This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: April 26 meeting between Helena Braun and ExxonMobil Petroleum & Chemical'.




 
Ref. Ares(2021)3562871 - 31/05/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  Legal Affairs, Inter-Institutional  Relations & Communication 
Brussels  
 
 
                                                                                                                                                                                      
                                                                       Barnaby Pace  
                                                                       Global Witness  
                                                                       Rue Belliard 53  
                                                                       1000, Bruxelles  
                                                                       Belgique 
 
                                                                       Advance copy by email: ask+request-9415- 
                                                                       xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/2974 
Dear Mr Pace, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  4  May  2021  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 6 May 2021 under the above-mentioned reference number. 
Your requested access to: 
 
All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes 
(hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports,  operational 
conclusions,  lines  to  take, briefings, and presentations—related to  the meeting on April 
26 between Helena Braun and ExxonMobil Petroleum & Chemical
”. 
 
DG CLIMA has identified one document within the scope of your application. Following an 
examination  of  the  document  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  I 
regret  to  inform  you  that  a  complete  disclosure  of  the  document  is  prevented  by  the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because  it contains: names and contact 
information of  Commission staff members not pertaining to the senior management; names 
and contact details of other natural persons and other information relating to an identified or 
identifiable natural person.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 


 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the document, as the 
need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated 
and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned 
would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Luca DE CARLI 

Electronically signed on 28/05/2021 10:20 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482