Datenbanken

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Sehr geehrte Bürgerbeauftragte,

hiermit beantrage ich unter Bezugnahme auf Verordnung 1049/2001 Zugang zu allen Dokumenten, die die generelle Struktur und den Aufbau der in Ihrem Hause in Anwendung befindlichen Datenbanken beschreiben.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

Sehr geehrte Bürgerbeauftragte,

ich darf Sie bitten mir umgehend den Registrierungstermin und das
Aktenzeichen meiner Dokumentenzugangsanfrage
(http://www.asktheeu.org/en/request/1301/) mitzuteilen. Ich gehe
davon aus das in einer ordnungsgemäßen Verwaltung, welcher auch Sie
sich bedienen sollten, eine Registrierungsbestätigung spätestens am
zweiten Werktag nach Eingang einer Dokumentenzugangsanfrage
erfolgen sollte. Diese Frist ist vorliegend längst abgelaufen.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

Euro-Ombudsman, European Ombudsman

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Brief im Anhang.

Sehr geehrter Herr Bonnor, sehr geehrte Bürgerbeauftrage,

leider finde ich Ihre Antwort (http://www.asktheeu.org/en/request/1301/...) vom 17.4.2014 auf meine Dokumentenzugangsanfrage zu "allen Dokumenten, die die generelle Struktur und den Aufbau der in Ihrem Hause in Anwendung befindlichen Datenbanken beschreiben." (Ihr Zeichen: INC2014-003711) nicht besonders konstruktiv bzw. hilfreich. Insbesondere hätten Sie m.E. präzisieren können was genau Sie an meiner Anfrage als „nicht präzise genug“ ansehen „um als Dokumentenanfrage eingestuft zu werden“ und inwieweit Sie Ihrer in Art. 6 Abs. 2 2.Hs der VO 1049/2001 normierten Pflicht „leistet ihm dabei Hilfe“ nachgekommen sind. Immerhin haben Sie aber angeboten mir für Auskünfte zur Verfügung zu stehen.

Daher richte ich folgende Fragen an Sie:
1. Gibt es in Ihrem Hause Datenbanken?
2. Ist es Ihnen möglich zu ermitteln welche Datenbanken es in ihrem Hause gibt und mir dies mitzuteilen? Wenn ja, bitte tun Sie dies.
3. Gibt es Dokumente, die alle oder zumindest einige der in Ihrem Hause genutzten Datenbanken auflisten und/oder kurz beschreiben?
4. Wenn es ermittelbare Datenbanken (zu möglichen Kandidaten siehe auch Frage 5) in Ihrem Hause gibt: Gibt es für jene Datenbanken technische oder untechnische Spezifikationen, Dokumentationen oder Anleitungen zur Benutzung, die im Rahmen der Erstellung oder Pflege der Datenbanken (z.B. für Ausschreibungsunterlagen oder als interne Dokumentation) entstanden sind oder ihrer Benutzung dienen?
5. Wenn es keine ermittelbare Datenbanken in Ihrem Hause gibt: Gibt es zu den von Ihnen verwendeten Aktenzeichen Rodeo, INC, OUT…. bzw. zu den Aktenzeichen OI und den Fallnummern elektronische Systeme mit Hilfe derer jene Nummern generiert und eine Nummerndopplung vermieden wird? Wenn ja, warum handelt es sich hierbei Ihres Erachtens nicht um ermittelbare Datenbanken? Wenn nein, wie stellen Sie die Einmaligkeit jener Nummern und den schnellen Überblick über die sich dahinter verbergenden Inhalte ohne Nutzung einer Datenbank sicher? Wie betreiben Sie die verschiedenen Suchmöglichkeiten auf Ihrer Webseite ohne eine dahinter stehende Datenbank?

