This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Employment requests - Paolo Cesarini'.




 
Ref. Ares(2021)3762010 - 08/06/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
HUMAN RESOURCES AND SECURITY 
 
  The Director-General 
Brussels, 8 June 2021 
HR/GI      
Margarida da Silva 
CEO 
Rue d'edimbourg 26 
Bruxelles 
 
By email:  
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject:  
Your application for access to documents – Ref /GestDem No 2021/2672 
Dear Ms da Silva, 
I refer to your e-mail, dated 23 April 2021 under reference number GestDem 2021/2672, 
in which you make a request for access to documents. 
You request “documents which relate to any article 16, article 12B and article 40 (staff 
regulations) applications made by Paolo Cesarini, former Head of Unit at DG CNECT.
 
In  particular,  [you]  request  a  note  of  all  Mr.  Cesarini's  job  titles  at  the  Commission 
including dates held; copies of any application(s) that he has made under article 12b, 16 
and  40  to  undertake  a  new  professional  activity;  and  all  documents  (correspondence, 
emails, meeting notes etc) related to the authorisation of the new role or roles”.
 
I  understand  that  your  request  refers  to  documents  relating,  firstly,  to  the  new  role  and 
new  professional  activity  of  Mr  Paolo  CESARINI  after  leaving  the  service  in  line  with 
Article 16 of the Staff Regulations1 (SR). And, secondly,  I  understand that  you refer to 
the requests submitted by Mr  Cesarini in  the context of Article 12b SR in relation  with 
Article 40 SR, that means a request to perform an outside activity (Article 12b SR) while 
on leave on personal ground (Article 40 SR). 
Following your request, the following documents have been identified: 
  A  document  extracted  from  the  relevant  staff  database  listing  the  job  titles  of  Mr 
Cesarini (hereafter “document 1”); 
                                                 
1 Consolidated text: Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff Regulations of Officials 
and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the 
European Atomic Energy Community 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: SC11 09/012 - Tel. direct line +32 229-90515 
 
 
xxxxxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
  The  declaration  form  submitted  by  Mr  Cesarini  registered  under  reference  Ares 
(2021) 1489188 in the framework of Article 16 SR (hereafter “document 2”); 
  Opinion of DG CNECT (hereafter “document 3”); 
  Opinion  of  the  Secretariat  General  registered  under  reference  Ares(2021)2169450 
(hereafter “document 4”); 
  Opinion  of  the  Legal  Service  registered  under  reference  Ares(2021)2202222 
(hereafter “document 5”);  
  Opinion of COPAR (hereafter “document 6”); 
  The  decision  of  the  Appointing  Authority  of  25  April  2021  concerning  the 
declaration  of  the  intention  to  engage  in  an  occupational  activity  submitted  by  Mr 
Cesarini, registered under reference Ares(2021)2551730 in the framework of Article 
16 SR (hereafter “document 7”); 
I have examined your request under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 of 
the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to 
European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereafter  “Regulation 
1049/2001”). 
 
1. ASSESSMENT AND CONCLUSIONS  
Regulation    1049/2001  provides  that  any  citizen  of  the  Union,  and  any  natural  or  legal 
person residing or having its registered office in a Member State, has a right of access to 
documents of the institutions, subject to the principles, conditions, and limits defined in 
the Regulation. 
According  to  its  Article  2(3),  the  Regulation  "shall  apply  to  all  documents  held  by  an 
institution,  that  is  to  say,  documents  drawn  up  or  received  by  it  and  in  its  possession"

According  to  its  Article  3(a),  a  document  is  "any  content  whatever  its  medium  (written  on 
paper  or  stored  in  electronic  form  or  as  a  sound,  visual  or  audio-visual  recording) 
concerning  a  matter  relating  to  the  policies,  activities  and  decisions  falling  within  the 
institution's sphere of responsibility”.
 
I regret to inform you that I have to refuse access to the requested documents, based on 
the exceptions laid down in the Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of 
the individual) and the second subparagraph of  Article 4(3)  (protection of  the decision-
making process) of Regulation  1049/2001. 
The detailed reasons underpinning my assessment are set out below. 
1.1. 
Protection of privacy and the integrity of the individual and transmission of 
personal data 
Article  4(1)(b)  of  Regulation    1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data”.
 
