
data. 
The  public  disclosure  of  this  information  would  thus  seriously  undermine  the  consortium 
commercial  interests.  Accordingly,  the  exception  in  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  has  to  be  invoked  and  access  to  this  part  of  the  document  has  to  be 
refused. 
Such  exception  applies,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the 
requested documents. Such an interest must, first, be a public interest and secondly, outweigh 
the harm caused by disclosure. In your application, you did not bring forward any argument to 
justify  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in  releasing  the  expunged  parts  of 
requested  documents.  In  this  instance,  we  have  found  no  elements  that  could  indicate  the 
existence  of  such  an  overriding  public  interest  in  the  sense  of  the  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 that would outweigh the need to protect the commercial interests identified in this 
reply. 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  applies  to  the  parts  of  the  above-mentioned  documents  that  are  not  disclosed  to 
you. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Director of REA to review this position. 
 


 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to Mr Marc TACHELET, Director of REA, at the following address: 
European Research Executive Agency (REA) 
Covent Garden building 
COV2 – 08/52 
Place Charles Rogier, 16 
1210 Brussels 
Or by e-mail to: xxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Qualified electronic signature by:
MARC KARIN J BELLENS
Date: 2021-04-09 18:01:23 +02:00
Marc BELLENS 
  (acting Head of Unit) 
 
Enclosures: 
Annex 1 – List of documents related to the request and legal grounds regarding disclosure. 
- Document 1 - Grant agreement and accompanying letter - Ares(2012)1391397 
- Document 4 - Annex IV -Accession (Ares(2012)1455542) 
- Document 6 - Interim payment letter (Ares(2016)2445361) 
- Document 7 - Final payment letter (Ares(2016)7115957) 
- Document 8 - Consortium agreement (Ares(2013)329914)