This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Trade and Technology Council'.




 
Ref. Ares(2021)7716013 - 14/12/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
TRADE/SW/D1 (2021) 8091020 
 
Ms Margarida Da Silva 
Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Ixelles  
 
By email:  
ask+request-9995-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2021/5809 
 
 
Dear Ms Da Silva, 
 
I refer to  your request  received on 30 September 2021, registered on the same date and 
under the above mentioned registration number.  
 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request you ask to receive access to the following documents: 
 
“ - agenda for the inaugural Trade and Technology [Council] (TTC); 
  - proposals discussed during the TTC; 
  - minutes, verbatim reports, transcripts, that would provide a record of the proceedings 

of the TTC meetings; 
  - list of participants of the TTC; 
  - any position paper, presentation, or any other document from stakeholders submitted 

for consideration or presented during the TTC. ” 
 
We  have  identified  the  following  documents  that  are  falling  under  the  scope  of  this 
request and that are assessed in this reply letter:  
1.  Agenda  for  the  inaugural  meeting  of  the  TTC  and  stakeholder  roundtable  in 
Pittsburgh  on  29  September  2021,  including  the  participants  lists 
(Ares(2021)7174626). 
2.  Internal  report  on  the  inaugural  meeting  of  the  TTC  and  virtual  stakeholder 
roundtable in Pittsburgh on 29 September 2021 (Ares(2021)6035871). 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 07/067 - Tel. direct line +32 229-60143 
 
xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
In  addition  to  these  documents,  the  inaugural  meeting  of  the  EU-U.S.  Trade  & 
Technology  Council  resulted  in  a  joint  statement  in  areas  ranging  from  technology 
standards to trade opportunities. This joint statement sets out the proposals that have been 
discussed  during  the  TTC  inaugural  meeting  and  can  be  consulted  publicly  on  the 
Commission’s website: 
https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/statement_21_4951  
No  documents  were  identified  that  have  been  submitted  or  presented  by  stakeholders 
during the TTC inaugural meeting that would fall within the scope of your request. 
 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSION 
In accordance with settled case law, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001.1 
Such  assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy 
itself that the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it 
are covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of 
the  document  in  question  would  undermine  the  protection  of  the  interest  covered  by  the 
exception. Third, the risk of that interest being undermined must be "reasonably foreseeable 
and  not  purely  hypothetical
".2  If  the  institution  takes  the  view  that  disclosure  would 
undermine  the  protection  of  any  of  the  interests  defined  under  Article  4(2)  of  Regulation 
1049/2001, the institution is required "to ascertain whether there is any overriding public 
interest justifying disclosure
".3 
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly
"5
Having carefully examined each of the documents falling in the scope of your request, we 
inform you that both documents can be disclosed partially.  Full disclosure of documents 
1  and
  2  would  undermine  the  protection  of  personal  data.  In  addition  document  2 
includes  information  the  disclosure  of  which  would  undermine  the  EU’s  international 
relations. The non-disclosed elements are covered respectively by the exceptions set out 
in  Article  4.1(a)  third  indent  and  Article  4.1(b)  of  Regulation 1049/2001.  The  reasons 
justifying the application of the exceptions are set out below in sections 2.1 and 2.2.  
 
 

 
                                                 
1   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
2 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
  Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4   Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


 
2.1 Protection of the public interest as regards international relations  
(document 2) 

 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations
’. 
According  to  settled  case-law,  ‘the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation
’6.    In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  ‘a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4(1)(a)] could undermine the public interest’
7.   
The  General  Court  found  that  ‘it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as regards international relations’ and ‘have a negative effect on the negotiating position 
of  the  European  Union’  as  well  as  ‘reveal,  indirectly,  those  of  other  parties  to  the 
negotiations
’8. Moreover, ‘the positions taken by the Union are, by definition, subject to 
change  depending  on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 
negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union’ 
9. 
Document  2  contains  an  internal  assessment  of  the  first  meeting  of  the  Trade  and 
Technology  Council.  The  document  in  question  was  meant  to  inform  and  support  the 
internal policy making process, and to be used subsequently as a basis to further establish 
European  positions,  strategies,  objectives  and  the  way  forward  on  specific  aspects  of 
discussions relating to the EU-US Trade and Technology Council.  
More  specifically,  the  document  contains  detailed  and  sensitive  information  on  topics 
related to the Trade and Technology Council that was shared in confidence between the 
Commission  and  its  US  interlocutors,  as  well  as  internal  assessments  of  a  partner 
country’s policy positions. Therefore a concrete risk exists that the public disclosure of 
                                                 
6 Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 35. 
7 Judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
8 Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125.   
9   Id., paragraph 125.   


 
parts of this document would affect the mutual trust between the EU and the US and thus 
undercut their relations.  
Furthermore,  disclosure  of  parts  of  the  document  would  reveal  to  the  public  the  EU’s 
own  detailed  negotiating  positions,  and  could  thereby  undermine  the  room  for 
negotiation needed by the EU and its Member States to conclude those negotiations. The 
discussions  taking  place  in  the  different  working  groups  and  at  Ministerial  level  are 
intended  to  produce  concrete  deliverables  on  issues  of  substance  where  views  between 
both sides may differ. Due to the nature of these discussions therefore, disclosure by the 
Union, to the public, of its detailed positions could, in practice, have a negative effect on 
the negotiating capacity of the Union.  
In  addition,  it  should  be  noted  that  the  way  in  which  the  authorities  of  a  third  country 
perceive the positions of the EU has an impact on the relations established with that third 
country. The quality of our relations with third countries depends on that perception.  
Against  this  background,  we  consider  that  the  public  disclosure  of  parts  of  the  listed 
document  would  negatively  affect  both  the  ability  of  the  European  Commission  to 
establish and maintain efficient  and trust-based  negotiating relations with  the  US in  the 
context  of  the  Trade  and  Technology  Council  and  to  effectively  defend  EU  interests  in 
the context of the ongoing discussions within the Trade and Technology Council.  
We consider that risk as reasonably foreseeable and non-hypothetical, as it would reveal 
the  EU's  and  a  third  country’s  approaches  and  preferences,  thus  weakening  the  EU’s 
negotiation  position  towards  its  US  counterparts  and  harming  the  mutual  trust  in  the 
relationship.  In  sum,  we  consider  that  the  confidentiality  of  parts  of  the  requested 
document is thus fully protected by a coherent  application of the third indent of Article 
4(1)(a).  
2.2 Protection of personal data (Documents 1 and 2) 
 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC10 (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’
.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
                                                 
10   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.11  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.12 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)13, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable14. Document 2 contains personal information such as 
names that allows the identification of natural persons. 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if  "[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in 
the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests".  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
Documents  1  and  2  contain  personal  data  that  according  to  the  reasoning  set  out  above 
cannot be shared and was thus redacted. 
 
 
                                                 
11   Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560. 
12   Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case  T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
13   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
14    Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  




 
3. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management and Access to Documents unit SG-C.1 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
Belgium 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
       
 
            Sabine WEYAND 
 
 
 
 
 
 

Electronically signed on 13/12/2021 15:30 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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