                                                 
2 OJ L 145, 31.5.2001, p. 43.   


 
In accordance with paragraph 1 of Article 26 SR, which aims inter alia to safeguard the 
privacy  and  integrity  of  present  and  former  Commission  staff,  the  'personal  file'  of  an 
individual includes: 
a)  all  documents  concerning  his  administrative  status  and  all  reports  relating  to 
his ability, efficiency and conduct; 
b) any comments by the official on such documents.  
As is obvious from the titles of the requested documents, they form part of the personal 
file  of  the  official  concerned,  which  contains  the  documents  concerning  his 
administrative status or are inextricably linked with it. In particular, document 1 reflects 
his  career  history,  while  documents  2  and  7  form  part  of  the  personal  file  of  the  staff 
member  concerned.  Documents  3,  4,  5,  and  6  are  inextricably  linked  with  his 
administrative  status  and  are  internal  opinions  of  the  services  that  were  taken  into 
account  by  the  Appointing  Authority  for  its  decision  of  25  April  2021  concerning  the 
declaration  of  the  intention  to  engage  in  an  occupational  activity  submitted  by  Mr 
Cesarini. 
In  accordance  with  paragraph  8  of  Article  26  SR,  “[t[he  personal  file  shall  be 
confidential and may be consulted only in the offices of the administration or on a secure 
electronic  medium”.
  It  is  clear  from  this  provision,  that  the  European  Commission  is 
bound to protect the content of its staff member’s personal file in an enhanced way.  
I also note that the case-law of the EU Courts on public access to documents holds that in 
the absence of express provisions in Regulation 1049/2001, which would provide for its 
primacy  over  other  regulations  relating  to  a  particular  area  of  Union  law  (such  as,  e.g., 
the Staff Regulations), it is necessary to ensure such an application of each of the two set 
of rules, which is compatible with that of the other3.   
In the light  of the above,  I consider that the  requested documents as a whole fall under 
the  scope  of  the  exception  provided  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  which 
must  be  interpreted  taking  into  account  the  principle  of  confidentiality  of  the  personal 
files of members of the staff provided under Article 26 SR. Consequently, I consider that 
the  disclosure  to  the  public  of  the  eight  documents  falling  under  the  scope  of  your  request 
would  seriously  undermine  the  privacy  of  the  individual  concerned  within  the  meaning  of 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001. 
Moreover,  I  consider  that  public  disclosure  of  the  requested  documents  would  infringe 
the  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  under  the  provisions  of 
Regulation  2018/1725  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data (“Regulation 2018/1725”). 
In  case C-28/08 P (EC v Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request 
is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation    2018/1725 
becomes fully applicable5.  
                                                 
3     See  judgment  of  12  November  2015  in  joined  cases  T-515/14  and  T-516/14,  Alexandrou  v 
Commission, ECLI: EU:T:2015:844, paragraphs 69, with further references.  
4   Judgment  of  29  June  2010,  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 59.  


 
Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  “means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]”. 
 
As the Court of Justice confirmed in case C-465/00 (Rechnungshof)6, “there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life”.
 The notion of personal data covers both the factual elements concerning the 
professional activity of the staff member concerned as well as the internal assessment and the 
final decision concerning his declaration of intention to engage in an occupational activity. In 
addition,  the  names  of  the  person  concerned  as  well  as  other  data  from  which  their 
identity  can  be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article 
3(1) of Regulation 2018/1725.  
Therefore,  all  the  requested  documents  (1  to  7)  as  a  whole  fall  under  the  scope  of  the 
exception  provided  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  which  must  be 
interpreted taking into account Regulation 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  “personal  data  shall  only  be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if […] [t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted 
for a specific purpose in the public interest and the controller, where there is any reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes 
that  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests”.
 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In case C-615/13 P (ClientEarth)7, the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the  existence of a need for transferring personal  data. This is 
also clear from Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, which requires that the necessity 
to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if the first 
condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
                                                                                                                                                 
5   This judgment specifically cited Regulation 45/2001, which was repealed by Regulation 2018/1725. In 
accordance  with  Article  99  of  that  latter  Regulation,  references  to  Regulation  45/2001  should  be 
construed as references to Regulation 2018/1725. However, please note that the case law issued with 
regard to Regulation 45/2001 remains relevant for the interpretation of Regulation  2018/1725.  
6  Judgment  of  20  May  2003  in  joined  cases C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01,   Rechnungshof  v 
Österreichischer  Rundfunk  and  Others
,  Neukomm,  and,  Lauermann  v  Österreichischer  Rundfunk
ECLI:EU:C:2003:294, paragraph 73. 
 
7 Judgment of 16 July 2015, C-615/13P, ClientEarth and Pesticide Action Network Europe (PAN Europe) v 
European Food Safety Authority, ECLI:EU:C:2015:489, paragraph  47. 
 


 
proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request  you  did  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  and  I 
consider that the legitimate interests of the individual concerned would be prejudiced by 
the  disclosure  of  his  personal  data.  Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article 
9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the 
need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated in your request. 
 
