This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings and Correspondence of DG Move, A4E and Boing'.




 
Ref. Ares(2021)5003965 - 06/08/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
 
  Directorate E - Aviation 
Brussels  
MOVE 
 
Mr Tom Holen 
1 Long Street 
London 
SE1 4PG 
United Kingdom 
 
sent by e-mail with request for 
acknowledgement of receipt
: ask+request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/4405 
Dear Sir, 
We refer to your application of 30 June 2021 in which you make a request for access to 
documents,  registered  on  6  July  2021  under  the  abovementioned  reference  number,  as 
well as to our holding reply dated 28 July. 
You request access to: 
“All  documentation,  including but not limited to, attendance lists, agendas, background 
papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or  summarising,  the  following 
meetings  of  the  cabinet  members  of  DG  Mobility  and  Transport  with  multiple 
organisations. 
 
1.Meeting with Airlines4Europe on the 08/06/2021 on Fitfor55. 
 
2.Meeting with Boing on 16/06/2021 on post-COVID recovery.”  
 

I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, i.e. 
30  June  2021.  I  also  consider  your  request  to  cover  meetings  held  between  the  Director-
General of DG MOVE and the organisations concerned, given that we did not identify any 
meetings between members of the Cabinet of Commissioner Vălean and those organisations 
on the dates mentioned in your request. 
Having  examined  your  request,  we  have  identified  the  following  documents  as  falling 
within the scope of your application:  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: DM28 08/101 - Tel. direct line +32 229-88764 
 
xxxxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
  As  regards  the  meeting  between  the  Director-General  of  DG  MOVE,  Henrik 
Hololei, and Airlines4Europe on 8 June 2021:  
o  Briefing  for  the  meeting  between  the  Director-General  and 
Airlines4Europe (document 1); 
o  Report  of  the  meeting  between  the  Director-General  and  Airlines4Eeurope 
(document 2). 
  As  regards  the  meeting  between  the  Director-General  of  DG  MOVE,  Henrik 
Hololei, and Boeing on 16 June 2021: 
o  Briefing  for  the  meeting  between  the  Director-General  and  Boeing 
(document 3); 
o  Background  note  –  Economic  situation  of  the  aviation industry  (document 
4); 
o  Flash  report  on  the  meeting  between  the  Director-General  and  Boeing 
(document 5) 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents1 (hereinafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’), I have come to the conclusion 
that  documents  2  and  4  may  be  fully  disclosed,  and  that  documents  1,  3  and  5  may  be 
partially disclosed. Some parts of documents 1, 3 and 5 have been redacted, as their full 
disclosure is prevented by exceptions to the right of access laid down in Article 4 of this 
Regulation. 
With  regard  to  documents  1  and  3,  their  complete  disclosure  is  prevented  by  the 
exception  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. 
Pursuant  to  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  “access  to  a  document, 
drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which relates to 
a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution,  shall  be  refused  if 
disclosure of  the document  would  seriously undermine the institution's decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure. 

Access  to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure
”.  
Indeed, the disclosure of these parts of documents 1 and 3 would seriously undermine the 
decision-making  process  of  the  Commission,  as  it  would  reveal  preliminary  views  and 
policy  options  of this  institution; the Commission’s services must be free to  explore all 
possible  options  in  preparation  of  a  decision  free  from  external  pressure.  These 
documents contain opinions of the services of the Commission, the disclosure of which 
would reveal the substance of this institution’s internal discussions; that disclosure would 
                                                 
1 Regulation (EC)  No 1049/2001 of the European Parliament  and of the Council of 30 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 


 
risk seriously undermining the decision-making freedom of the Commission, even in the 
case where the decision has already been taken, as the disclosure of such opinions could 
deter staff from formulating them independently, and without being unduly influenced by 
the prospect of wide disclosure exposing the institution of which they are part. It is to be 
noted  that  the  possibility  of  expressing  views  independently  within  the  institution  is 
necessary to encourage internal discussions with a view to improving the functioning of 
the  Commission,  as  well  as  to  contribute  to  the  smooth  running  of  its  decision-making 
process2. 
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 applies unless 
there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  I  have  examined 
whether there could  be  an overriding public interest  in  disclosure. However,  I  have not 
been able to  identify  any  other public interest  capable of overriding the  public interests 
protected by Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Therefore,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  parts  of  these  documents  that  would  undermine  the 
Commission’s decision-making process. 
With regard to documents 1, 3 and 5, a complete disclosure of the identified documents is 
also prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of 
the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they 
contain the following personal data: 

the names and contact information of Commission staff members not pertaining to 
the senior management; 

the names and contact details of other natural persons; 

other information relating to identified or  identifiable natural persons, in particular 
references to functions of natural persons, to the extent that these would enable their 
identification.   
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC3 (‘Regulation 2018/1725’; ‘the Data Protection 
Regulation’).  
In particular, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means 
any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court 
of Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data4. 
                                                 
2  Judgment  of  the  General  Court  of  15  September  2016,  Case  T-18/15  -  Philip  Morris  v  Commission
ECLI:EU:T:2016:487, paragraph 87. 
3 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC, OC L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 


 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable6. 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation.  
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country 
or an international organisation may take place where the Commission has decided that the 
third  country,  a  territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that  country,  or  the 
international organisation in question ensures an adequate level of protection and where the 
personal data are transferred solely to allow tasks within the competence of the controller to 
be carried out.  
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence  is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection. However, we would further like 
to  inform  you  that  pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  personal  data 
shall  only  be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union 
institutions and bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest and the controller, where there is 
any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced, 
establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific purpose 
after having demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts. 
                                                 
5 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also 
applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725. 


 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Please  note  that  all  of  these  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility  of  the  relevant  services  of  the  Directorate-General  for  Mobility  and 
Transport.  Documents  2  and  5  solely  reflect  the  author’s  interpretation  of  the 
interventions made and does not set out any official position of the third parties to which 
the document refers, which were not consulted on its content. These documents also do 
not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
The  COVID-19  outbreak  undoubtedly  has  an  impact  on  the  process  of  handling  access  to 
documents requests under Regulation (EC) No 1049/2001. Given large-scale teleworking of 
the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via  registered  post, 
currently are sent only by e-mail. In this regard, we kindly ask you to confirm receipt of this 
email. 
Yours faithfully, 
(e-signed) 
 
Henrik HOLOLEI 
 
 
Enclosure:  
-   
-  Briefing  for  the  meeting  between  the  Director-General  and  Airlines4Europe 
(document 1); 
-  Report  of  the  meeting  between  the  Director-General  and  Airlines4Eeurope 
(document 2); 

Briefing for the meeting between the Director-General and Boeing (document 3); 



 

Background note – Economic situation of the aviation industry (document 4); 

Flash report on the meeting between the Director-General and Boeing (document 5). 

Electronically signed on 06/08/2021 13:36 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482