Sollten Sie die Fragen 3 oder 4 ganz oder teilweise positiv beantworten, darf ich Sie unter Verweis auf meinen ursprünglichen Dokumentenzugangsantrag bitten, mir die diesbezüglichen Dokumente zugänglich zu machen. Ich weise darauf hin, dass es mit diesem Antrag nicht darum geht die Datenbanken als solche in vollem Umfange zugänglich gemacht zu bekommen, sondern nur darum Meta-Informationen über die in Ihrem Hause bestehenden Datenbanken zu erlangen, soweit diese in Form von Dokumenten im Sinne der Verordnung 1049/2001 vorliegen. Zur Illustration verweise ich auf die Antworten der EU-Kommission auf meine Anfragen http://www.asktheeu.org/en/request/gestdem und http://www.asktheeu.org/en/request/ares_.... Wenn die Kommission in der Lage war mein Anliegen zu verstehen, so bin ich zuversichtlich, dass auch Sie spätestens mit Hilfe dieses Schreibens dazu in der Lage sind.

Falls Sie, wovon ich natürlich nicht ausgehe, nicht willens sein sollten ggfls. nötige Ermittlungen hinsichtlich der in Ihrem Hause verwendeten Datenbanken anzustellen, um die obigen Fragen beantworten zu können, so darf ich Sie bitten, mir darzulegen, wie sich eine solche Einstellung mit der Eingangs zitierten Hilfeleistungspflicht aus Art. 6, dem Selbstverständnis einer Bürgerbeauftragten, dem Transparenzgebot und dem Kodex für eine gute Verwaltungspraxis in Einklang bringen lässt.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

PS: Ich darf Sie bitten mir umgehend den Eingang dieses Schreibens zu bestätigen und mir dessen Registrierungsdatum – zwecks Fristberechnung nach VO 1049/2001 – mitzuteilen. Falls Kosten für mich entstehen könnten bitte ich um eine entsprechende Vorabinformation.

Sehr geehrte Bürgerbeauftragte sehr geehrter Herr Bonnor!

Herr Bonnor hatte mir gestern an meine private Email-Adresse eine Email geschickt in welcher er ausführte:

"wäre es möglich, telefonisch über Ihre vor kurzem eingereichten Anfragen zu reden? Ich kann Ihnen gewisse Informationen geben, die vielleicht für die Anfragen insgesamt interessant wäre (ich kann es aber nicht wissen, ich kenne Ihr Interesse an den Dokumenten/Informationen nicht, und darf ja auch nicht danach fragen). Die oben erwähnten Informationen würde ich Ihnen auch schriftlich zukommen lassen, aber da sie (möglicherweise) grundsätzlich alle Ihre Anfragen betreffen, wäre ein Gespräch wahrscheinlich am effizientesten. Gerne gebe ich meine Zustimmung, das Gespräch aufnehmen zu lassen."

Ich habe mich entschlossen dieses Angebot nicht anzunehmen und möchte Sie bitten sämtliche Kommunikation zu meinen über das Portal AskTheEu.Org eingereichten Anfragen ausschließlich über dieses Portal zu führen. Ich bin der Auffassung, dass damit sowohl dem Transparenzinteresse der Öffentlichkeit als auch den Interessen der Bürgerbeauftragten und meinen Interessen am besten gedient ist.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

Euro-Ombudsman, European Ombudsman

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Brief im Anhang.

Betreff: INC2014-003759

Sehr geehrte Bürgerbeauftragte,

da Sie die gesetzliche Frist des 15.05.2014, die Sie mir in Ihrem letzten Schreiben selbst bestätigt hatten, nicht beachtet haben, sehe ich mich gezwungen nunmehr unter Aufrechterhaltung meines Erstantrages einen Zweitantrag zu stellen.

Ich fordere Sie auf mir dessen Registrierung unverzüglich zu bestätigen und verweise im Übrigen auch auf meine Ausführungen im meinem heutigen Schreiben im Verfahren http://www.asktheeu.org/en/request/zugan...

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

Euro-Ombudsman, European Ombudsman

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Brief im Anhang.

Sehr geehrte Bürgerbeauftragte,

vielen Dank für Ihr Schreiben vom 19.05.2014.