1.2. Protection of the decision-making process 
The second subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘[a]ccess 
to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution’s  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure’

As  for  the  opinions  of  the  DG  CNECT,  the  Secretariat  General,  the  Legal  Service  and 
COPAR,  (documents  3,  4,  5  and  6)  in  addition  to  the  protection  of  personal  data,  the 
second subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 applies.  
That exception is related to the protection of the Commission's decision-making process 
even after the decision of the Appointing Authority has been taken. The abovementioned 
documents  contain  opinions  for  internal  use.  Their  disclosure  would  reveal  individual 
preliminary  views  of  different  services  concerning  the  declaration  of  the  intention  to 
engage in an occupational activity submitted by Mr. Cesarini and which were taken into 
account  by  the  Appointing  Authority  in  its  decisions.  Consequently,  the  disclosure  of 
these documents would seriously undermine the institution’s decision-making process. In 
particular  in  a  case  where  the  decision-making  process  at  stake  relates  to  the 
confidentiality of the personal files of staff members in the meaning of Article 26 SR. 
The Commission’s services must be able to explore all possible options in preparation of 
their  final  decision  free  from  external  pressure.  The  staff  in  different  Directorates-
General  should  not  be  exposed  in  their  individual  opinions  on  specific  decisions  to  be 
adopted by the  Appointing Authority.  If individual  preliminary opinions  by EU staff in 
different  Directorates-General  were  disclosed,  it  would  make  them  more  hesitant  to 
express  their opinions  freely for  fear of public disclosure or pressure.  Therefore, public 
disclosure of the requested documents would seriously undermine the effectiveness of the 
Commission’ decision-making process, also for future similar cases. The capacity of EU 
staff to express their opinions freely must be preserved, to avoid the risk  that disclosure 
would  lead  to  future  self-censorship,  which  would  ultimately  affect  the  quality  of  the 
internal decision-making of the Commission. 
It  follows  that  the  European  Commission  cannot  grant  public  access  under  Regulation 
1049/2001 to the documents containing preliminary opinions for internal use, even after 
the decision of the Appointing Authority was taken. 


 
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 must be waived if there 
is an overriding public interest in disclosure. Such an interest must, firstly, be public and, 
secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your request,  you do not invoke any overriding public interest, nor have I been able, 
based  on  the  elements  at  my  disposal,  to  establish  the  existence  of  any  possible 
overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  requested  documents.  In  consequence,  I 
consider  that  in  this  case  there  is  no  overriding  public  interest  that  would  outweigh  the 
interest in safeguarding the protection of Article 4(3) (protection of the decision-making 
process) of Regulation 1049/2001. 
The  fact  that  the  documents  do  not  relate  to  any  legislative  act,  for  which  the  Court  of 
Justice  has  acknowledged  the  existence  of  wider  openness,  provides  further  support  to 
this conclusion. 
Therefore, I conclude that the refusal of access to the abovementioned documents 3, 4, 5 
and 6 is justified also on the basis of the exception laid down in the second subparagraph 
of Article 4(3) of Regulation 1049/2001. 
2. PARTIAL ACCESS 
While  I  have  also  considered  the  possibility  of  granting  partial  access  on  the  basis  of 
Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001,  I  have  concluded  that  this  would  equally 
undermine  the  protection  of  personal  data.  It  follows  from  the  assessment  made  above 
that the documents which fall within the scope of your request are manifestly and entirely 
covered  by  the  exceptions  laid  down  in  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual) and the second subparagraph of Article 4(3) (protection of the 
closed  decision-making  process)  of  Regulation  1049/2001.  Also,  no  meaningful  partial 
access  could  be  granted  since  you  requested  documents  concerning  a  clearly  identified 
natural person. 
3. TRANSMISSION OF INFORMATION ON PERSONAL DATA 
Against this background, in order to try address your query to the extent possible, I have 
also  considered the possibility of sharing with  you some additional general  information 
on the process to which your request relates. However, as explained above, information 
on  the  Article  16  SR  declaration  submitted  by  Mr  Cesarini  and  the  corresponding 
Decision by the Appointing Authority are considered personal data, therefore the sharing 
of  them  has  to  respect  the  provisions  for  the  transmission  of  personal  data  pursuant  to 
Regulation 2018/1725. 
In  your  request,  you  did  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest,  which  constitutes  the  first  condition  to  be  met 
pursuant  to  Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725. As per established case law (Case 
C-615/13  P  ClientEarth),  the  Commission  does  not  have  to  examine  by  itself  the 
existence  of  a  need  for  transferring  personal  data.  As  the  necessity  has  not  been 
established  in  your  request,  the  Commission  does  not  have  to  examine  the  second 
condition foreseen in Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, whether the data subject’s 
legitimate interests might be prejudiced and the proportionality of such transmission. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725  no 
information  regarding  the  requested  occupational  activity  by  Mr  Cesarini  can  be 



 
provided, as any such information constitutes personal data and the need to obtain access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated in your request.  
4. MEANS OF REDRESS.  
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the European Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
(e-signed) 
Gertrud INGESTAD 
 

Electronically signed on 08/06/2021 09:17 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482