Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Documents and statistics on the CompareD platform'.




 
EUROPEAN COMMISSION 
JOINT RESEARCH CENTRE 
Directorate I – Competences 
Text and Data Mining 

  Head of Unit 
 
Brussels,  
JRC/CM Ares(2021) 
 
By registered letter with  
acknowledgment of receipt1 

 
Mr Roland Zonai 
Karolyi utca 6. 
xxxxxxxxx 
6000 
Hungary 
 
Sent by pdf only to: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Mr Zonai, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem No 2021/2011 
We refer to your request dated 30th March 2021, sent via Asktheeu platform, in which you make a 
request for access to documents, registered on the same date under the above-mentioned reference 
number. 
1. 
SCOPE OF THE REQUEST 
You request access to the following: 
 -  The  number  and  details  of  all  the  license  agreements  signed  with  public  authorities  of  EU 
Member states for the use of the CompareD platform and the associated Semantic Similarity Tool 
for  the  evaluation  of  R&I  funding  and  research  proposals  being  developed  by  the  TIM  team 
["CompareD Proposal Evaluation Tools"]; 

(https://ec.europa.eu/isa2/actions/semantic-similarity-platform-research-innovation-grant-
applications_en 

https://ec.europa.eu/isa2/sites/isa/files/2018.07_compared.pdf) 
                                                 
 
1   According  to  standard operational  procedure,  the  reply  is  usually  also  sent  to  you  by  registered  post.  Please  note, 
however,  that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures  currently  in  force  during  to  the  COVID-19 
epidemics, which include the requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately not 
in a position to follow this procedure until further notice. We would therefore appreciate if you could confirm receipt 
of the present e-mail. 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Tel. direct line +39 0332786639; xxxxxxx.xxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
-  any  available  general  and  technical  documents,  slides,  and  presentations  regarding  the 
CompareD Proposal Evaluation Tools; 

- any privacy impact assessment of the CompareD Proposal Evaluation Tools; 
- In addition, I am requesting all information related to the CompareD Proposal Evaluation Tools, 
especially  regarding  the  administrative  arrangements,  creation,  development  and  open  access 
schedule,  and  finalization,  assignment,  preparation  and  implementation  of  the  CompareD 
Proposal  Evaluation  Tools.  This  may  include  correspondence,  emails,  notes,  presentations,  files, 
letters and memos sent to and from the JRC as well as the TIM team.  

I request all the aforementioned documents in electronic format. 
I  consider  your  request  to  cover  documents  held  up  to  the  date  of  your  initial  application,  i.e.  30th 
March 2021. 
2. 
IDENTIFICATION AND ASSESSMENT OF THE DOCUMENTS 
We have identified 8 documents falling under the scope of your request: 
1.  Description of the project in the ISA² work programme entitled “3.7 COMPARED - Text 
Mining Solution to Support he Evaluation Process of Research Grant Applications (2018.07)” 
(ref. Ares(2021)2801609) 
2.  Agenda 1st meeting Steering group (ref. Ares(2021)2801609) 
3.  Minutes first meeting Steering group entitled “20180607_COMPARED 1st mtg minutes2” 
(ref. Ares(2021)2801609)  
4.  Agenda closing pilot meeting (ref. Ares(2021)2801862) 
5.  Minutes closing pilot meeting entitled “CompareD minutes meeting Dec 2019”  
(ref. Ares(2021)2801862) 
6.  Presentation “Compared Closing pilot project meeting” (ref. Ares(2021)2801862) 
7.  Update January 2019 (ref. Ares(2021)2801714) 
8.  Presentation Compared 1st Meeting steering group (ref. Ares(2021)2801609). 
 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Article  4  of  Regulation  (EC) 
N°1049/2001regarding public access to documents2, we have come to the following conclusion: 
  documents can be fully provided (documents n° 2, 4, 7 and 8) 
  documents can be partially disclosed (document n°1, 3, 5 and 6). 
 
The project is still in its testing phase. Through the development of a semantic similarity platform that 
would select documents relevant to the evaluation process, COMPARED aims at supporting evidence-
based decision-making in the field of public funding of R&I. The description of the project can be find 
in the ISA² work programme (see document n°1).  
Regarding the demand for license agreements signed with public authorities of EU Member states for 
the  use  of  the  CompareD  platform,  there  is  no  license  in  place  with  public  authorities  in  Member 
States at the moment. 
 
                                                 
2   Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 


 
Regarding  any  privacy  impact  assessment:  Compared  is  not  deployed  yet  and  there  is  no  privacy 
issues. If deployed, Compared will use public information like: 

Cordis data 
(https://cordis.europa.eu/search?q=contenttype%3D%27project%27%20AND%20(%27biodi
versity%20conservation%27)&p=2&num=100&srt=Relevance:decreasing),
  

patents (https://www.epo.org/searching-for-patents/business/patstat.html)

scientific publications (https://www.scopus.com/search/form.uri?display=basic#basic). 
 
Regarding  any  administrative  arrangements,  creation,  development  and  open  access  schedule,  and 
finalization, assignment, preparation and implementation of the CompareD Proposal Evaluation Tools, 
including correspondence, emails, notes, presentations, files, letters and memos sent to and from the 
JRC as well as the TIM team:  there are no agreements of any sort with public authorities nor with any 
other entities. 
Summarising  the  outcome  of  the  assessment  carried  out  on  the  basis  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, documents n°1, 3, 5 and 6 are partly accessible for the reasons explained in point 3. Legal 
Analysis 
hereunder. 
3. 
LEGAL ANALYSIS 
The  legal  analysis  below  focuses  on  the  list  of  derogations  in  Article  4  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. 
3.1. 
Reasons for partial disclosure 
3.1.1. 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 – Protection of privacy and 
the integrity of the individual 

Personal data were redacted in documents n°1, 3, 5 and 6. They were the sole redactions in 
those documents. 
With  regard  to  these  documents,  a  complete  disclosure  of  the  identified  documents  is 
prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain 
the following personal data: 

the names/initials and contact information of  Commission staff members not pertaining to the 
senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons. 
 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subject might be prejudiced.  
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal 
data  nor  do  you  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to obtain  access  thereto  for  a  purpose  in the  public  interest  has  not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 


 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or by public and private entities on its behalf based on the Commission Decision on the reuse 
of Commission documents. You may reuse the document/documents disclosed free of charge 
and for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged 
and  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the  document/documents. 
Please note that the Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
In case you would disagree with this position, in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001, you are entitled to make a confirmatory application requesting the Commission to review 
this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter 
to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management and Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours faithfully, 
       e-signed                                     
Matthew KING 
 
Qualified electronic signature by:
MATTHEW JULIAN KING
 
Date: 2021-04-29 11:49:31 +02:00
Enclosures: 8 disclosed documents 


Document Outline