Hätten Sie die Güte mir dessen Rechtsgrundlage zu erläutern?

Im Falle einer direkten oder analogen Anwendung von Verordnung 1049/2001, gehe ich davon aus, dass wir uns nach Fristablauf des Erstantrages und Stellung meines Zweitantrages vom 16.05.2014 bereits im Stadium der Zweitantragsbearbeitung befinden. Selbst wenn dies nicht der Fall wäre dürfte aber Ihrer Verlängerung das Wort "vorab" in Art. 7 Abs. 3 der VO 1049/2001 entgegenstehen, wonach eine Verlängerung vor Fristablauf erfolgen müsste.

Für eine baldige Klarstellung Ihrerseits wäre ich Ihnen sehr dankbar.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

Sehr geehrte Bürgerbeauftragte,

am 19.5.2014 teilten Sie mir mit: "Die
neue Frist ist deshalb 2. Juni 2014." und kündigten mir für spätestens jenen Zeitpunkt eine Dokumentenlieferung an.

Jene Frist ist zwischenzeitlich ohne jegliche Reaktion Ihrerseits verstrichen. Auf mein Schreiben vom 19.5.2014, mit dem ich Sie bat mir die Rechtsgrundlage Ihres Vorgehens zu erläutern, bekam ich ebenfalls keine Antwort.

Wie ist all dies mit Ihrem Amt vereinbar? Kann ich mich bei der Bürgerbeauftragten eigentlich auch über Sie beschweren?

Bitte behandeln Sie dieses Schreiben jedenfalls zumindest als Zweitantrag dessen Registrierung Sie mir bitte umgehend bestätigen mögen.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

INC2014-003711 dann INC2014-003759

Sehr geehrte Bürgerbeauftragte,

ich stelle fest, dass ich trotz meines Schreibens vom 03.06.2014 bisher weder die längst überfälligen Dokumente noch eine Eingangsbestätigung zu meinem Zweitantrag erhalten habe. Damit verstoßen Sie offensichtlich gleich mehrfach gegen EU-Recht.

Ich fordere Sie hiermit auf den geschuldeten Akt - i.e. die Bescheidung über meinen Dokumentenzugangsantrag und die Lieferung der entsprechenden Dokumente - mir gegenüber bis spätestens zum 30.06.2014 zu erbringen. Zugleich fordere ich Sie auf mich gemäß Art. 19 des Kodex der guten Verwaltungspraxis über meine Rechtsschutzmöglichkeiten zu informieren.

Hochachtungsvoll

Guido Strack

Euro-Ombudsman, European Ombudsman

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Brief im Anhang.

/ Die Registratur

Euro-Ombudsman, European Ombudsman

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Anfrage auf Zugang zu Dokumenten (INC2014-00-003759)

 

Sehr geehrter Herr Strack,

 

ich möchte mich aufrichtig für die Verspätung in der Behandlung der oben
erwähnten Anfrage, sowie für die fehlende Sachstandsmitteilung,
entschuldigen. Andere Arbeitsaufgaben, inklusive die Bearbeitung anderer
Anfragen, haben mehr Zeit in Anspruch genommen als erwartet.

 

Wir gehen davon aus, dass wir Ihnen die Dokumente nicht später als Ende
dieses Monats zukommen lassen können. Wir werden selbstverständlich
versuchen, Ihnen die Dokumente früher zuzuschicken.

 

Mit freundlichen Grüßen,

 

Peter Bonnor

 

[1]Logo European Ombudsman
Peter Bonnor
Head of Registry
T. +33 (0)3 88 17 25 41
[2][email address]
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F - 67001 Strasbourg Cedex
T. + 33 (0)3 88 17 23 13
F. + 33 (0)3 88 17 90 62
[3]www.ombudsman.europa.eu
 
 

 

 

 

 

 

 

 

References

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2. European Ombudsman Home Page
mailto:[email address]
3. European Ombudsman Home Page
http://www.ombudsman.europa.eu/

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Sehr geehrter Herr Strack,

 

in der letzten Zeit haben Sie in mehreren Schreiben Fragen zum Verfahren
und Rechtsschutz bezüglich der Behandlung von Dokumentenanfragen gestellt.

