This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sandra Gallina meeting with EFPIA'.




 
Ref. Ares(2021)2694853 - 22/04/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Resource management and better regulation 
  Better regulation 
Brussels  
SANTE.A.1/CF 
Ms Lili Bayer 
Rue de la Loi 62  
1040 Brussels 
Belgium 
By email only: 
ask+request-9139-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Ms Bayer, 
Subject: Your applications for access to documents – GESTDEM 2021/1143 
We  refer  to  your  letter  of  1  March  2021  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on the same date under the above-mentioned reference number. 
We also refer to our email of  22 March 2021 extending the time limit to respond to your 
request according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
1.  Scope of your request 
In your request, you ask, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20011, access to: 
“Details on the following meeting:  
Director-General  Sandra  Gallina  with  the  European  Federation  of 
Pharmaceutical Industries and Associations (EFPIA) on February 12, 2021.  
 
On this meeting, I am requesting the following documents:  
-  All  minutes,  agendas,  summaries,  memos  and  any  other  reports  of  these 
meetings issued both in preparation and after the meetings took place.  
-  All  correspondence  (including,  but  not  limited  to  any  emails,  correspondence, 
telephone call notes and email attachments) and follow-ups, between DG SANTE 
and the firms/organizations or any intermediaries representing their interests.  
-  All  correspondence  (i.e.  any  emails,  email  attachments,  correspondence  or 
telephone  call  notes)  and  follow-ups,  within  the  DG  and  between  the  DG  and 
other Commission entities about those meetings, issued both prior and after.  
-  All  documents  prepared  for  the  meetings  and  exchanged  in  the  course  of  the 
meetings between both parties”. 

2.  Identification and assessment of the relevant documents 
We identified 2 documents falling under the scope of your request. 
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents 
(OJ L 145, 31.5.2001, p. 43) 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 

 
You  will  find  attached  a  table  listing  the  identified  documents  and  summarising  the 
outcome of the assessment carried out on the basis of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Having examined them we have come to the conclusion that: 
  partial  access  can  be  granted  to  document  1,  Ares(2021)1462552;  its  full 
disclosure is prevented by one of the exceptions to the right of access laid down 
in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
  document 2 is publicly available on Europa website and can be accessed through 
the  following  link:  https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-
say/initiatives/12870-European-Health-Emergency-Preparedness-and-Response-
Authority-HERA-/F1964191 
 
Document  1  is  attached  to  this  letter.  Please  note  that  it  was  drawn  up  for  internal  use 
under the responsibility of the relevant services of the Directorate-General for Health and 
Food Safety, and it solely reflects that service’s interpretation of the interventions made 
during  the  meeting.  It  thus  does  not  set  out  any  official  position  of  the  third  parties  to 
which  the  document  refers,  which  were  not  consulted  on  its  content.  It  does  not  reflect 
the position of the Commission and cannot be quoted as such.  
 
You may reuse public documents, which has been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse  of  Commission  documents.
  You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge 
and for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged 
and that you do not distort the original meaning or message of the document. 
 
3.  Reasons for partial disclosure 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No1049/2001 – Protection of privacy and the integrity 
of the individual. 

A  complete  disclosure  of  the  identified  document  1  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following  personal 
data: 
-  the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;  
-  the names/initials and contact details of other natural persons;  
-  handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
document 1, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has 



 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
 
4.  Means of redress 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application  requesting 
the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
5.  Info 
 
For  you  information,  please  note  that  EPFIA  invited  the  Deputy  Director-  General  for 
Health to attend the presentation of  'pipeline event' on 26/3. See the link:   
https://efpia.eu/news-events/events/efpia-event/are-current-investments-in-medical-
research-focusing-on-unmet-health-needs/ 
 
Yours faithfully, 
Carmen GARAU 
Head of Unit 
Enclosure: list of documents and disclosed documents 
 

Electronically signed on 21/04/2021 18:41 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482