This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2021-09-15 meeting between Riccardo Maggi and Aleksandra Tomczak and BP p.l.c.'.




 
Ref. Ares(2021)6371822 - 18/10/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  Legal Affairs, Inter-Institutional  Relations & Communication 
Brussels  
 
                                                                               
                                                                             Barnaby Pace 
                                                                             Global Witness 
                                                                             Rue Belliard 53 
                                                                             1000 Bruxelles 
                                                                             Belgium 
 
                                                                             Email: ask+request-9946- 
                                                                             xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/5673 
Dear Mr Pace, 
We refer to your e-mail dated 17 September 2021 in which you make a request for access 
to  documents,  registered  on  22  September  2021  under  the  above-mentioned  reference 
number. 
You requested access to: “All documents—including but not limited to correspondence, 
emails, minutes, notes (hand written or electronic), audio or video recordings, verbatim 
reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  briefings,  and  presentations—related  to 
the meeting on September 15 between Riccardo Maggi and Aleksandra Tomczak and BP 
p.l.c.
”  
 
 
DG CLIMA has identified the following documents within the scope of your application: 
 
Author 
Date 
Reference 

BP 
7 June 2021 
Ares(2021)3755525 

European Commission/BP 
3 September 2021 
Ares(2021)5438368 

European Commission/BP 
5 July 2021 
Ares(2021)6051546 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 


 
 
Following  an  examination  of  the  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  I  regret  to  inform  you  that  a  complete  disclosure  of  the  above-mentioned 
documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
because  it  contains:  names  of    Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  senior 
management;  names  and  contact  details  of  other  natural  persons  and  other  information 
relating to an identified or identifiable natural person. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the documents, as the 
need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated 
and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned 
would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Luca DE CARLI 

Electronically signed on 18/10/2021 16:03 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482