 

Neulich hat unser Büro revidierte Regeln in diesem Bereich eingeführt. Ich
schicke Ihnen die fragliche Entscheidungen hier im Anhang. Die
Entscheidungen sollten im Zusammenhang mit den Erklärungen auf folgender
Seite gelesen werden:
[1]http://www.ombudsman.europa.eu/en/atyour...

 

Ich möchte Ihnen zusätzlich folgende Links geben:

 

[2]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

[3]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

 

Mit freundlichen Grüßen,

 

Peter Bonnor

 

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Peter Bonnor
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Sehr geehrter Herr Strack,

 

in der letzten Zeit haben Sie in mehreren Schreiben Fragen zum Verfahren
und Rechtsschutz bezüglich der Behandlung von Dokumentenanfragen gestellt.

 

Neulich hat unser Büro revidierte Regeln in diesem Bereich eingeführt. Ich
schicke Ihnen die fragliche Entscheidungen hier im Anhang. Die
Entscheidungen sollten im Zusammenhang mit den Erklärungen auf folgender
Seite gelesen werden:
[1]http://www.ombudsman.europa.eu/en/atyour...

 

Ich möchte Ihnen zusätzlich folgende Links geben:

 

[2]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

[3]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

 

Mit freundlichen Grüßen,

 

Peter Bonnor

 

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Sehr geehrter Herr Strack,

 

in der letzten Zeit haben Sie in mehreren Schreiben Fragen zum Verfahren
und Rechtsschutz bezüglich der Behandlung von Dokumentenanfragen gestellt.

 

Neulich hat unser Büro revidierte Regeln in diesem Bereich eingeführt. Ich
schicke Ihnen die fragliche Entscheidungen hier im Anhang. Die
Entscheidungen sollten im Zusammenhang mit den Erklärungen auf folgender
Seite gelesen werden:
[1]http://www.ombudsman.europa.eu/en/atyour...

 

Ich möchte Ihnen zusätzlich folgende Links geben:

 

[2]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

[3]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

 

Mit freundlichen Grüßen,

 

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Sehr geehrter Herr Strack,

 

in der letzten Zeit haben Sie in mehreren Schreiben Fragen zum Verfahren
und Rechtsschutz bezüglich der Behandlung von Dokumentenanfragen gestellt.

 

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schicke Ihnen die fragliche Entscheidungen hier im Anhang. Die
Entscheidungen sollten im Zusammenhang mit den Erklärungen auf folgender
Seite gelesen werden:
[1]http://www.ombudsman.europa.eu/en/atyour...

 

Ich möchte Ihnen zusätzlich folgende Links geben:

 

[2]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

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Mit freundlichen Grüßen,

 

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Mit freundlichen Grüßen,

 

Peter Bonnor

 

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Sehr geehrter Herr Strack,

 

in der letzten Zeit haben Sie in mehreren Schreiben Fragen zum Verfahren
und Rechtsschutz bezüglich der Behandlung von Dokumentenanfragen gestellt.

 

Neulich hat unser Büro revidierte Regeln in diesem Bereich eingeführt. Ich
schicke Ihnen die fragliche Entscheidungen hier im Anhang. Die
Entscheidungen sollten im Zusammenhang mit den Erklärungen auf folgender
Seite gelesen werden:
[1]http://www.ombudsman.europa.eu/en/atyour...

 

Ich möchte Ihnen zusätzlich folgende Links geben:

 

[2]http://www.ombudsman.europa.eu/en/resour...

