This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ares fiche for the letters of MEP Ana Gomes'.




 
Ref. Ares(2021)6007010 - 03/10/2021
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
  Directorate C – Transparency, Efficiency & Resources 
The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/ED   
By registered mail with AR 
Mr Arun Dohle 
Against Child Trafficking  
Keizersgracht 482 
1017EG Amsterdam 
Netherlandss 
 
Copy by email:  
ask+request-9874-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

ask+request-9875-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your applications for access to documents – GESTDEM 2021/5166 and 
5167 

Dear Mr Dohle, 
I refer to your requests of 22 August 2021, registered on 23 August 2021, in which you 
make a request for access to documents, under the above-mentioned reference numbers.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to, I quote:  
 ‘The  Ares  registration  fiche  of  the  letters  which  MEP  Ana  Gomes  sent  to  FVP 
Timmermans in July 2015, and in 2017 related to Mrs. Roelie Post, including all related 
correspondence in whatever form.’ (GESTDEM 2021/5166) 
‘Ares  Registration  fiches  and  related  correspondence  related  to  the  letters  to 
Commissioners Oettinger and Timmermans sent per registered mail by Mrs. Roelie Post 
in August 2018.’ (GESTDEM 2021/5167) 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

As  regards  the  part  of  your  request  on  ‘Ares  Registration  fiches  and  related 
correspondence related to the letters to Commissioners Oettinger sent per registered mail 
by  Mrs.  Roelie  Post  in  August  2018’,  this  was  registered  under  a  separate  reference, 
GESTDEM  2021/5327  and  attributed  to  the  Directorate-general  for  DG  Human 
Resources and Security. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) No 
1049/2001, I regret to inform you that your application cannot be granted, as disclosure is 
prevented  by  the  exception  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4(1)b  of  this 
Regulation, concerning the protection of personal data.  
The reasons are set out below.  
2.1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)1,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data2  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC3 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.4 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.5 
All  the  documents  specifically  requested  by  you  relate  to  a  certain  person  and  the 
information  included  in  the  requested  documents  is  personal  data,  as  this  information 
cannot be disassociated from the natural person it concerns.  
These  data  are  not  in  the  public  domain,  and  no  consent  has  been  given  for  their 
disclosure. They are therefore covered by the exception provided for in Article 4(1)b of 
Regulation (EC) No 1049/2001, and may not be rendered public.  
In  the  Nowak  judgment6,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  ‘[t]he  use  of  the 
expression “any information” in the definition of the concept of “personal data”, within 
Article  2(a)  of  Directive  95/46,  reflects  the  aim  of  the  EU  legislature  to  assign  a  wide 
scope  to  that  concept,  which  is  not  restricted  to  information  that  is  sensitive  or  private, 
but  potentially  encompasses  all  kinds  of  information,  not  only  objective  but  also 
subjective, in the form of opinions and assessments, provided that it “relates” to the data 
subject’(emphasis  added).  As  regards  the  latter  condition,  it  is  satisfied  where  the 
information, by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person. 
The requested documents contain in addition personal data such as the names, functions, 
contact  details of persons  (addresses,  email  addresses, phone numbers),  including those 
who do not form part of the senior management of the European Commission. 
The names7 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
                                                 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
6     Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Nowak v Data Protection Commissioner 
(Request for a preliminary ruling from the Supreme Court), C-434/16, EU:C:2017:994, paragraphs 34-
35. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 


proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.8 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article  9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your email of 14 September 2021 in relation to your request for access to documents, 
you  argue  that  your  request  concerns  ‘whistle-blower  protection’  and  there  would  be  a 
‘personal  interest  of  a  civil  servant’,  ‘but  also  […]  the  public  interest  of  this  case’. 
However, you do not identify this public interest nor do you put forward any arguments 
to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public 
interest.  Therefore,  your  arguments  are  not  sufficient  to  establish  the  necessity  of  the 
transmission of the requested personal data.  
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected in the requested documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such 
public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited  external 
contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
                                                 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  point  (b)  of  Article  4(1)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  partial  access  is  possible  without 
undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
 
BERL 7/076   
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours sincerely, 
Tatjana Verrier 
Director 
 

Electronically signed on 01/10/2021 14:18 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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