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Mit freundlichen Grüßen,

 

Peter Bonnor

 

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Sehr geehrte Bürgerbeauftragte,
sehr geehrter Herr Bonnor,

im vorliegenden Verfahren (INC2014-003711 dann INC2014-
003759) hatten Sie in Ihrem Schreiben vom 15.07.2014 ausgeführt:

"
Wir gehen davon aus, dass wir Ihnen die Dokumente nicht später als Ende dieses Monats zukommen lassen können. Wir werden selbstverständlich versuchen, Ihnen die Dokumente früher zuzuschicken.
"

Leider habe ich seither diesbzgl. keine Dokumentenlieferung Ihrerseits mehr erhalten und bitte Sie daher insoweit um eine baldige Klarstellung und Lieferung.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

Sehr geehrter Herr Bonnor,

bezugnehmend auf Ihre nachstehende Email vom 19.09.2014 und um weitere Missverständnisse und auch einen zu hohen Arbeitsaufwand zu vermeiden würde ich vorschlagen, dass wir uns nunmehr auf die beiden Datenbanken Rodeo und den Eurombase (incl. FileShare/Superviseo und Nachfolger d.h. CMS-MSDynamicsCRM2011+MSSharePoint2010) konzentrieren und Sie mir bitte weitere Informationen insbesondere die Dokumentationen und eine vollständige Liste der jeweiligen Datenbankfelder und Ihrer Bedeutung übersenden.

Mit freundlichem Gruß

Guido Strack

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Ihre Email vom 19.09.2014:

Sehr geehrter Herr Strack,

ich schreibe Ihnen bezüglich Ihrer E-Mail vom 4. September 2014 (INC2014-004430), die leider erst gestern gefunden und registriert wurde. Zuerst landete die E-Mail in unsere SPAM-Box, dann wurde sie noch dazu gelöscht. Ich bedauere dies sehr, und möchte mich dafür entschuldigen. Ich werde erneut AsktheEU kontaktieren, um sichere Sende/Empfangsmethoden zu besprechen (wir haben schon mit 'Rules' in Outlook probiert, was aber auch nicht 100% funktioniert hat).

Zum Inhalt des Schreibens muss ich, auch hier, feststellen, dass ein Missverständnis wahrscheinlich vorlag. Ich habe in Erinnerung, dass wir zuerst Ihre Reaktion auf den Brief hier im Anhang abwarten wollten (was natürlich nicht mit der Absendung meiner von Ihnen erwähnten E-Mail passt, die Absendung war anscheinend ein Fehler meinerseits).

Der Brief und seine Anhänge vermittelten einen Eindruck von den 'Datenbanken'/Systemen die wir hier im Hause haben. Wenn Sie jetzt bestätigen, dass Sie einfach alle Dokumente zur Anwendung usw. der erwähnten Datenbanken erhalten möchten, werden wir nächste Woche mit der Zusammenstellung und Lieferung der Dokumenten kümmern. Diese Arbeit fordert sehr viel Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen, und von daher wird die Absendung wahrscheinlich stückweise passieren müssen.

Mit freundlichen Grüßen,

Peter Bonnor

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Peter Bonnor

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Anfrage INC2014-003759 – Datenbanken  Part I von II

 

Sehr geehrter Herr  Strack,

 

zuerst möchte ich mich für Ihre Geduld und Ihre Kompromissbereitschaft
bezüglich der Behandlung der Dokumentenanfrage INC2014-003759 bedanken.

 

Anbei finden Sie drei Ordner mit Dokumenten zu den folgenden drei
Applikationen:

 

1. 'Eurombase' (unser Sachbearbeitungsystem bis 1. Juni d.J.)

2. 'CMSEO' (Case Management System European Ombudsman, unser neues
Sachbearbeitungssystem ab 1. Juni d.J.)

3. 'RODEO' (unser allgemeines Dokumentenregistrierungsystem, welches seit
April 2012 in Anwendung ist).

 

Einige sehr wenige Namen wurden aus Datenschutzgründen in den des CMSEOs
betreffenden Dokumenten geschwärzt.

 

Mit freundlichen Grüßen,

 

Peter Bonnor

 

 

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Anfrage INC2014-003759 – Datenbanken  Part II von II